اداری

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی مهم در حوزه اداری است که وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد. این واحد که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت در شرکتهای خصوصی معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. در عمل، دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. معمولا این واحد پاسخگوی ارباب...

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را براساس روشهاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه هاي وارده و صادره را در سازمان تقبل مي نمايد. دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود.درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر...

نقش کارتابل در اتوماسیون اداری همه چیز درباره کارتابل مقدمه اغراق نیست اگر بگوییم کارتابل مهمترین مفهوم در هر سامانه اتوماسیون اداری محسوب شده و ساختار، ویژگی ها و امکانات موجود در آن را می توان معیار خوبی برای سنجش پختگی و کامل بودن یک سامانه اتوماسیون اداری به حساب آورد. ارائه یک تحلیل منطقی و درست از این مفهوم مهم می تواند به یک محصول اتوماسیون اداری منسجم و همگن منجر شود و بالعکس در صورتی که تصویر درستی از مفهوم کارتابل در ذهن طراحان چنین سیستمی شکل نگرفته باشد با یک اتوماسیون اداری ضعیف، مغشوش و سردرگم مواجه خواهیم بود. با عنایت به این موضوع در این نوشتار می خواهیم به برخی ویژگی های کلیدی کارتابل و نکات متمایز کننده آن اشاره کنیم. این ویژگی ها می توانند شاخصی برای سنجش و...

در دنیای مدرن و پیشرفته امروزی، استفاده از ابزار اتوماسیون اداری حرفه ای برای مدیریت گردش انبوه مستندات در سازمانها، یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر است . نظم دهی به مستندات، پوشش و بهینه سازی فرآیندها ، امکان جستجوی ساده و سریع ، استفاده افراد مجاز از نسخه تحت وب و سادگی کاربری از ویژگیهای کلیدی و مهم اتوماسیون اداری می باشد. با توجه به متفاوت بودن نیازها، مهم این است که نرم افزار بتواند در قالب موردنظر سازمان خریدار ، سفارشی سازی شده و به بهترین شکل پیاده سازی شود. مدیران برای داشتن سازمانی الکترونیک، مدرن و پیشرفته و همچنین کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان و مدیریت بهتر منابع سازمانی، به ابزارهای مکانیزه، کارآمد و به روز، نیاز دارند . پرسنل نیز برای انجام عملیات سازمانی و وظایف محوله...

چرا باید از فناوریهای جدید و نرم افزارهای روز در این دوره تاریخی استفاده کنیم؟ سرمایه گذاری در حوزه نرم افزار بازگشت سرمایه دارد یا فقط پرستیژ سازمانی را بالا می برد؟ چگونه در دوره ای که مفاهیمی مانند دورکاری و مدیریت توزیع شده، تئوریهای قبلی مدیریتی تجمیعی را زیرسوال برده، کیفیت انجام کار را حفظ کرده و کمیت آن را افزایش دهیم؟ استفاده از اتوماسیون اداری یک سرمایه گذاری در حوزه های مختلف است که بازگشت سرمایه با ضریب بهره وری بالا و سریعی دارد. این سرمایه گذاری بسیار پر بازده بوده و موجب کاهش هزینه های سازمانی در ابعاد مختلف می شود. در دورانی که دورکاری امری عادی و مرسوم شده است و بسیاری از کارکنان و متخصصان خارج از دفاتر کار قبلی در حال کار می باشند، نیاز...