نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزارهای اتوماسیون اداری براساس پروتکلی به نام ECE تبادل نامه انجام میدهند، با استفاده از این پروتکل ارسال نامه به دبیرخانه اتوماسیون اداری شرکت مقصد انجام شده ، نامه در آنجا ثبت شده و شماره نامه ثبت شده مقصد، در سیستم دبیرخانه مبدا ثبت می گردد.
باتوجه به اینکه نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری پیوست از پروتکل ECE پشتیبانی می کند می توانید از این راه برای تبادل نامه به صورت خودکار با شرکتهای دیگر استفاده کنید.
راههای دیگر ارسال و دریافت نامه بین شرکتها استفاده از ایمیل، فاکس و پست می باشد.

نرم افزار دبیرخانه ، محیطی برای ثبت و نگهداری نامه های وارده و صادره با مدیریت مسئولین دفاتر یا کارشناسان دبیرخانه است، در این محیط نامه ها در دفاتر اندیکاتور ثبت و شماره دهی می شوند .
نرم افزار اتوماسیون اداری ، مجموعه ای از موجودیت های مختلف را در قالب کارتابلهای الکترونیک در اختیار مدیران و کارشناسان سازمان می گذارد، این موجودیت ها مثلا می توانند نامه هایی باشند که با دستوراتی در قالب ارجاع به گردش می افتند یا انواع گزارشها، فرمهای الکتورنیک و ایمیل ها و … را شامل شوند که در داخل یک شرکت گردش دارند و کلسه اطلاعات در گردش سازمانی را شامل می شوند.
اتوماسیون اداری برای مدیریت بخش نامه های خود به دبیرخانه نیاز دارد ولی مفهوم اتوماسیون اداری از دبیرخانه بسیار بزرگتر است.

اگر از ایمیل سازمانی روی سرورهای متعلق به خودتان برای گردش اسناد شرکت استفاده می کنید، این بخش مشکلی ندارد ولی می توانید با اتوماسیون اداری پیوست و استفاده از ماژول ایمیل پیوست این ایمیلهای سازمانی را در کارتابل خودتان در اتوماسیون اداری ببینید.
ولی استفاده از شبکه های اجتماعی برای گردش مستندات یا نمونه فایل قراردادها و … گرچه سرعت و انعطاف بالایی در اختیار شما می کذارد ولی مسئله امنیت اطلاعات شما را به شدت دجار مشکل می کند، پیشنهاد می شود اطلاعات حساس و مستندات شرکت خود را حتما روی سرورهای تحت کنترل خود داشته باشید و با ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری به گردش درآورید یا با این ابزارها در اختیار افراد مجاز قرار دهید.

برای پیاده سازی این ساختار هولدینگ دو راهکار داریم :
۱- استفاده از دفاتر اندیکاتور مجزا با سطح دسترسی و امنیت مجزا
۲- استفاده از دبیرخانه های مستقل در داخل یک بانک اطلاعاتی

در راهکار اول منابع سازمانی مشترک هستند ولی در راهکار دوم برای تعریف چارت سازمانی و منابع انسانی هم در شرکتهای مختلف سطح دسترسی جداگانه در نظر گرفته می شود.

سلام
لطفا برای بازیابی رمز با مدیر سیستم و راهبر اتوماسیون اداری در سازمان متبوع خودتان تماس بگیرید.
بعد از احراز هویت شما، توسط ایشان رمز شما ریست خواهد شد و بعد از ورود ، می توانید رمز جدیدی برای خودتان تنظیم کنید.

در صورتی که به صورت متناوب از اتوماسیون اداری پیوست استفاده می کنید می توانید از ابزارهای زیر برای اطلاع رسانی ورودی جدید در کارتابل استفاده کنید:
۱- استفاده از نسخه موبایل اپ
۲- استفاده از Windows Agent
۳- استفاده از عملیات اتوماتیک در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست برای ارسال پیامک، ایمیل، پیام در تلگرام جهت اطلاع رسانی برای کنترل کارتابل تحت وب

درود بر شما
نرم افزارهای اتوماسیون اداری پیوست به صورت Responsive طراحی شده اند و قابلیت استفاده روی انواع موبایلهای هوشمند و مرورگرهای مختلف مانند Safari را دارا هستند.
نسل جدید این نرم افزارها از تکنولوژی PWA استفاده می کنند و با ظاهر اپلیکیشن موبایل روی انواع موبایلهای هوشمند با سیستم عامل آیفون یا اندروید قابلیت اجرا دارند.

