بایگانی

تلفیق پست عبارتست از انتقال تمامی داده های موجود در کارتابل فرد به کارتابل مقصد، البته لازم بذکر است با تلفیق پست تمامی داده هایی  که تا کنون وارد کارتابل فرد شده تلفیق می شود و اگر از این تاریخ به بعد داده ای وارد کارتابل  فرد شود، منتقل نمی شود. با تلفیق پست تمامی داده ها انتقال داده شده و راهی برای بازگرداندن اطلاعات پست مربوطه وجود ندارد....

هنگامی که بخواهیم مجموعه عملیات ثبت اقدام، بایگانی ( اعم از سازمانی و شخص) و نیز حذف از کارتابل را بطور همزمان روی یک یا چند ورودی کارتابل انجام دهیم از این پانل استفاده می کنیم....

ساختار نگهداری اسناد ( درختواره پوشه ها ) مفهومی متعلق به بایگانی فیزیکی اسناد می باشد و در آرشیو الکترونیک چندان محلی از اعراب ندارد. لذا هنگامیکه برای اسناد یک سازمان درصدد طرحی ساختار بایگانی هستیم نیازی به وفاداری به ساختار نگهداری فیزیکی اسناد نیست و عمده توجه می بایست روی شناسایی و طراحی دقیق انواع اسناد به لحاظ ویژگی ها و ساختار محتوا متمرکز شود. بنابراین به عنوان بک نکته کلیدی بخاطر داشته باشیم علیرغم وجود امکانات متعدد و مناسب برای تعریف درختواره پوشه ها در سیستم آرشیو پیوست، حتی الامکان سعی شود از ساده ترین ساختار برای نگهداری اسناد استفاده شود....

برای تغییر شمارنده (Reset) به عدد خاصی می بایست در دبیرخانه از پانل عمودی پانل مدیریت را انتخاب و نشانه ثبت را انتخاب نموده سپس از نوار ابزار فرعی  گزینه دفتر ثبت را انتخاب نمایید در فرم نمایش داده شده بر روی نام دفتر ثبت کلیک نموده و در قسمت مقدار اولیه شمارنده عددی را که می خواهید شمارنده از آن عدد مجدد شروع به شماره گذاری نماید را تعیین نمایید و سپس دکمه اصلاح را کلیک نموده و بعد از فرم خارج شوید. نکته: از طریق مدیریت سازمان نیز می توان شروع مجدد شمارنده را تنظیم نمود....

برای مرتب سازی برگه های داخل یک بخش از یک پرونده می بایست با دابل کلیک روب بخش مورد نظر در پنجره بایگانی اسناد، فرم "تنظیمات بخش" را احضار نمود در این فرم در قسمت "مرتب سازی صفحه" با انتخاب  روش مرتب سازی مورد نظر و نیز صعودی / نزولی بودن آن اقدام به مرتب سازی فایل های داخل بخش نمود. لازم به ذکر است مرتب سازی می تواند به صورت پیش فرض ( ترتیب ورود برگه ها ) و یا هرکدام از ویژگی های تعریف شده برای بخش انجام شود....