نرم افزار اتوماسیون اداری

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

نرم افزار اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.

برخی از این امور عبارتند از:

null
نرم افزار اتوماسیون اداری

مهمترین وظیفه نرم افزار اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟

 

طراحی و ساخت حرفه ای و کاربرپسند:

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست براساس سالها تجربه در تیم طراحی و توسعه پیوست ، به گونه ای طراحی و پیاده سازی شده است که می تواند با مدلهای مختلف گردش مستندات در سازمان تطبیق یابد، روالهای ایزو یا دلخواه سازمان را پیاده سازی نماید و در اندازه های مختلف اجرا شود. کاربری بسیار ساده و کاربرپسند User Friendly ، محیط کاربری زیبا و استفاده از ابزار حرفه ای فرم ساز ، از دلایل شهرت نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست می باشد.

 

ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست در راستای پیاده سازی نرم افزارهای فرآیندگرا:

کلیه نرم افزارهای مرتبط نظیر نرم افزار مالی و منابع انسانی پیوست می توانند گزارشهای خود را به کارتابل مدیران در اتوماسیون اداری ارسال نمایند. همچنین با استفاده از کارتابل الکترونیک و نسخه توسعه یافته نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست می توانند ، انواع فرآیندهای سازمانی را در محیط وب اجرا کرده و نتایج آن را در فرآیند گردش در فرمهای مربوطه در نرم افزارهای هدف درج نمایند. با پیاده سازی این فرآیندها می توان سازمان الکترونیک تحت وب و فرآیند گرا را در سازمان پیاده سازی نمود.

 

پوشش تعدد شرکت در هولدینگ یا گستردگی جغرافیایی :

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست قابلیت پیاده سازی در مدلهای متمرکز یا توزیع شده و پشتیبانی از عملیات سازمانهای گسترده کشوری را دارا می باشد. در این حالت می توان از نسخه چند دبیرخانه ای استفاده نمود. محیط کاربری راهبران سازمان مرکزی ، مستقل از راهبران شرکتهای تابعه بوده و دسترسی تعریف کاربران و ساختار سازمانی به راهبران شرکتهای تابعه تفویض می شود. پیاده سازی این ساختار در انواع شرکتهای بزرگ و هولدینگها در سالهای متمادی تجربه کاری کارشناسان پیوست انجام شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا می‌کند.

اتوماسیون اداری پیوست با چنین رویکردی طراحی و با استفاده از برجسته ترین فناوری­های ساخت نرم افزار پیاده سازی شده است و به عنوان یک نرم افزار مطرح، قابلیت­ها و امکانات بی­شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می­دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ مدرن را محقق سازد.

شایان ذکر است که نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست در دو سال متوالی ۸۸ و ۸۹ برنده پر بلورین بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کشور از کنفرانس نظام اداری الکترونیک شده است. این نرم افزار در قالب یک نرم افزار  اتوماسیون اداری تحت وب، با استفاده از تکنولوژی روز و ابزارهای پیشرفته ، توسعه یافته و  نیاز تعداد کثیری از سازمان­های بزرگ و کوچک در حوزه‌های مختلف دولتی، صنعتی، بازرگانی، خدماتی و… را برآورده می ­سازد.

پرسنل سازمان می توانند :

کارهای ورودی را در یک محیط دریافت و اولویت دهی کنند، سرعت گردش و انجام کارها را افزایش دهند، کارهای در گردش خود را پیگیری و اولویت بندی نمایند، دستورات شفاف و مشخص دریافت نموده و در زمان مناسب پاسخ دهی نمایند. در اصلاح فرآیندها مشارکت نموده و سازمانی فرآیندگرا، هوشمند، چابک و منعطف داشته باشند.

اتوماسیون اداری برای پرسنل

مدیران سازمان می توانند :

افزایش بهره وری و کارایی پرسنل شرکت خود را احساس کنند، مدیریت زمان بهتری داشته باشند. کارهای بیشتری را در زمان کمتر، پیگیری و نظارت کنند و سازمانی فرآیندگرا، ساختاریافته و هدفمند را پیاده سازی نمایند. سرعت و حجم کار انجام شده را اندازه گیری نموده و گلوگاههای کاری را شناسایی و روالها را اصلاح نمایند.

