بایگانی

 "وضعیت فرم" یکی از ویژگی های ثابت فرم های اداری است که یکی از سه مقدار "در حال تایید"، "تایید شده" و یا "رد شده" را خواهد داشت. به طور پیش فرض با ایجاد یک فرم اداری مقدار "در حال تایید" به آن داه می شود. تغییر "وضعیت فرم" تنها در صورتی اتفاق می افتد که طراح فرم در لیست "عملیات پس از تایید"  یا"عملیات پس از  عدم تایید" یکی از مراحل از عملیات "تایید" یا "عدم تایید" استفاده کرده باشد. نکته ۱: تایید یا عدم تایید فرم با تایید یا عدم تایید مراحل گردش فرم متفاوت است و الزاما با تایید یا عدم تایید یک مرحله وضعیت فرم به حالت تایید یا عدم تایید در نمی آید. نکته ۲: برای مشاهده و اطلاع از وضعیت تایید فرم می بایست در هنگام طراحی قالب فرم از آیتم "برچسب وضعیت فرم" که به همین منظور طراحی گردیده...

این آیتم برای نمایش اطلاعات موجود در هر کدام از فیلدهای سند بکار می رود و برحسب اینکه فیلد مرتبط از چه نوعی باشد می تواند جنبه های متنوعی از آن را نمایش دهد که این امر با انتخاب ویزگی "نوع اطلاعات" آن محقق می شود. بعنوان مثال می توان تصویر پرسنلی یا تصویر امضای ایجاد کننده سند را در فرم نمایش داد. مقادیر این ویزگی و کاربرد آنها برحسب انواع فیلدها بشرح ذیل می باشد:  فیلدهای نوع متنی و عددی : ویژگی "نوع اطلاعات" صرفا دارای آیتم "مقدار" خواهد بود که نشان دهنده عبارت متنی یا مقدار عددی فیلد مربوطه می باشد.  فیلدهای نوع تاریخ : ویژگی "نوع اطلاعات" دارای لیستی از مقادیر "تاریخ کامل شمسی"، "سال / ماه شمسی"، "سال شمسی"، "تاریخ کامل میلادی"، "سال / ماه میلادی"، "سال میلادی" و "ساعت" می باشد.  فیلدهای...

با حذف داده های موجود در پوشه های بایگانی، گزینه "حذف پوشه" روی منوی راست کلیک روی پوشه های بایگانی فعال شده و کاربر می تواند اقدام به حذف پوشه مورد نظر نماید....

برای این کار کافی است در سیستم دبیرخانه، وارد پانل مکاتبات شده و بخش نامه را انتخاب نمائید، سپس از طریق آیکون "رهگیری نامه" در نوار ابزار بالای صفحه ، صفحه ای باز میشود که می باید در این صفحه کد رهگیری تایپ شود ، سپس دکمه جستجو انتخاب شود ، در این صورت صفحه ای باز میشود که وضعیت نامه را مشخص می کند...

تا پیش از این برای حذف یک موضوع بایگانی در بخش  "بایگانی" برنامه دبیرخانه سازمان الکترونیک پیوست،  لازم می بود ابتدا از این امر مطمئن می شدیم که هیچ نامه ای حاوی موضوع بایگانی مورد نظر ما نیست در غیر اینصورت می بایست موضوع را از نامه های حاوی آن حذف میکردیم که این کاری دشوار و زمانبر بود. اکنون با حذف موضوع بایگانی عملیات حذف موضوع بایگانی از نامه های مربوطه بطور اتوماتیک انجام شده  و دیگر لازم نیست به هر کدام از نامه‌های حاوی آن موضوع بایگانی، جهت حذف، مراجعه نمود. مراحل حذف موضوع بایگانی بقرار زیر است : ۱-دربخش "بایگانی" برنامه دبیرخانه سازمان الکترونیک پیوست،  برروی سربرگ "موضوعات بایگانی" کلیک کنید ۲-بر روی موضوع نامه مورد نظر کلیک راست کنید و گزینه "حذف" را انتخاب نمایید....