نرم افزار اتوماسیون اداری

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری ، ابزاری کاربردی است که برای مدیریت مکاتبات ، گردش کارها و مستندات در سازمانها و شرکتها استفاده می شود. این نرم افزار با تمام پرسنل ستادی و عملیاتی سازمان در ارتباط می باشد و استفاده از یک نرم افزار ساده، جامع و کاربرپسند User Friendly برای موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان بسیار مهم است.

نرم افزار اتوماسیون اداري پیوست ، با ارائه یک کارتابل تحت وب ساده و حرفه ای ، دستیار الکترونیکی مدیران و پرسنل سازمان بوده و می تواند امور رسمی و غیر رسمی سازمانی را مدیریت نماید.

برخی از این امور عبارتند از:

  • انجام مکاتبات رسمی با شرکتها و سازمانهای بیرونی از طریق نرم افزار دبیرخانه و ارسال/دریافت نامه، فکس، ایمیل.
  • گردش مکاتبات، نامه ها، کارها و فرمهای سازمانی در کارتابلها براساس ارجاعات یا فرآیندهای خودکار.
  • امور سازمانی پرسنل از قبیل مدیریت جلسات، قرارها، مدیریت کارها، دفترچه تلفن، پیامها، گزارش کار.
null
نرم افزار اتوماسیون اداري

مهمترین وظیفه سیستم اتوماسیون اداری، جریان آزاد گردش اطلاعات و مستندات در کارتابل مدیران و پرسنل است.

چرا اتوماسیون اداری پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟

 

■    طراحی و ساخت حرفه ای و کاربرپسند:

سیستم اتوماسیون اداری، براساس سالها تجربه در تیم طراحی و توسعه پیوست ، به گونه ای طراحی و پیاده سازی شده است که می تواند با مدلهای مختلف گردش مستندات در سازمان تطبیق یابد، روالهای ایزو یا دلخواه سازمان را پیاده سازی نماید و در اندازه های مختلف اجرا شود. کاربری بسیار ساده و کاربرپسند User Friendly ، محیط کاربری زیبا و استفاده از ابزار حرفه ای فرم ساز ، از دلایل شهرت اتوماسیون اداری پیوست می باشد.

 

■    ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست در راستای پیاده سازی نرم افزارهای فرآیندگرا:

کلیه نرم افزارهای مرتبط نظیر نرم افزار مالی و منابع انسانی می توانند گزارشهای خود را به کارتابل مدیران در اتوماسیون اداری ارسال نمایند. همچنین با استفاده از کارتابل الکترونیک و نسخه توسعه یافته نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار می توانند ، انواع فرآیندهای سازمانی را در محیط وب اجرا کرده و نتایج آن را در فرآیند گردش در فرمهای مربوطه در نرم افزارهای هدف درج نمایند. با پیاده سازی این فرآیندها می توان سازمان الکترونیک تحت وب و فرآیند گرا را در سازمان پیاده سازی نمود.

 

■    پوشش تعدد شرکت در هولدینگ یا گستردگی جغرافیایی :

اتوماسیون اداري پیوست قابلیت پیاده سازی در مدلهای متمرکز یا توزیع شده و پشتیبانی از عملیات سازمانهای گسترده کشوری را دارا می باشد. در این حالت می توان از نسخه چند دبیرخانه ای استفاده نمود. محیط کاربری راهبران سازمان مرکزی ، مستقل از راهبران شرکتهای تابعه بوده و دسترسی تعریف کاربران و ساختار سازمانی به راهبران شرکتهای تابعه تفویض می شود. پیاده سازی این ساختار در انواع شرکتهای بزرگ و هولدینگها در سالهای متمادی تجربه کاری کارشناسان پیوست انجام شده است.

