بایگانی

در زمانیکه برای اولین بار نوع سندی را انتخاب می نمایید برنامه این پیغام را نمایش می دهد و به این معنا است که پوشه نوع سند مربوطه انتخاب نشده است و بعد از  تایید این پیغام برنامه بایگانی اسناد باز میشود، در نوار ابزار سمت راست ، گزینه ای با عنوان تنظیمات وجود دارد، با انتخاب تنظیمات، پوشه جاری می توانید پوشه نوع سند را انتخاب نمایید در صورتیکه کاربر ثبات باشد می باید دفتر ثبت و قالب شماره را نیز مشخص نمائید. لازم به ذکر است این کار فقط باید به ازای هر نوع سند یک بار انجام پذیرد. نکته : در صورتیکه پوشه انتخاب نگردد کاربر نمی تواند اسناد را مشاهده نماید...

نامه وارده مرکزی "نامه وارده مرکزی" امکانی در سیستم دبیرخانه پیوست می باشد که به کمک آن می توان ویژگی دبیرخانه مرکزی را محقق کرد. نامه هایی که با این ابزار ثبت می شوند حکم یک نامه وارده را داشته با این تفاوت که همچنان می توان این نامه را در سایر دفاتر ثبت، ثبت نمود و سیستم هیچگونه ممانعتی نسبت به تکراری بودن آن بعمل نمی آورد. در واقع نامه هایی که با امکان وارده مرکزی ثبت می شوند حکم ردگیری و پاسخگویی به مراجعان جهت پیگیری نامه های خود را خواهد داشت. نکته ۱: اطلاعات مورد ثبت در "نامه وازده مرکزی" محدودتر از اطلاعات ثبتی در فرم "نامه وارده" می باشد زیرا برحسب کارکرد این بخش نیازی به دریافت همه اطلاعات نامه نیست. نکته ۲: ثبت نامه بصورت "نامه وارده مرکزی" نیاز به مجوز خاصی دارد که...

وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذیقیمتی است که به هر شکل فیزیکی ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. البته باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک سیستم آرشیو اسناد می باشد. برخی از امکانات و ویژگی های الزامی یک نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد عبارتند از: ۱٫ پشتیبانی از انواع فایل های الکترونیکی( متنی، تصویری، برداری، صوتی تصویری و .. ) و قالب های متنوع هر نوع. ۲٫ امکان تعریف انواع سند به همراه ویژگی های آن در قالب...

این امکان در اختیار مدیر سیستم بوده و وی می تواند در قسمت مدیریت سازمان - مدیریت برنامه های کاربردی قسمت  "بایگانی مستندات "، با انتخاب شاخه "ساختار بایگانی"، سپس انتخاب گزینه "مرتب سازی" از منوی کلیک راست بر لیست پوشه ها، در فرم ظاهر شده، پوشه مورد نظر را انتخاب و با استفاده از دکمه های فلشی، پوشه را به محل مورد نظر منتقل نماید. در ضمن میتوان با استفاده از دکمه های مرتب سازی صعودی و مرتب سازی نزولی نیز پوشه را مرتب نمود....