واحد پشتیبانی و خرید/ تدارکات، مدیریت تامین کالاها و اموال و توزیع آن براساس نیاز اعلامی را در سطح سازمان برعهده دارند، درخواستها در این حوزه دریافت شده و مدیریت تامین و خرید آنها بر عهــــده این بخـش می باشد. این بخش نرم افزارهای مختلفی نیاز دارد که معمولا فقط در ستاد مرکزی سازمان پیاده سازی می شوند و در مجموعه محصولات مالی و لجستیک پیوست در قالب نرم افزارهای تحت ویندوز ارائه می شوند.
راهکار مدیریت کالا و دارایی های سازمان پیوست در یک نگاه
مزایای راهکار مدیریت کالا و دارایی های سازمان پیوست
با استفاده از راهکار جامع مدیریت کالا، مدیران قادر به انجام فعالیت های متنوع در شرکت هستند ، از جمله تنظیم برنامه های تولید بر اساس بازار و موجودی کالاها و بهینه سازی تولید و همچنین پیاده سازی استراتژی های مدیریتی و برنامه ریزی جهت دستیابی به اهداف شرکت
■ تعیین استانداردها و روش های بهینه برای مدیریت فرآیندها
■ استفاده از فناوری های مدیریت پیشرفته
■ بهبود کیفیت خدمـات
■ مدیریت تهیه ، نگهداری و استفاده از دارایی ها
نقش نرم افزارها در راهکار جامع مدیریت کالا :
تعریف درختواره کالاهای مصرفی، درختواره کالاهای اموالی و انبارهای مختلف از قبیل انبار دارایی ها، انبار قطعات، انبار ضایعات و … را برعهده دارد. کنترل موجودی و گردش کالاها به صورت مقداری یا ریالی در این بخش انجام می شود.
نقش نرم افزار انبار و کالا در راهکار مدیریت کالا :
گزارش موجودی کالا در انبارها
گزارش موجودی کالا در انبارهای مختلف بر حسب دسترسی انبارداران به آنها داده می شود. انبارها برحسب نیاز در حوزه قطعات سخت افزاری، تاسیساتی، مواد مصرفی و … تعریف می شوند.
گزارش کالاها در نقطه سفارش
گزارش کالاهایـی که به نقطـه سفـارش رسیده اند برای هر انبـار تهـیه می شـود و در اختیـار کاربران مجاز قرار می گیرد.
گزارش موجودی کالاها با تاریخ انقضا
گزارش موجودی کالاهای مصرفی با تاریخ انقضای مشخص برای مدیریت بهینه انبارها در اختیار کاربران مجاز قرار می گیرد.
انواع گزارشها در قالب گزارشهای سازمانی براساس سطح دسترسی از طرف پرسنل و مدیران واحدها قابل تهیه می باشد. این گزارشها که در سطح کل پرسنل سازمان و تمامی واحدها گسترش می یابند، بنابر دسترسی و نیاز کاربران تنظیم و طراحی می شوند. برای پیاده سازی این گزارشها از نرم افزار گزارش ساز پیشرفته پیــوست (تحت وب) استفاده می شود و هر گزارش به صورت سفارشـــی و به صورت یکپارچــه با نرم افزارهای حوزه مدیریت تامین منابع اجرا و پیاده سازی می شود. گزارشهای طراحی شده در محیط وب و با ورود به محیط سازمان الکترونیک پیوست در دسترس کاربران قراردارند.
نقش نرم افزار اموال در راهکار مدیریت کالا :
گزارش اموال در اختیار پرسنل
این گزارش به تعداد پرسنل تحویل گیرنده دارایی در سازمان در اختیار کاربران خواهد بود. در این گزارش فقط اطلاعات و مشخصات دارایی نمایش داده می شود و اطلاعات ریالی نمایش داده نخواهد شد.
گزارش اموال در اختیار واحد (مدیریت)
این گزارش اموال موجود در هر واحد را به مدیریت آن واحد نمایش می دهد. این اطلاعات می تواند به اختیار سازمان شامل اطلاعات و مشخصات دارایی و همچنین اطلاعات ریالی مانند ارزش دفتری باشد.
گزارش اموال در اختیار سرپرستی
این گزارش اموال موجود در هر یک از ساختار سازمانی شامل چند واحد را به مدیریت آن سرپرستی نمایش می دهد. این اطلاعات می تواند به اختیار سازمان شامل اطلاعات و مشخصات دارایی و همچنین اطلاعات ریالی مانند ارزش دفتری باشد.
گزارش اموال در اختیار جمعدار
گزارش اموال در اختیار جمعدار به تفکیک اموال قابل واگذاری و اموال در حال استفاده در این بخش نمایش داده می شود که کل اموال سازمان به تفکیک واحدها را نمایش می دهد.
