نرم افزار اتوماسیون اداری

مستندات در گردش در کارتابل های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از :

۱- نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی
۲- یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
۳- فرم های تولید شده توسط ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار
۴- ایمیل (با اضافه شدن انتخابی ماژول ایمیل)
۵- فرم های سازمانی ارسال شده از نرم افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
۶- پیام های شخصی
۷- اسناد و پرونده های ارسالی از نرم افزار مدیریت اسناد

گروه نرم افزاری پیوست تجربه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه های پنج کاربره تا چند هزار کاربره را در کارنامه کاری خود دارد .

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست به مجموعه های زیر پیشنهاد می شود:
۱- شرکت هایی که روال سنتی نامه نگاری دارند و می خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن نمایند.
۲- شرکت هایی که اتوماسیون اداری را به صورت محدود و ناموفق اجرا کرده اند و به دنبال نرم افزار کاربرپسند، ساده و فرآیند محور می گردند.
۳- شرکت هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
۴- شرکتهایی که به دنبال افزایش نظم ، بهره وری و سرعت انجام کار در مجموعه خود هستند.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست از بخش های تشکیل شده است :

۱- دبیرخانه
۲- کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
۳- نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار
۴- تابلوی اعلانات
۵- دفتر تلفن
۶- مدیریت کارها
۷- صندوق پستی
۸- یادداشت ها
۹- تقویم
۱۰- بایگانی

سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است

OS: Windows , Linux , iOS , Android
Browser: IE , Chrome , Firefox , Safari

برنامه اتوماسیون اداری پیوست به صورت Responsive طراحی شده است و محیط کاربری را برحسب Resolution نمایشگری که در آن نمایش داده می شود تطبیق می دهد، در این راستا می توان روی تبلت و موبایل نیز از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد.
برنامه اتوماسیون اداری پیوست دارای یک نسخه App Android نیز می باشد.

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.

با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اتوماسیون اداری پیوست، اگر دوره ICDL را گذرانده باشند و یا روی موبایلهای هوشمند، از شبکه های اجتماعی استفاده کرده باشند می توانند به راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فراگیرند.
سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی شدن استفاده از اتوماسیون اداری پیوست در شرکتها و سازمانها بسیار موثر بوده است.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست از سه نرم افزار برای تایپ و ادیت نامه استفاده مینماید:

۱- Html editor که به صورت محدود و برای تایپ یادداشت های اداری و پیش نویس نامه های صادره و داخلی استفاده می شود.
۲- MS WORD که نرم افزار پیش فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه بوده و باید روی کلاینت نصب شود.
۳- MS WORD Online که نسخه تحت وب می باشد و روی سرور نصب می شود تا در صورت نیاز کاربر بتواند در مجموعه هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارد از آن استفاده نماید.

نکته : Word online، سرویسی است که خیلی از امکانات مفید و مناسب word را در قالب web application در اختیارکاربر قرار میدهد.

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیاز به اضافه کردن افزونه خاصی برای کار کردن نمی باشد. در همین راستا می توان سیستم اتوماسیون اداری پیوست را روی انواع سیستم عامل ، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده نمود.

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری پیوست روی موبایل:

سیستم اتوماسیون اداری پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده می باشد.
باید در نظر داشته باشیم که موبایل برای کسانی که عادت به استفاده از کیبورد و ماوس دارند نمی تواند جایگزین کارتابل روی لپ تاپ یا کامپیوتر شود. ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهده کارتابل، امضای نامه ها، اصلاح نامه ها ، تایید فرمها و … کاملا معمول و کاربردی است.

در نظر داشته باشید محیط کاربری اتوماسیون اداری روی موبایل برحسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازه صفحه تنظیم می شود. هرچه اندازه صفحه بزرگتر باشد، احتمالا کاربر احساس راحتی بیشتر برای کار طولانی مدت خواهد داشت.

همچنین با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداری پیوست ، استفاده روی موبایل یا تبلت در این حوزه ممکن است.

از Android App هم می توان روی سیستم عامل اندروید استفاده نمود.

نرم افزار تکریم ارباب رجوع :

در شرکتها و سازمانهایی که مراجعه ارباب رجوع برای ثبت نامه در دبیرخانه و بعد مراجعه حضوری برای کنترل وضعیت پیشرفت و گردش نامه و دریافت پاسخ وجود دارد، نیاز به داشتن نرم افزاری تحت وب برای پاسخ دهی غیرحضوری و لحظه ای احساس می گردد. یکی از ماژولهای تکمیلی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست، نرم افزار تکریم ارباب رجوع تحت وب برای پاسخ دهی آنلاین به ارباب رجوع براساس کدرهگیری و ارائه گزارش درختواره ای ارجاعات سازمانی به ایشان است.

پیاده سازی دبیرخانه های مستقل در اتوماسیون اداری:

در صورتی که در یک شرکت هولدینگ با شرکتهای مستقل فعالیت کنیم، نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری داریم که ضمن در یک بانک اطلاعاتی متمرکز ، اجازه تعریف ساختاری با مشخصات زیر را به ما بدهد:

• امکان برقراری ارتباط رسمی و غیر رسمی بین شرکتهای مختلف هولدینگ
• تعریف ساختار سازمانی و تعیین سطوح دسترسی کاربران توسط راهبران هر شرکت
• تعریف دبیرخانه مستقل و مجموعه دفاتر اندیکاتور مجزا

برای این منظور می توانیم دبیرخانه های مستقل در همان ساختار و بانک اطلاعاتی را به تعداد دلخواه از واحد فروش خریداری کنیم.