درود بر شما

سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابل را به پست سازمانی اختصاص می دهد، بنابراین اگر در شرکت شما یکی از مدیران پست جدیدی گرفت، کارتابل مربوط به پست جدید را خواهد دید و کارتابل قبلی به مدیر جانشین تحویل داده می شود.

البته در صورتی که سیاستهای شرکت در این زمینه اقتضا کند که این اطلاعات توسط مدیر جانشین دیده نشود پست جدیدی در همان واحد برای ایشان تعریف می گردد.

سلام
شما می توانید به یک کاربر در اتوماسیون اداری چند پست مختلف اختصاص دهید، این پستها می توانند دائمی یا موقت باشند. پست های موقت می توانند به صورت زماندار به یک کاربر تفویض شوند، البته سطح دسترسی به محتویات کارتابل و بخشهای مختلف آن در زمان تفویض توسط تفویض کننده تنظیم می شود.

درود بر شما
از جمله امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست این است که نامه ای که برای مدیر ارجاع می شود می تواند دستورات مختلفی در قالب هامش نویسی یا پانویسی برای افراد مختلف داشته باشد.
این هامش ها و دستورات در طی مسیر ارجاع برای افراد مختلف ارسال می شوند و افراد به هامش هایی که به گروه دیگری ارسال شده دسترسی ندارند.
نامه های ارسالی به کارتابل دارای زمانهای ارجاع، مشاهده و حذف از کارتابل هستند که توسط ارجاع دهنده نامه هم قابل مشاهده است.

پیشنهاد می کنیم با همکاران ما در واحد فروش برای دیدن نرم افزارها با امکان تجربه و کار توسط خودتان تماس بگیرید.

درود بر شما
پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در یک مجموعه ملاحظات مختلفی دارد، ملاحظاتی در زمینه سطوح دسترسی کاربران، پستهای سازمانی مختلف، امنیت دسترسی به نرم افزار از خارج از شرکت و … که بنابر حساسیتهای مختلف سازمانی، پیاده سازی نرم افزارها با لحاظ این موارد با هماهنگی با تیم انفورماتیک مجموعه خریدار انجام می شود.
پیشنهاد ما استفاده از نرم افزارهای تحت وب دبیرخانه و اتوماسیون اداری می باشد ولی در نظر داشته باشید که تحت وب بودن با توجه به شرایط امنیتی مجموعه شما به این معنی است که نرم افزار در شبکه داخلی شما در دسترس خواهد بود و از طریق اینترنت قابل استفاده نخواهد بود.
بر این مبنا استفاده محافظت شده از نرم افزارهای تحت وب با انجام ملاحظات امنیتی ، حداقل ریسک را به مجموعه ها تحمیل می کند.

درود بر شما
یکی از امکانات انتخابی در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست، عملیات اتوماتیک می باشد، شما می توانید در کارتابل خود تنظیمی برای اطلاع رسانی ورود نامه، فرم، یادداشت اداری به صورت عمومی یا با شرط های دلخواه داشته باشید و این اطلاع رسانی می تواند در قالب ارسال پیامک، پیام در تلگرام، ارسال ایمیل و یا انجام انواع اقدامات اداری به صورت خودکار باشد.
این تنظیمات بر مبنای استفاده از سرویسهای پیوست انجام می شود و بعد از تنظیم نیازی به ورود به نرم افزار برای استفاده از این امکانات ندارید.
البته در صورتی که بخواهید روی سیستم عامل ویندوز ورودی های جدید به کارتابل خود را بدون ورود به اتوماسیون اداری پیوست مشاهده کنید، می توانید از امکان Payvast Agent که روی سیستم عامل ویندوز ۱۰ به بعد نصب می شود استفاده کنید.

درود بر شما
از امکانات استاندارد اتوماسیون اداری پیوست ، امکان نظارت مدیر بر کارتابل پرسنل واحد می باشد، در این راستا که مدیر می تواند کارهای جاری و در دست اقدام پرسنل خود را ببیند، ولی این به معنی انجام کار به نام پرسنل و در کارتابل ایشان نیست، البته مدیر می تواند کاری که در کارتابل پرسنل وجود دارد را برای خودش ارجاع بزند و در کارتابل خود روی آن اقدامی انجام دهد و پیگیری ثبت کند و یا آن را به کارشناسان دیگر ارجاع دهد.

