اتوماسیون اداری چیست؟

گروه نرم افزاری پیوست > اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟

زمان مطالعه: ۴ دقیقه

اتوماسیون اداری چیست؟

null
نرم افزار اتوماسیون اداری

مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.


وجود یک سیستم نرم افزاری که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را دربرگیرد تحت عناوین مختلفی همچون سیستم های اداری، سیستم های مدیریت اطلاعات سازمانی نامیده شده است.

سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه بسیار وابسته به دیدگاههای سازمان می تواند باشد و این خود بدین معنی است که سیستم اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است. با این وجود می توان گفت که اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی می باشد که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات درون سازمانی است.

 

معرفی اتوماسیون اداری

سیستمهای اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و … از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتبانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
  • پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت الکترونیک
  • امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی.
  • امکان تعریف فرمهای سازمانی به صورت الکترونیک
  • موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
  • بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
  • بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
  • پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
  • امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
  • امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و اس ام اس

 

امکانات دیگری که می تواند یک سیستم اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:

  • ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و …
  •  امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
  • امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک

 

علاوه بر امکانات کاربردی یاد شده توجه به تکنولوژی و پروسه توسعه و نیز سوابق اجرایی سیستم در سایتهای بزرگ، می تواند  معیارهای خوبی برای انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری و اجرای موفق آن در سطح سازمان باشد.

فیلم آشنایی با اتوماسیون اداری پیوست

اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا می‌کند.

اتوماسیون اداری پیوست با چنین رویکردی طراحی و با استفاده از برجسته ترین فناوری­های ساخت نرم افزار پیاده سازی شده است و به عنوان یک نرم افزار مطرح، قابلیت­ها و امکانات بی­شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می­دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ مدرن را محقق سازد.

شایان ذکر است که اتوماسیـون اداری پیوست در دو سال متوالی ۸۸ و ۸۹ برنده پر بلورین بهترین نرم افزار اتوماسیــون اداری کشور از کنفرانس نظام اداری الکترونیک شده است. این نرم افزار در قالب یک نرم افزار  اتوماسیون اداری تحت وب، با استفاده از تکنولوژی روز و ابزارهای پیشرفته ، توسعه یافته و  نیاز تعداد کثیری از سازمان­های بزرگ و کوچک در حوزه‌های مختلف دولتی، صنعتی، بازرگانی، خدماتی و… را برآورده می ­سازد.

اتوماسیون اداری یا به طور کلی تکنولوژی اداری (Office Automation) به استفاده از فناوری های رایانه ای برای بهبود عملکرد و کارایی در فرآیندهای اداری اشاره دارد. در اصل، هدف از اتوماسیون اداری افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها در فعالیت های مربوط به مدیریت، سازماندهی و انجام وظایف در یک سازمان است. به عبارت ساده‌تر، در اتوماسیون اداری، وظایف دستی و تکراری به صورت مکانیزه و سریعتر مدیریت و انجام می‌شوند.

 

مزایای اتوماسیون اداری بسیار گسترده هستند. این مزایا شامل:

 صرفه جویی در زمان و هزینه:

با اتوماسیون فعالیت های روزمره مانند تهیه گزارشات، ارسال ایمیل، مدیریت اسناد و غیره به صورت خودکار انجام می شود که زمان و هزینه را کاهش می دهد.

 

کاهش خطا:

به جای انجام دستی وظایف، که احتمال اشتباه را افزایش می دهد، با استفاده از اتوماسیون اداری، عملیات به صورت دقیق و بدون خطا انجام می شود.

 

بهبود تنظیم و سازماندهی:

با استفاده از اتوماسیون اداری، اسناد و فایل ها به صورت الکترونیکی سازماندهی و دسترسی به آنها آسان‌تر می شود.

 

 ارتباط سریع و مؤثر:

با استفاده از تکنولوژی های اتوماسیون اداری، ارتباطات درون و برون سازمان بهبود می یابد و انجام وظایف سریعتر می شود.

برای پیاده سازی اتوماسیون اداری، به شکل عمده از نرم‌افزارهای مدیریت اداری، سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی (Electronic Document Management Systems – EDMS)، سیستم‌های مدیریت روابط با مشتری (Customer Relationship Management – CRM)، سیستم‌های مدیریت قرار  (Appointment Scheduling Systems) و سیستم‌های مدیریت فرآیند (Business Process Management Systems – BPMS)  استفاده می‌شود.

 

در نتیجه، اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار قدرتمند به شما کمک می کند تا فعالیت های روزمره اداری خود را بهبود ببخشید، بهترین استفاده از منابع و زمان خود را داشته باشید و به کیفیت و عملکرد اداریتان پایبند باشید.

در صورت تمایل میتوانید دمو اتوماسیون اداری پیوست را مشاهده بفرمایید

 

دمو اتوماسیون اداری پیوست

[کل: ۳ میانگین: ۵]

فروردین ۱۸, ۱۳۹۸   ۱۴۰۴  
Total ۲ Votes:
۱

Tell us how can we improve this post?

+ = Verify Human or Spambot ?

سوالی دارید ؟

به محض بروز رسانی و دریافت پاسخ از طریق ایمیل به شما اطلاع رسانی خواهیم کرد

+ = Verify Human or Spambot ?