بایگانی

به دلیل اینکه در انتهای سال، شماره اندیکاتور دبیرخانه ریست می شود، بنابراین پس از جند سال ممکن است شماره های تکراری رزرو شده داشته باشیم. می خواهیم ببینیم چطور می توانیم این شماره های تکراری را تفکیک و یا تاریخ آن را بدانیم. برای این کار کاربری که شماره را رزرو می نماید، باید هنگام فرم ثبت نامه را در حالت ثبت با شماره رزرو قرار دهد. در قسمت شماره نامه وقتی لیست را باز می کند، شماره ها  بر اساس ترتیب زمانی مرتب شده است. در این حال اگر شماره ای را انتخاب نماید، در قسمت تاریخ ثبت، تاریخ رزرو آن را خواهد دید. نکته: در نسخه های اخیر برنامه؛ شماره رزروها بر حسب قالب شماره نامه خود رزرو شده و در لیست نیز نمایش داده می شود....

خیر، با تغییر یک روال فرم های به گردش افتاده به مسیر خود طبق روال قبلی ادامه داده و فرم هایی  که از این پس تولید می شوند از روال جدید تبعیت خواهند کرد. در واقع موتور گردش فرم پیوست تاریخچه همه تغییرات روال ها را نگهداری کرده واز آنها برای فرم هایی که در سابق به گردش افتاده اند استفاده می کند. بنابراین مدیر اتوماسیون در هر لحظه و بدون نگرانی از سرنوشت فرم های در گردش می تواند روال موجود را تغییر دهد....

مدیر سیستم می تواند برای مدتی سیستم را قفل نماید تا از ورود کاربران به سیستم ممانعت شود. برای این منظور مدیر سیستم می باید از مسیر مدیریت سازمان --> مدیریت عملیات سیستم --> آیتم قفل کردن سرویس را انتخاب نماید. با فشار دادن دکمه "Lock Down " امکان ورود به سیستم از کاربران گرفته شده  و فقط کاربر Administrator و همینطور نام کاربری هایی که در گروه کاری Administrator اضافه شده باشند می توانند وارد سیستم شوند. برای برگرداندن برنامه به حالت اول، مجددا از مسیر فوق روی دکمه مربوطه کلیک کنید تا سیستم از حالت قفل خارج شود....

جهت اطلاع از ورودی های جدید به ۳ روش می توان عمل کرد: ۱- هنگام ورود به سیستم و در صفحه خوش آمدگویی جدیدترین ورودی ها به همراه تعداد ، نمایش داده می شود که با کلیک بر روی آن ورودی مورد نظر در کارتابل قابل رویت خواهد بود. ۲- به وسیله سیگنالهای ارسالی و دریافتی توسط سیستم ، که در این روش هر گاه ورودی ای در کارتابل شما دریافت شود، سیگنالی همراه با آلارم، شما را از وجود آن آگاه می سازد. ۳- در این روش شما با توجه به ظاهر ورودی مورد نظر در کارتابل به ماهیت آن پی خواهید برد. در صورتی که هر یک از ورودی ها به کارتابل شما ارسال شود، برای اولین بار در کارتابل جاری، با آیکون پاکت در بسته و خط ضخیم نمایش داده خواهد شد....

برای این منظور می توان از دو مسیر اقدام نمود: ۱- مدیریت سازمان --> مدیریت برنامه های کاربردی --> اتوماسیون اداری --> دبیرخانه ها --> دبیرخانه مرکزی --> آیتم "کلاسه های بایگانی " ، در این قسمت  کلاسه مورد نظر را انتخاب نموده و با راست کلیک روی آن آیتم "امنیت" را انتخاب نمائید ، در پنجره باز شده با کلیک روی دکمه"انتخاب از چارت" می توانید پست یا پست های مورد نظر را انتخاب نمائید و با کلیک روی دکمه "اضافه از گروه" می توانید از گروه های دسترسی ) با قرار دادن افراد در یک گروه مشخص بمنظور داشتن دسترسی های مشترک ) تعریف شده در سیستم استفاده نمائید. ۲- دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم بایگانی --> از آیتم های فعال شده از بالای صفحه گزینه "کلاسه بایگانی" را انتخاب نمائید ، در پنجره باز شده روی کلاسه مورد نظر...