اتوماسیون اداری برای مدیران

■    نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، ابزاری در جهت پیاده سازی سازمان بدون کاغذ ، چابک ، منعطف و فرآیندگرا:


■   کارتابل الکترونیک تحت وب و  Responsive برای دسترسی سریع، ساده و امن به اطلاعات در هر زمان و از هر مکان


■   افزایش بهره وری و افزایش سرعت و دقت در عملیات اداری و نظارت عالی بر عملکرد سازمان


■    نرم افزار حرفه ای تحت وب با قابلیت استفاده بر روی انواع مرورگر ها و سیستم عامل ها


■    انجام کلیه عملیات مرتبط با مکاتبات اداری بصورت کاملا مکانیزه


■    امکان تهیه انواع گزارشهای کاربردی از مکاتبات و فرآیند های سازمانی


■    بایگانی مکاتبات مطابق با ساختار دلخواه و دسترسی سریع به سوابق مکاتبات


 

■   نرم افزار اتوماسیون اداری جامع با استفاده از نرم افزارهای مکمل و ماژولهای دلخواه : 


■    نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا دبیرخانه تحت ویندوز به انتخاب کاربر 


■    نرم افزار حرفه ای فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست


■   نرم افزارهای دفترچه تلفن ، تقویم ، مدیریت جلسات ، مدیریت کارها و تابلو اعلانات


■    نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه موبایل (APP Android)


■    مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در کارتابل :


  • مدیریت انواع نامه از قبیل نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی

  • مدیریت انواع موجودیت در گردش مانند یادداشت اداری، پیام ، فرمهای داخلی ، مستندات داخلی و ایمیل

  • امکان تفویض پست، امضاء یا بخشی از اختیارات و امکان نظارت بر کارتابل

  • امکان استفاده از بایگانی مرتبط با پست، شخص و سازمان

  • دسترسی به کارتابل دو زبانه (فارسی / انگلیسی )

 

■    امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسندUser Friendly :


  • امکان طبقه بندی ورودی های کارتابل بر اساس مشخصه دلخواه کاربر

  • امکان انجام عملیات خودکار بر روی ورودی های کارتابل با استفاده از ابزار عملیات اتوماتیک

  • امکان ثبت هامش بر روی تصویر نامه به صورت متنی یا با قلم نوری 

  • امکان استفاده از ویرایشگر داخلی ، نرم افزار Word نصب شده یا Word Online برای ایجاد متن نامه

  • محیط جستجوی پیشرفته برای انواع ورودی های کارتابل بصورت متمرکز

  • امکان پیگیری دقیق و اطلاع از وضعیت مکاتبات با استفاده از درختواره ارجاعات

  • امکان تعیین مهلت پاسخگویی و محدوده زمانی در زمان ثبت و ارجاع

  • امکان تعیین ارجحیت و طبقه بندی اسناد و اولویت بندی ارجاع

 

■    ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :


  • امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Fax Service)

  • امکان ارتباط با Mail Server و مدیریت ایمیل در کارتابل

  • پشتیبانی از پروتکل های استاندارد تبادل الکترونیکی مکاتبات نظیر ECE ، رصد و سپاد

  • امکان استفاده از سرویس تبادل اطلاعات بین سازمانی پیوست برای پوشش سازمانهای گسترده و هولدینگ ها

 

■    ارتباط یکپارچه اتوماسیون اداری با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :


  • امضای الکترونیکی احکام کارگزینی صادر شده در نرم افزار پرسنلی و کارگزینی پیوست

  • گردش اسناد دریافت شده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست در کارتابل

  • استفاده از نرم افزار دبیرخانه تحت وب برای ارسال و دریاقت نامه های صادره و وارده

  • استفاده از نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست برای گردش الکترونیکی انواع فرم سازمانی

■   گزارش‏های کنترلی و نظارتی برای مدیران ، درجهت افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای سازمانی:


  • تهیه گزارش از زمانهای استفاده هر کاربر، تعداد کارهای انجام شده در محدوده زمانی مورد نظر در نرم افزار اتوماسیون اداری

  • تهیه گزارشهای مقایسه ای از تعداد کارهای انجام شده و عملکرد پرسنل یا واحدهای سازمانی با یکدیگر

  • تهیه گزارش از وضعیت فرمهای در گردش در کارتابلهای مختلف و کنترل اتمام فرآیند گردش فرم

  • گزارش زمانهای صرف شده در گردش فرمها و کنترل و بهبود زمانها ، در راستای افزایش بهره وری و سرعت بخشیدن به فرآیندها

 

■    ارائه انواع گزارش‏های استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار اتوماسیون اداری:


  • امکان تهیه گزارش از ورودی ها و خروجی های کارتابل بر اساس حوزه دسترسی

  • امکان اعمال انواع فیلتر های تاریخی بر روی گزارش ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه​

  • امکان ایجاد و تهیه انواع گزارش های آماری و مدیریتی در محیط گزارش ساز پویا

  • امکان مشاهده جزئیات و Drill Down کردن بر روی گزارشهای آماری انجام کارها در اتوماسیون اداری