 

■    خدمات استقرار و پیاده سازی کامل نرم افزار  :

خدمات استقرار و پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست، یکی از اجزای جدایی ناپذیر اجرای موفق این نرم افزار در سازمانهاست . در زمان استقرار و پیاده سازی نرم افزار، ساختار سازمان براساس گزارش شناخت تحلیل شده و بهترین حالت پیاده سازی برحسب اولویت ها و پیچیدگیهای سازمان پیشنهاد می شود. در مراحل اجرای نرم افزار ، همکاران واحد استقرار در کنار کارشناسان سازمان خریدار تا راه اندازی کامل نرم افزار حضور خواهند داشت و آموزشها در کلاسهای مختلف و سطح بندی شده ارائه می گردد. پیاده سازی موفق ، استفاده کامل و حداکثری از نرم افزار و بهینه سازی فرآیندها از اهداف مشترک ما با سازمان خریدار است. 

اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباط اطلاعاتی میان نرم افزارهای مختلف و نیز گردش کارها در قالب یک فرآیند به هم پیوسته را ایفا می‌کند.

اتوماسیون اداری پیوست با چنین رویکردی طراحی و با استفاده از برجسته ترین فناوری­های ساخت نرم افزار پیاده سازی شده است و به عنوان یک نرم افزار مطرح، قابلیت­ها و امکانات بی­شماری را در اختیار مدیریت سازمان قرار می­دهد که بتواند با بهره گیری از آن سازمان بدون کاغذ مدرن را محقق سازد.

شایان ذکر است که اتوماسیـون اداري پیوست در دو سال متوالی ۸۸ و ۸۹ برنده پر بلورین بهترین نرم افزار اتوماسیــون اداري کشور از کنفرانس نظام اداری الکترونیک شده است. این نرم افزار در قالب یک نرم افزار  اتوماسیون اداری تحت وب، با استفاده از تکنولوژی روز و ابزارهای پیشرفته ، توسعه یافته و  نیاز تعداد کثیری از سازمان­های بزرگ و کوچک در حوزه‌های مختلف دولتی، صنعتی، بازرگانی، خدماتی و… را برآورده می ­سازد.

پرسنل سازمان می توانند :

کارهای ورودی را در یک محیط دریافت و اولویت دهی کنند، سرعت گردش و انجام کارها را افزایش دهند، کارهای در گردش خود را پیگیری و اولویت بندی نمایند، دستورات شفاف و مشخص دریافت نموده و در زمان مناسب پاسخ دهی نمایند. در اصلاح فرآیندها مشارکت نموده و سازمانی فرآیندگرا، هوشمند، چابک و منعطف داشته باشند.

اتوماسیون اداری برای پرسنل

مدیران سازمان می توانند :

افزایش بهره وری و کارایی پرسنل شرکت خود را احساس کنند، مدیریت زمان بهتری داشته باشند. کارهای بیشتری را در زمان کمتر، پیگیری و نظارت کنند و سازمانی فرآیندگرا، ساختاریافته و هدفمند را پیاده سازی نمایند. سرعت و حجم کار انجام شده را اندازه گیری نموده و گلوگاههای کاری را شناسایی و روالها را اصلاح نمایند.

اتوماسیون اداری برای مدیران

■    اتوماسیون اداري پیوست ، ابزاری در جهت پیاده سازی سازمان بدون کاغذ ، چابک ، منعطف و فرآیندگرا:


■   کارتابل الکترونیک تحت وب و  Responsive برای دسترسی سریع، ساده و امن به اطلاعات در هر زمان و از هر مکان


■   افزایش بهره وری و افزایش سرعت و دقت در عملیات اداری و نظارت عالی بر عملکرد سازمان


■    نرم افزار حرفه ای تحت وب با قابلیت استفاده بر روی انواع مرورگر ها و سیستم عامل ها


■    انجام کلیه عملیات مرتبط با مکاتبات اداری بصورت کاملا مکانیزه


■    امکان تهیه انواع گزارشهای کاربردی از مکاتبات و فرآیند های سازمانی


■    بایگانی مکاتبات مطابق با ساختار دلخواه و دسترسی سریع به سوابق مکاتبات


 

■   سیستم اتوماسیون اداری جامع با استفاده از نرم افزارهای مکمل و ماژولهای دلخواه : 


■    نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا دبیرخانه تحت ویندوز به انتخاب کاربر 


■    نرم افزار حرفه ای فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست


■   نرم افزارهای دفترچه تلفن ، تقویم ، مدیریت جلسات ، مدیریت کارها و تابلو اعلانات


■   کارتابل الکترونیک نسخه موبایل (APP Android)