درود بر شما
حفاظت از اتوماسیون اداری در بستر اینترنت و در مجموع استفاده از فایروال سخت افزاری یا ابزارهای مختلف امنیتی در این حوزه باید بر مبنای مشاوره و اجرای یک تیم فنی و حرفه ای امنیت اطلاعات انجام شود. البته این ملاحظات بر مبنای تعداد کاربران، سطح امنیتی اطلاعات و … تغییر می کند.
برای بررسی دقیق تر و دریافت پیشنهاد کامل در این زمینه می توانید با تیم امنیت شبکه پیوست هم مشاوره داشته باشید.

بهای سیستم اتوماسیون اداری پیوست بر مبنای سه پارامتر محاسبه می شود:
۱- ماژولهای انتخابی مانند کارتابل، ایمیل، فرمساز و …
۲- حداکثر تعداد کاربر همزمان استفاده کننده از نرم افزار
۳- خدمات استقرار و پیاده سازی نرم افزار
تعریف کاربر غیر همزمان در سیستم به صورت نامحدود و رایگان در اختیار راهبر سیستم است.

درود بر شما
طراحی ساختار مدیریت و نگهداری اطلاعات در بانک اطلاعاتی سیستم های اداری پیوست به صورت حرفه ای و بهینه انجام شده است، نگهداری دیتا در بخشهای تفکیک شده (دیتا فایلهای مجزا) انجام می شود و حجم بالای اطلاعات تاثیر زیادی در کندی سیستم ندارد، با این حال از جمله امکانات سیستم پیوست در زمانی که حجم اطلاعات بسیار زیادی می شود امکان استفاده از راکد سازی بخشی از اطلاعات است که موجب بیشتر شدن سرعت و کاهش حجم نسخه پشتیبان می شود.
لطفا برای دریافت اطلاعات بیشتر در حوزه راکدسازی اطلاعات با همکاران ما در واحد فروش تماس بگیرید.

درود بر شما
پیشنهاد ما برای اینکه از زمان به صورت مفید و بهینه استفاده کنید این است که :
۱- نیاز سازمان خود را به اتوماسیون اداری مشخص کنید
(مثلا نامه نگاری یا پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه سازمانی و ایزو و …)
۲- با مشاوره رایگان تلفنی یا آنلاین نیازهای سازمان را با امکانات نرم افزار تطبیق دهید
۳- در جلسات دمو نرم افزار، به صورت واقعی با مثالهای مشابه کاری، نرم افزار را تست کنید و در صورت نیاز خودتان شخصا از سیستم واقعی در مدت جلسات دمو استفاده کنید.
۴- پیشنهاد ما این است که به جای استفاده از نسخه های تست، که بدون آموزش به شما ارائه می شود، از نرم افزارهای پیوست با خدمات پشتیبانی و آموزش و استقرار در محل خودتان استفاده کنید. در صورت عدم تطابق با نیازهای سازمانی شما، نرم افزارها تا ۹۹ روز قابل برگشت هستند.

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست یک اپلیکیشن اندروید دارد که در صورتی که سازمان شما این نسخه را از پیوست خریداری کرده باشد توسط تیم راهبری سازمان شما به شما ارائه می شود، ولی نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست به صورت ریسپانسیو طراحی شده و قابلیت استفاده در حالت PWA را دارد که امکان استفاده بهینه شبیه یک اپلیکیشن کامل، بدون نصب روی گوشیهای هوشمند با سیستم عامل اندروید یا iOS را به شما می دهد.

یکی از امکانات این نرم افزار خواندن اطلاعات از اکسل می باشد و شما می توانید اطلاعات تلفن و اطلاعات تکمیلی افراد را از فایل اکسل در نرم افزار بارگذاری نمایید .