انواع درخواستها در قالب فرمها و فرآیندهای سازمانی از طرف پرسنل و مدیران واحدها شروع شده و به گردش می افتند، این فرآیندها در حوزه های مختلف براساس نیازهای سازمانی پیاده سازی می شوند. برای پیاده سازی این فرآیندها از نرم افزار فرمساز و فرآیند ساز پیشرفته پیوست استفاده می شود و هر فرآیند به صورت سفارشی و به صورت یکپارچه با نرم افزارهای حوزه مدیریت تامین منابع پیاده سازی می شود. گردش و تکمیل اطلاعات در این فرمها در کارتابلهای الکترونیک و تحت وب انجام می شود.
فرآیندهای قابل پیاده سازی در این حوزه :
درخواست دارایی
پرسنل، درخواست دارایی موردنظرشان را با این فرم اعلام می کنند، بنابر فرآیند مورد نظر سازمان، دارایی مورد نظر از موجودی دارایی های در اختیار جمعدار، تامین شده و به درخواست کننده تحویل می شود و یا فرم سفارش خرید، پس از تامین بودجه صادر می شود.
درخواست تحویل دارایی مازاد
در این فرآیند پرسنل سازمان، دارایی های در اختیار خود را در فرم احضار می کنند و دارایی-های مازاد بر نیاز خود را انتخاب کرده و درخواست تحویل دارایی های مازاد بر نیاز را به مدیریت واحد یا جمعدار ارسال نموده و به گردش می اندازند.
درخواست تحویل دارایی (جابجایی)
در این فرآیند پرسنل در صورتی که بین واحدها یا ساختمان های مختلف سازمان جابجا شوند می توانند درخواست تحویل دارایی های در اختیار خود را به مدیر داده و همچنین مدیر واحد جدید می تواند از دارایی های در اختیار واحد خود ، دارایی های موردنیاز را به ایشان انتقال دهد.
درخواست تسویه اموال
در این فرآیند پرسنلی مستعفی یا بازنشسته می تواند اموال خود را در طی فرم درخواست تسویه اموال به مدیر واحد یا جمعدار منتقل نمایند و تاییدیه تحویل دریافت نماید.
درخواست تعمیر یا تعویض دارایی
در این فرآیند پرسنل سازمان، دارایی های در اختیار خود را در فرم احضار می کنند و از میان آنها دارایی که نیاز به تعمیر یا تعویض دارد را انتخاب کرده و درخواست تعمیر یا تعویض دارایی را به گردش می اندازند.
انواع درخواستها در قالب فرمها و فرآیندهای سازمانی از طرف پرسنل و مدیران واحدها شروع شده و به گردش می افتند، این فرآیندها در حوزه های مختلف براساس نیازهای سازمانی پیاده سازی می شوند. برای پیاده سازی این فرآیندها از نرم افزار فرمساز و فرآیند ساز پیشرفته پیوست استفاده می شود و هر فرآیند به صورت سفارشی و به صورت یکپارچه با نرم افزارهای حوزه مدیریت تامین منابع پیاده سازی می شود. گردش و تکمیل اطلاعات در این فرمها در کارتابلهای الکترونیک و تحت وب انجام می شود.
فرآیندهای قابل پیاده سازی در این حوزه:
درخواست کالا
فرآیند درخواست کالا برای کالاهای مصرفی و غیر اموالی توسط پرسنل یا مدیران واحدها صادر شده و به گردش می افتد .
سفارش خرید
فرآیند سفارش خرید در مورد کالاها یا اموالی که موجودی در انبار ندارند و با تایید مدیریت مربوطه به گردش می افتد، این فرآیند تا خرید و تحویل کالا به انبار را پوشش می دهد. البته مدیریت فرآیند مناقصات نرم افزاری مستقل لازم دارد.
سفارش خرید کالاهای مصرفی
فرآیند سفارش خرید براساس کالاهایی که به نقطه سفارش رسیده اند می تواند به صورت پرکردن خودکار کالاها در انبار خاص انجام شده و فرآیند تامین آن طی شود.
ثبت تنخواه هزینه
در فرمهای تنخواه هزینه، هزینه های تنخواه توسط تنخواه داران تکمیل شده، مستندات هزینه در آنها بارگزاری می شوند و پس از ثبت گردش در سیستم خزانه داری ثبت می گردند.
ثبت تنخواه خرید کالا
در فرمهای تنخواه خرید کالا، خرید کالا براساس تنخواه توسط تنخواه داران تکمیل شده، مستندات هزینه در آنها بارگزاری می شوند و پس از ثبت گردش در سیستم خزانه داری ثبت شده و اطلاعات فاکتورهای خرید در نرم افزار خرید و تدارکات ثبت می شود.