■    مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در کارتابل :


  • مدیریت انواع نامه از قبیل نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی

  • مدیریت انواع موجودیت در گردش مانند یادداشت اداری، پیام ، فرمهای داخلی ، مستندات داخلی و ایمیل

  • امکان تفویض پست، امضاء یا بخشی از اختیارات و امکان نظارت بر کارتابل

  • امکان استفاده از بایگانی مرتبط با پست، شخص و سازمان

  • دسترسی به کارتابل دو زبانه (فارسی / انگلیسی )

 

■    امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :


  • امکان طبقه بندی ورودی های کارتابل بر اساس مشخصه دلخواه کاربر

  • امکان انجام عملیات خودکار بر روی ورودی های کارتابل با استفاده از ابزار عملیات اتوماتیک

  • امکان ثبت هامش بر روی تصویر نامه به صورت متنی یا با قلم نوری 

  • امکان استفاده از ویرایشگر داخلی ، نرم افزار Word نصب شده یا Word Online برای ایجاد متن نامه

  • محیط جستجوی پیشرفته برای انواع ورودی های کارتابل بصورت متمرکز

  • امکان پیگیری دقیق و اطلاع از وضعیت مکاتبات با استفاده از درختواره ارجاعات

  • امکان تعیین مهلت پاسخگویی و محدوده زمانی در زمان ثبت و ارجاع

  • امکان تعیین ارجحیت و طبقه بندی اسناد و اولویت بندی ارجاع

 

■    ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :


  • امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Fax Service)

  • امکان ارتباط با Mail Server و مدیریت ایمیل در کارتابل

  • پشتیبانی از پروتکل های استاندارد تبادل الکترونیکی مکاتبات نظیر ECE ، رصد و سپاد

  • امکان استفاده از سرویس تبادل اطلاعات بین سازمانی پیوست برای پوشش سازمانهای گسترده و هولدینگ ها

 

■    ارتباط یکپارچه نرم افزار اتوماسیون اداری با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :


  • امضای الکترونیکی احکام کارگزینی صادر شده در نرم افزار پرسنلی و کارگزینی پیوست

  • گردش اسناد دریافت شده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست در کارتابل

  • استفاده از نرم افزار دبیرخانه تحت وب برای ارسال و دریافت نامه های صادره و وارده

  • استفاده از نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست برای گردش الکترونیکی انواع فرم سازمانی

■   گزارش‏های کنترلی و نظارتی برای مدیران ، درجهت افزایش بهره وری و بهبود فرآیندهای سازمانی:


  • تهیه گزارش از زمانهای استفاده هر کاربر، تعداد کارهای انجام شده در محدوده زمانی مورد نظر در اتوماسیون اداری

  • تهیه گزارشهای مقایسه ای از تعداد کارهای انجام شده و عملکرد پرسنل یا واحدهای سازمانی با یکدیگر

  • تهیه گزارش از وضعیت فرمهای در گردش در کارتابلهای مختلف و کنترل اتمام فرآیند گردش فرم

  • گزارش زمانهای صرف شده در گردش فرمها و کنترل و بهبود زمانها ، در راستای افزایش بهره وری و سرعت بخشیدن به فرآیندها

 

■    ارائه انواع گزارش‏های استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار اتوماسیون اداری:


  • امکان تهیه گزارش از ورودی ها و خروجی های کارتابل بر اساس حوزه دسترسی

  • امکان اعمال انواع فیلتر های تاریخی بر روی گزارش ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه​

  • امکان ایجاد و تهیه انواع گزارش های آماری و مدیریتی در محیط گزارش ساز پویا

  • امکان مشاهده جزئیات و Drill Down کردن بر روی گزارشهای آماری انجام کارها در اتوماسیون اداری 


7 نوع مستند در گردش در کارتابل اتوماسیون اداری پیوست

مستندات در گردش در کارتابل های نرم افزار اتوماسیون اداری عبارتند از :

1- نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی
2- یادداشت اداری (نامه غیر رسمی)
3- فرم های تولید شده توسط ابزار فرمساز و مدیریت گردش کار
4- ایمیل (با اضافه شدن انتخابی ماژول ایمیل)
5- فرم های سازمانی ارسال شده از نرم افزارهای مالی و منابع انسانی پیوست
6- پیام های شخصی
7- اسناد و پرونده های ارسالی از نرم افزار مدیریت اسناد

استفاده از اتوماسیون اداری پیوست به چه مجموعه هایی پیشنهاد می شود؟

گروه نرم افزاری پیوست تجربه راه اندازی نرم افزار اتوماسیون اداری را از مجموعه های پنج کاربره تا چند هزار کاربره را در کارنامه کاری خود دارد .

