بایگانی

هنگام تعریف گروه گیرنده ، بطور مثال ۵۰ نفر را در این گروه اضافه کردیم ولی در هنگام ایجاد نامه داخلی زمانیکه از این گروه به عنوان گیرنده استفاده می کنیم در لیست بازشو گیرندگان تنها ۲۰ نفر را نمایش می دهد، لازم به ذکر است با توجه به فرستنده نامه ، گیرنده نامه تغییر می کند. قطعا فرستنده نامه به ۲۰ نفر از لیست گیرنده ای که ما تعریف کردیم دسترسی دارد پس در نتیجه فقط ۲۰ نفر از این افراد را مشاهده می کند....

زمانیکه بخواهید میز کارتان را ترک نموده ولی از برنامه خارج نشوید می توانید برنامه را قفل نمایید، برای این منظور  روی صفحه اصلی برنامه راست کلیک کرده و گزینه "قفل کردن" را انتخاب نمایید؛ جهت ورود مجدد به برنامه باید در فرم ورود به برنامه  رمز عبور را وارد نمایید. در ضمن قفل کردن برنامه از طریق دکمه "شروع" نیز امکان پذیر می باشد....

یکی از ویژگی های بارز اتوماسیون اداری پیوست در بخش دبیرخانه امکان استفاده از ابزاری با عنوان "سرویس دورنگار (فکس)" می باشد. این ابزار به کاربر  امکان می دهد که همزمان چندین خط مخابراتی را به عنوان سرویس های گیرنده و فرستنده فکس تعریف نماید و طبیعتاً محدودیت برای استفاده از چندین خط فکس برای ارسال و دریافت مکاتبات بصورت اتوماتیک در دبیرخانه  از بین می رود. با وجود این ابزار، استفاده از دستگاههای متعدد فکس در سازمان با هزینه های بالای نگهداری، کارتریج و کاغذ و کندی ارسال و دریافت دیگر مقبولیتی نخواهند داشت. همچنین با استفاده از این ابزار می توان محدودیتهایی را نیز در ارسال و دریافت مکاتبات ایجاد کرد و در هر مقطعی سرویس دورنگار را فعال یا غیر فعال نمود. مواردی مانند قابلیت استفاده در واحد سازمانی خاص، پست مشخص، سازمانی یا...

تنها افرادی می‌توانند به عنوان در اختیار گیرنده کارهای شما به سیستم معرفی شوند که در چارت سازمانی هم‌ رده و هم‌ ارز شما محسوب شوند. به عبارت دیگر شما می‌توانید کارتابل خود را تنها در اختیار کسانی قرار دهید که در حیطه ارجاع شما به سیستم معرفی شده باشند....

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را بفشارد. ۵- در هریک از صفحات مشاهده شده، اطلاعات خواسته شده را درج نماید. ۶- با کلیک بر دکمه بعدی وارد هریک از صفحات گردد و در آخر بر دکمه اتمام کلیک کند....