پیوست

بایگانی

در صورتیکه کاربری بیش از یک پست فعال داشته باشد می تواند از دو طریق از بین پست های خود پست مورد نظر خود را انتخاب نماید : ۱- پس از ورود نام کاربری و رمز عبور صفحه خوش آمد گویی پیوست نمایش داده می شود در قسمت بالای صفحه عنوان پست کاربر بصورت یک لینک آبی رنگ قابل مشاهده میشود، با کلیک برروی این لینک می توان از بین پست ها، پست مورد نظر را انتخاب نموده و سپس به کارتابل وارد شوید. ۲- پس از ورود برنامه البته در صورت باز بودن کارتابل می بایست کارتابل بسته شود با کلیک بر روی دکمه شروع و سپس انتخاب گزینه پست فعال  فرمی باز شده و میتوان پست فعال را تعیین نمود....

بیشتر بخوانید

در حال حاضر با فعال شدن این قابلیت سه محتوا برای نامه نگهداری می شود که عبارتند از : ۱٫ محتوای پیش نویس تهیه شده توسط اقدام کننده نامه یا تایپیست. در صورت ویرایش های متعدد، آخرین نسخه قبل از ارسال برای تایید کننده به عنوان محتوای پیش نویس نگهداری می شود. ۲٫ محتوای امضاء شده که پس از انجام تایید توسط فرستنده نامه و قبل از انجام عملیات نشانه گذاری ذخیره می گردد. ۳٫ محتوای پردازش شده ( نشانه گذاری و ویرایش شده ) که بر اساس آن تصویر نامه ساخته می شود. با هرگونه اصلاحلات بعدی که توسط افراد مجاز انجام می شود در محتوا ذخیره می شود.  وجود این سه نوع محتوا مزایای زیر را به همراه خواهد داشت: ۱٫ هر کاربری می تواند لیست همه پیش نویس های خود را مشاهده...

بیشتر بخوانید

ساختار نگهداری اسناد ( درختواره پوشه ها ) مفهومی متعلق به بایگانی فیزیکی اسناد می باشد و در آرشیو الکترونیک چندان محلی از اعراب ندارد. لذا هنگامیکه برای اسناد یک سازمان درصدد طرحی ساختار بایگانی هستیم نیازی به وفاداری به ساختار نگهداری فیزیکی اسناد نیست و عمده توجه می بایست روی شناسایی و طراحی دقیق انواع اسناد به لحاظ ویژگی ها و ساختار محتوا متمرکز شود. بنابراین به عنوان بک نکته کلیدی بخاطر داشته باشیم علیرغم وجود امکانات متعدد و مناسب برای تعریف درختواره پوشه ها در سیستم آرشیو پیوست، حتی الامکان سعی شود از ساده ترین ساختار برای نگهداری اسناد استفاده شود....

بیشتر بخوانید

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند خود می تواند دارای ساختاری از بخش های متعدد باشد. پرونده های اداری و یا فنی نمونه هایی از اسناد با محتوای ساختاری می باشند....

بیشتر بخوانید