بایگانی

شاید بنظر برسد برای انجام این کار می بایست در قواعد گردش کار اتوماسیون استثنائاتی را تعریف نمود که البته این کار اشتباه است زیرا در این حالت این افراد در مکاتبات و ارجاعات نیز دسترسی هایی خارج از سلسله مراتب را دارا خواهند بود. بهترین راه برای انجام این کار استفاده از گروه های کاری ( قابل تعریف در مدیریت سازمان ) می باشد. پس از تعریف گروه مورد نیاز و عضویت دادن پست های مورد نظر، می بایست در قسمت پست های قابل انتخاب، با تنظیم روی گزینه " انتخاب از گروه" گروه مورد نظر را انتخاب نمود....

در صورتیکه امکان ثبت نامه در تاریخ جاری به هر دلیل وجود نداشته باشد و یا اینکه پیش بینی می کنیم در آینده نامه ای به تاریخ امروز نیاز خواهیم داشت میتوانیم برای این تاریخ خاص شماره ای را رزرو کنیم تا هر زمان که لازم شد به همان تاریخ که شماره را رزرو کرده ایم نامه را ثبت نمائیم. برای استفاده از این شماره ها ابتدا می بایست آنها را رزرو نمود، بدو طریق میتوان روی فرم ثبت نامه شماره نامه را رزرو نمود: ۱ - رزرو شماره جاری که بصورت آیکون کوچکی کنار شماره نامه نمایان است که با انتخاب آن آیکون   شماره ای را که در حال حاضر سیستم به شما نمایش میدهد را میتوانید رزرو نمائید.  ۲- رزرو مجموعه شماره ها که با انتخاب این آیکون، هر تعداد شماره...

اگر نامه ای که از دبیرخانه ارسال شده است عودت داده شود، کاربر دبیرخانه می تواند در در دبیرخانه، پانل نامه های در انتظار، ارسال مجدد، نامه مربوطه را مشاهده و در صورت نیاز مجدد ارسال نماید....

یکی از ویژگی های بارز اتوماسیون اداری پیوست در بخش دبیرخانه امکان استفاده از ابزاری با عنوان "سرویس دورنگار (فکس)" می باشد. این ابزار به کاربر  امکان می دهد که همزمان چندین خط مخابراتی را به عنوان سرویس های گیرنده و فرستنده فکس تعریف نماید و طبیعتاً محدودیت برای استفاده از چندین خط فکس برای ارسال و دریافت مکاتبات بصورت اتوماتیک در دبیرخانه  از بین می رود. با وجود این ابزار، استفاده از دستگاههای متعدد فکس در سازمان با هزینه های بالای نگهداری، کارتریج و کاغذ و کندی ارسال و دریافت دیگر مقبولیتی نخواهند داشت. همچنین با استفاده از این ابزار می توان محدودیتهایی را نیز در ارسال و دریافت مکاتبات ایجاد کرد و در هر مقطعی سرویس دورنگار را فعال یا غیر فعال نمود. مواردی مانند قابلیت استفاده در واحد سازمانی خاص، پست مشخص، سازمانی یا...

[vc_row][vc_column][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_single_image image="138980" img_size="full" alignment="center" css_animation="top-to-bottom"][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text] مهمترین کلیدهای میانبر(Shortkeys) در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست عبارتند از: F3 (جستجوی نامه) : با فشردن این کلید میانبر فرم جستجوی نامه گشوده می شود. F7 (ایجاد نامه صادره) : با فشردن این کلید میانبر فرم ایجاد نامه صادره گشوده می شود. F8 (ایجاد نامه داخلی) : با فشردن این کلید میانبر فرم ایجاد نامه داخلی گشوده می شود. F9 (ایجاد یادداشت اداری) : با فشردن این کلید میانبر فرم ایجاد یادداشت اداری گشوده می شود. Ctrl + M (ارسال پیغام) :  با فشردن این کلید میانبر فرم ایجاد پیغام گشوده می شود. Ctrl + B (بایگانی) : با فشردن این کلید میانبر فرم مشاهده بایگانی گشوده می شود. Shift +F3 ( جستجوی فرم ) : با فشردن این کلید میانبر فرم جستجوی فرم گشوده می شود. Ctrl + F3 (جستجوی یادداشت اداری ) : با فشردن این کلید میانبر فرم جستجوی یادداشت اداری...