آموزش مقدماتی سیستم اتوماسیون اداری پیوست
آموزش گام‌به‌گام کار با کارتابل اتوماسیون اداری پیوست؛ از ارجاع و پاسخ مکاتبات تا صدور نامه، تایید فرم‌ها و رهگیری گردش کار.
- ۱۲ درس
- ۸۰ دقیقه
- بدون ثبت‌نام
- رایگان
در پایان این دوره چه می‌آموزید؟
- کار با کارتابل و جستجوی سریع مکاتبات
- ایجاد، ارجاع و پاسخ یادداشت‌های اداری
- نگارش، اصلاح پیش‌نویس و صدور نامه اداری
- استفاده از متون آماده، عبارات پرکاربرد و برچسب‌ها
- تایید فرم‌ها و رسیدگی تجمیعی درخواست‌ها
- ثبت فرم تسویه تنخواه و طراحی فرم مرخصی روزانه
- رهگیری گردش نامه با درختواره ارجاعات
- تعریف پرسنل و گروه‌های دسترسی
سرفصل‌های دوره ۱۲ درس • ۸۰ دقیقه
- ۱معرفی کارتابل اتوماسیون اداری پیوست۸:۵۸
- ۲نحوه جستجوی سریع در کارتابل۱:۳۰
- ۳یادداشت اداری، ارجاع و پاسخ۹:۲۶
- ۴استفاده از متون آماده۱:۳۹
- ۵استفاده از عبارات پرکاربرد۲:۱۸
- ۶استفاده از برچسب در کارتابل و پیگیری‌ها۱:۴۳
- ۷ارسال و دریافت نامه۸:۵۸
- ۸گزارش ارجاعات و مدیریت مکاتبات۱:۰۱
- ۹طراحی فرم مرخصی روزانه۳۷:۳۹
- ۱۰تعریف پرسنل در اتوماسیون اداری۲:۲۱
- ۱۱تعریف پرسنل در سازمان الکترونیک پیوست۲:۲۱
- ۱۲تعریف گروه دسترسی۲:۲۴
درباره این دوره
بخش عمده‌ای از فعالیت‌ها، دستورها و مکاتبات روزمره سازمانی از طریق کارتابل و پورتال اداری انجام می‌شود. تسلط بر فرآیندهای ثبت، بررسی، ویرایش، ارجاع و تایید نامه‌ها و فرم‌ها کارها را سریع‌تر می‌کند و خطاهای سازمانی را کاهش می‌دهد. در این دوره، فرآیندهای پرکاربرد کارتابل اتوماسیون اداری پیوست به شکل گام‌به‌گام و دسته‌بندی‌شده آموزش داده شده است.
مدت کل دوره: حدود یک ساعت و نیم — ۱۲ ویدئو
فصل اول: مدیریت، بررسی و ارجاع مکاتبات دریافتی
ارجاع یادداشت اداری
باز کردن یادداشت اداری یا پیام درون‌سازمانی دریافتی در کارتابل، جستجوی همکار یا کارشناس مقصد و ارجاع آن همراه با دستور و توضیحات.
مطالعه و ارجاع نامه اداری به همراه دستور
بازخوانی اصولی نامه‌های رسمی دریافتی، الصاق پاراف یا دستور اداری، ثبت مخاطب جدید و ارجاع رسمی نامه همراه با نکات مرتبط.
فصل دوم: مدیریت و تایید فرم‌های اداری
تایید فرم مرخصی روزانه توسط مدیر
بررسی درخواست‌های مرخصی پرسنل، اعتبارسنجی ساعت و تاریخ و تایید با یک کلیک تا فرم وارد مرحله بعدی گردش کار شود.
ثبت و ارسال فرم صورت تسویه تنخواه
ایجاد و تکمیل فرم مالی، ورود اطلاعات تنخواه‌دار، افزودن سطرهای هزینه‌کرد، پیوست مدارک (تصاویر فاکتورها) و ارسال به امور مالی.
فصل سوم: ایجاد، ویرایش و صدور مکاتبات جدید
ایجاد و ارسال یادداشت اداری جدید
ایجاد یادداشت اداری سریع بدون نیاز به شماره‌گذاری دبیرخانه، نوشتن عنوان و متن و ارسال مستقیم برای همکاران.
ایجاد، نگارش و صدور نامه اداری جدید
مراحل کامل تولید نامه رسمی: تعیین موضوع و مخاطب، تایپ متن در Word، امضا و تایید سیستمی و ارسال پیش‌نویس به دبیرخانه برای ثبت و صدور شماره.
بررسی و اصلاح پیش‌نویس نامه
بازخوانی پیش‌نویس‌های ارسال‌شده، ویرایش و ذخیره متن در Word و ارسال نسخه اصلاح‌شده برای ثبت نهایی.
فصل چهارم: رسیدگی تجمیعی به فرم‌ها (کارتابل مدیران)
فیلتر کردن فرم‌های خاص (مانند مرخصی‌ها) و استفاده از قابلیت «رسیدگی تجمیعی» برای ورق زدن درخواست‌ها، تصمیم‌گیری درباره هرکدام و ثبت گروهی همه آن‌ها بدون باز کردن تک‌به‌تک فرم‌ها.
فصل پنجم: جستجو، رهگیری و درختواره ارجاعات
جستجوی موضوعات و کنترل گردش مکاتبات
پیدا کردن سریع نامه‌ها در میان انبوه مکاتبات و رصد تاریخچه کامل گردش نامه، مسیر طی‌شده و دستورهای ثبت‌شده با ابزار «درختواره ارجاعات».
ارجاع مجدد از طریق پنجره گردش کار
ارجاع مجدد نامه به فرد دیگر مستقیماً از پنجره گردش کار، با استفاده از قالب‌ها و الگوهای پیش‌فرض دستور.