برای استفاده از اتوماسیون اداری در شبکه داخلی سازمان نیازی به اینترنت نیست و در صورتی که سرویسهای اتوماسیون اداری در بستر اینترنت در دسترسی شما باشد، شما هم به صورت مستقیم یا با استفاده از اتصال VPN می توانید از اتوماسیون اداری استفاده کنید.
بری استفاده کاربر سرعت بالای اینترنت نیاز نیست ولی در سمت سرور، سرعت اینترنت به تعداد کاربران استفاده کننده بستگی دارد و بهتر است اینترنت باسرعت متناسب تهیه شود.
اگر کاربران زیادی دارید که در یکجا متمرکز نیستند می توانید از دیتاسنترها ، سرور اجاره کنید و نرم افزار اتوماسیون اداری روی این سرور نصب می شود. در این حالت بهترین پهنای باند و امکانات سخت افزاری را در اختیار خواهید داشت.

در ابتدا امکانات درخواستی شما در قالب تیکت دریافت می شود.
این تیکتها توسط واحد فنی بررسی و تحلیل شده و در صورت امکان پذیر بودن و تطابق با ساختار استاندارد سیستمهای اتوماسیون اداری، زمان و هزینه انجام کار به شما اعلام می شود .
در صورت توافق روی این موارد، مورد توسعه سفارشی در دستور کار فنی قرار گرفته و در ویرایش های بعدی به شما تحویل داده خواهد شد.

یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری پیوست، یکپارچگی با سرویس LDAP مایکروسافت می باشد. در این حالت نرم افزار اتوماسیون اداری از نام کاربری تعریف شده در Activedirectory سرور استفاده می کند و کاربران با یک نام کاربری و کلمه عبور به ویندوز لاگین می کنند و با همان لاگین به اتوماسیون اداری پیوست دسترسی خواهند داشت.

درود بر شما
نرم افزارها براساس سیاستهای فروش شرکتهای نرم افزاری، از ابزارهای مختلف برای کنترل نرم افزارهای تولید شده در شرکتها و سازمانها استفاده می کنند که مواردی مانند حجم خدمات به تعداد کاربران، دیتابیس های متعدد و یا گستردگی کشوری استفاده را کنترل نمایند.
نرم افزارهای پیوست براساس تعداد کاربر همزمان استفاده کننده کنترل می شوند و تعریف کاربر غیرهمزمان در نرم افزار محدودیت ندارد و برای تعریف کاربر غیرهمزمان هم هزینه ای از سازمان خریدار دریافت نمی شود.
راهبر و مدیر سیستم می تواند تنظیماتی در نرم افزار برقرار کند تا کاربرانی که مدت زمان خاصی از کارتابلشان استفاده نکنند، ارتباطشان با سرور قطع شود و برای استفاده مجدد مجبور به لاگین شوند، این مورد هم برای کاهش تعداد کاربران همزمان و هم ملاحظات امنیتی کاربرد دارد.

در نرم افزار اتوماسیون اداری، دو قسمت کارتابل و صندوق پستی را برای نگهداری و نمایش فیش حقوقی پرسنل می توانید در نظر بگیرید، ارسال فیش حقوقی به سیستم اتوماسیون اداری از طریق وب سرویس امکان پذیر است که برای مطالعه و دریافت اطلاعات بیشتر راهنمای وب سرویس برای شما ارسال خواهد شد.
ولی درنظر بگیرید که با توجه به اینکه فیش حقوقی یک سند شخصی است ارسال این مستند به کارتابل اتوماسیون اداری که ممکن است با تفویض پست یا واگذاری آن در اختیار فرد دیگری قرار گیرد توصیه نمی شود و صندوق پستی پیوست گزینه مناسب تر و امن تری برای اینکار می باشد.

استفاده از GMail یا سایر سرویسهای عمومی ایمیل، در صورت تایید راهبر شرکت شما در اتوماسیون اداری امکان پذیر می باشد.
با توجه به ملاحظات امنیتی در شرکتها و اینکه نمی خواهند سابقه اطلاعاتی و گردش ایمیل های شرکت در یک بسیتر عمومی اینترنتی برقرار باشد معمولا از ایمیل سازمانی عمومیت بیشتری داشته و از آن در شرکتهای بزرگ و با امنیت بالا استفاده می شود.

مشخصات سخت افزاری و زیرساخت و سرورهای مورد نیاز در هر پروژه بنا برملاحظات خاص متفاوت می باشد. این ملاحظات به در دسترس بودن در بستر اینترنت، ارتباط با نرم افزارهای دیگر، حجم اطلاعات قبلی کانورت شده، ملاحظات امنیتی خاص و … بستگی دارد.
در شرکتهای تجاری عادی این نرم افزار روی یک سرور VM هم قابل نصب می باشد و در صورت اعلام نیازخریدار، توزیع شدن سرویسها و دیتابیس روی چند سرور هم امکان پذیر می باشد.
استفاده از سرور اختصاصی هم به همین ملاحظات و دغدغه های امنیتی بابت تداخل کار چند تیم پشتیبانی روی یک سرور بر می گردد.

