بایگانی

پوشه محل نگهداری اسناد است. هر پوشه می تواند شامل چندین زیر پوشه باشد. در واقع این درختواره پوشه هاست که ساختار بایگانی را مشخص می کند. هر پوشه دو ویژگی اصلی دارد که شامل "امنیت" و "اسناد مجاز" است. امنیت هر پوشه مشخص می کند چه پست هایی به آن دسترسی داشته و چه عملیاتی را می توانند روی آن انجام دهند. امنیت هر پوشه بطور پیش فرض از پوشه مادر به ارث برده می شود. اسناد مجاز هر پوشه مشخص کننده نوع سندهای مجاز به نگهداری در آن می باشد....

این آیتم برای نمایش اطلاعات موجود در هر کدام از فیلدهای سند بکار می رود و برحسب اینکه فیلد مرتبط از چه نوعی باشد می تواند جنبه های متنوعی از آن را نمایش دهد که این امر با انتخاب ویزگی "نوع اطلاعات" آن محقق می شود. بعنوان مثال می توان تصویر پرسنلی یا تصویر امضای ایجاد کننده سند را در فرم نمایش داد. مقادیر این ویزگی و کاربرد آنها برحسب انواع فیلدها بشرح ذیل می باشد:  فیلدهای نوع متنی و عددی : ویژگی "نوع اطلاعات" صرفا دارای آیتم "مقدار" خواهد بود که نشان دهنده عبارت متنی یا مقدار عددی فیلد مربوطه می باشد.  فیلدهای نوع تاریخ : ویژگی "نوع اطلاعات" دارای لیستی از مقادیر "تاریخ کامل شمسی"، "سال / ماه شمسی"، "سال شمسی"، "تاریخ کامل میلادی"، "سال / ماه میلادی"، "سال میلادی" و "ساعت" می باشد.  فیلدهای...

برای ارسال سند از بایگانی اسناد،از لیست موجود روی سند مورد نظر کلیک راست کرده و آیتم "ارجاع" را انتخاب کنید. در پنجره باز شده، پست فرد مورد نظر را انتخاب نمائید و سند مربوطه را ارسال نمائید. نکته : سند ارسال شده در کارتابل در قسمت "فرم های سازمانی" قرار می گیرد....

به منظور انجام عملیات ویرایشی نظیر چرخش و اصلاح رنگ بر روی اسناد در سیستم آرشیو، می توان از بخش محتوای سند، محتوای مورد نظر را انتخاب نموده سپس از نوار ابزار بخش محتوا، آیکن "تغییر محتوا" را انتخاب نمود و با استفاده از ابزار موجود نظیر چرخش، اصلاح رنگ، عملیات هندسی و بقیه اقدام به ویرایش محتوا کرد. نکته : این ابزار در صورتی برای کاربر فعال خواهد بود که وی مجوز تغییر محتوا را داشته باشد....

منظور از محدوده زمانی، دوره های تاریخی مشخص و نامگذاری شده ای است که در تحلیل مستندات لازم داریم  مانند : عکس های متعلق به دوره های مختلف تاریخی را طبقه بندی می کنیم و تاریخ دقیق گرفتن عکس مشخص نیست برای این منظور می توانیم از کمبوباکس استفاده کنیم و محدوده های تاریخی را تعریف کنیم (عکس های قبل از مشروطه ، پهلوی، انقلاب، جنگ و ...