واحد پشتیبانی مدیریت انبارها و دارایی ها در سطح سازمان را برعهده دارد، عملیات انبارگردانی و همچنین بازرسی امـوال (بازدید عینی) از جمله عملیات قابل انجام در دوره های زمانی مختلف است. در این حـوزه از نرم افزارهای نسخه موبایل با قابلیت نصب روی سیستم عامل اندروید استفاده می شود که با استفاده از دوربیـــن موبایل، توانایــی اسکن کردن بارکد اموال یا بارکد کالاها را دارا می باشد. اطلاعات اولیه هر کدام از نرم افزارها از بخش مدیریت منابع دریافت می شود.
نرم افزارهای قابل پیاده سازی در این حوزه :
نرم افزار انبارگردانی / نسخه اندروید
نرم افزار انبارگردانی نسخه اندروید روی انواع موبایل هوشمند مجهز به دوربین و سیستم عامل اندروید قابل نصب می باشد. لیست کالاها و محل نگهداری آنها در انبار با یک فایل به نرم افزار منتقل شده و موجودی آنها پس از شمارش، توسط انباردار ثبت می گردد. فایل نهایی انبارگردانی به نرم افزار انبار برگردانده می شود.
نرم افزار بازرسی اموال (بازدید عینی) / نسخه اندروید
نرم افزار بازرسی اموال نسخه اندروید روی انواع موبایل هوشمند مجهز به دوربین و سیستم عامل اندروید قابل نصب می باشد. لیست دارایی ها به همراه تحویل گیرندگان و مراکز استقرار به نرم افزار بازرسی اموال منتقل شده و در زمان بازرسی وضعیت دارایی و موجود بودن ثبت می شود. اطلاعات نهایی در قالب فایل بازدید عینی دارایی در سیستم اموال ثبت می شود.
نرمافزارهای پیوست را متناسب با سازمان خود بررسی نمایید.
چرا راهکار جامع مدیریت کالا و دارایی های سازمان پیوست ؟
1- مدیریت گزارش ها و انتشار اطلاعات
2- مدیریت درخواست ها و فرآیندها
3- مدیریت تامین منابع
4- مدیریت تهیه ، نگهداری و استفاده از دارایی ها
5- تعیین استانداردها و روش های بهینه برای مدیریت فرآیندها
6- استفاده از فناوری های مدیریت پیشرفته
7- بهبود کیفیت خدمـات
8- بهبود عملکرد تامین و بهینهسازی فرآیندهای عملیاتی
9- کاهش هزینه ها، افزایش رضایت همکاران و امکان مدیریت مصرف بهینه
10- یکپارچگی کامل و عدم ورود چندباره اطلاعات
11- نرم افزار پیشرفته تحت وب، ساده و جامع به صورت فراگیر در اختیار کل پرسنل سازمان
یکپارچگی گردش اطلاعات در یک سیستم جامع به معنای کاهش موانع انجام کار، افزایش دقت و کیفیت، امکان کنترل و نظارت بیشتر است. با اجرای صحیح ” سازمان الکترونیک ” می توانیم از سازمان دقت بیشتر، کارایی بالاتر، بهینه شدن استفاده از منابع، مستند و مکتوب انجام شدن کارها، ثبت کامل اطلاعات و اجرای بهتر فرآیندها را انتظار داشته باشیم .
دریافت اطلاعات بیشتر درباره راهکار مدیریت کالا و دارایی های سازمان
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت اموال پیوست برای شرکتهای خصوصی، سازمانهای دولتی، هلدینگها، کارخانهها، مراکز آموزشی، بیمارستانها و هر مجموعهای که نیاز به ثبت، کنترل و ردیابی داراییهای ثابت خود دارد، طراحی شده است
بله. تمامی مشخصات هر دارایی شامل کد اموال، سریال، محل استقرار، واحد سازمانی، مسئول دارایی، تاریخ خرید، ارزش، استهلاک، وضعیت بهرهبرداری، تصاویر و سایر اطلاعات قابل ثبت و نگهداری است.
بله. نرم افزار امکان محاسبه استهلاک بر اساس قوانین و روشهای متداول حسابداری را فراهم کرده و گزارشهای مربوط به ارزش دفتری و استهلاک انباشته را ارائه میدهد.
بله. تمامی انتقالهای اموال بین واحدهای سازمانی، شعب، انبارها یا کاربران همراه با ثبت تاریخچه، تأییدیهها و سوابق قابل پیگیری است.
بله. نرم افزار فرآیند اموالگردانی دورهای را ساده کرده و امکان ثبت نتایج، مغایرتها و تهیه گزارشهای کنترلی را فراهم میکند. همچنین قابلیت استفاده از بارکد یا QR Code برای سرعتبخشیدن به فرآیند شناسایی داراییها وجود دارد.