راهبر نرم افزار اتوماسیون اداری امکان تهیه انواع گزارش مدیریتی بر مبنای مدت استفاده از نرم افزار توسط کاربران مختلف، مدت زمان رسیدگی به نامه ها، فرمها و … و مقایسه واحدهای مختلف را دارا می باشد.
با این مقایسه واحدهای چابک از واحدهای کند جدا می شود و زمینه رقابت واحدها در راستای افزایش سرعت رسیدگی به کارها و بهره وری سازمانی فراهم می شود.

استفاده از شبکه های اجتماعی و ابزارهای تبادل پیام به صورت فردی و گروهی با استفاده از نرم افزارهای پیام رسان خارجی مانند واتساپ و تلگرام یا ابزارهای معادل ایرانی آنها در شرکتها و سازمانها رواج پیدا کرده است. بهتر است در نظر داشته باشید که اگر اطلاعات و فایلها و مستنداتی که در این حوزه تبادل می شود تحت کنترل شرکت نباشد می تواند موجب دسترسی غیر مجاز بدون محدودیت در قطع دسترسی استفاده کننده شود.
همچنین سطح دسترسی افراد به پستها قابلیت مدیریت مرکزی ندارد.
در راستای امنیت بیشتر و مدیریت متمرکز اطلاعات سازمانی پیشنهاد می شود که این نوع گردش مستندات و پیام رسانی و تعامل به حوزه اتوماسیون اداری و حوزه سرورهای متمرکز سازمانی خودتان در حوزه اتوماسیون اداری منتقل شود. در این حوزه از نرم افزار پیام رسان پیوست هم می توانید استفاده کنید که قابلیتهایی شبیه نرم افزارهای پیام رسان خارجی دارد و زیرمجموعه نرم افزارهای اداری پیوست طبقه بندی می شود.

یکی از امکاناتی که در کارتابل پیگیری قرار دارد مشاهده وضعیت دستورات و ارجاعات صادر شده روی نامه ها و فرمهای مختلف و کنترل فرآیند گردشی آنهاست، اگر گیرنده ارجاع هنوز مستند را باز نکرده و متن ارجاع را نخوانده است می توانید از ارسال آن پشیمان شده و آن را بازپس گیری نمایید.
البته اگر آن را اشتباها برای فرد دیگری فرستادید و متن ارجاع توسط گیرنده خوانده شد امکان بازپس گیری وجود ندارد ولی می توانید از ایشان بخواهید آن را عودت دهند تا شما آن را به فرد درست ارجاع بزنید.

امکانات مختلفی برای ارسال پیام عمومی در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست وجود دارد :
۱- استفاده از تابلو اعلانات که اطلاعیه های عمومی یا گروهی خاص در آن درج می شود و نیاز به ارسال به کارتابل ندارد.
۲- ارسال پیام برای گروه های کوچک یا افراد
۳- ارسال یادداشت اداری برای پرسنل به صورت تکی یا گروهی
۴- ارسال نامه داخلی رسمی برای ابلاغ دستورات و بخشنامه های صادر شده از طرف مدیریت ارشد
۵- استفاده از پیام رسان داخلی پیوست

مسئول دفتر هر مدیر به صورت پیش فرض می تواند محتویات کارتابل مدیر را ببیند ولی در کارتابل مدیر نمی تواند به صورت مستقیم کاری انجام دهد.
اگر نامه با سطح دسترسی خاص مثلا محرمانه باشد امکان دیدن آن را نخواهد داشت.
همچنین مدیران ارشد سازمان می توانند پستهایی در هیات مدیره به صورت مجزا از پست اصلی داشته باشند که توسط مسئولین دفاتر قابل مشاهده نیستند.
همچنین مسئولین دفاتر امکان مشاهده نامه های بایگانی شده مدیران را ندارند که می تواند ساختار دلخواه طبقه بندی مدیران را داشته باشد.
برای راهکارهای تکمیلی می توانید با تیم پشتیبانی پیوست در تماس باشید.