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری پیوست به مجموعه های زیر پیشنهاد می شود:
1- شرکت هایی که روال سنتی نامه نگاری دارند و می خواهند فرآیندهای مکانیزه را جایگزین آن نمایند.
2- شرکت هایی که اتوماسیون اداری را به صورت محدود و ناموفق اجرا کرده اند و به دنبال نرم افزار کاربرپسند، ساده و فرآیند محور می گردند.
3- شرکت هایی که گستردگی جغرافیایی دارند و می خواهند گردش سریع و مطمئن اسناد داشته باشند.
4- شرکتهایی که به دنبال افزایش نظم ، بهره وری و سرعت انجام کار در مجموعه خود هستند.

10 بخش اصلی اتوماسیون اداری پیوست

سیستم اتوماسیون اداري پیوست از بخش های تشکیل شده است :

1- دبیرخانه
2- کارتابل جاری، پیگیری و در دست اقدام
3- نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار
4- تابلوی اعلانات
5- دفتر تلفن
6- مدیریت کارها
7- صندوق پستی
8- یادداشت ها
9- تقویم
10- بایگانی

سیستم اتوماسیون اداری پیوست در چه محیط کاربری قابل استفاده است؟

سیستم اتوماسیون اداری پیوست تحت وب بوده و روی انواع سیستم عامل و انواع مرورگر قابل استفاده است

OS: Windows , Linux , iOS , Android
Browser: IE , Chrome , Firefox , Safari

برنامه اتوماسیون اداري پیوست به صورت Responsive طراحی شده است و محیط کاربری را برحسب Resolution نمایشگری که در آن نمایش داده می شود تطبیق می دهد، در این راستا می توان روی تبلت و موبایل نیز از کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب پیوست استفاده کرد.
برنامه اتوماسیون اداری پیوست دارای یک نسخه App Android نیز می باشد.

چه کسانی می توانند کاربر اتوماسیون اداری پیوست باشند؟

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست، حداقل اطلاعات کامپیوتری کافی است.

با توجه به محیط بسیار ساده و کاربرپسند پیوست، کاربران عمومی اتوماسیون اداری پیوست، اگر دوره ICDL را گذرانده باشند و یا روی موبایلهای هوشمند، از شبکه های اجتماعی استفاده کرده باشند می توانند به راحتی آموزش کار با اتوماسیون اداری را فراگیرند.
سادگی کار با این سیستم در اقبال کاربران و عمومی شدن استفاده از اتوماسیون اداری پیوست در شرکتها و سازمانها بسیار موثر بوده است.

3 ابزار برای تایپ نامه در اتوماسیون اداری پیوست

سیستم اتوماسیون اداري پیوست از سه نرم افزار برای تایپ و ادیت نامه استفاده مینماید:

1- Html editor که به صورت محدود و برای تایپ یادداشت های اداری و پیش نویس نامه های صادره و داخلی استفاده می شود.
2- MS WORD که نرم افزار پیش فرض پیوست برای تایپ و اصلاح نامه بوده و باید روی کلاینت نصب شود.
3- MS WORD Online که نسخه تحت وب می باشد و روی سرور نصب می شود تا در صورت نیاز کاربر بتواند در مجموعه هایی که نیاز به اصلاح یا تولید نامه دارد از آن استفاده نماید.

نکته : Word online، سرویسی است که خیلی از امکانات مفید و مناسب word را در قالب web application در اختیارکاربر قرار میدهد.

در محیط کاربری اتوماسیون اداری پیوست چه افزونه هایی باید روی مرورگر یا سیستم عامل نصب شود؟

برای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب پیوست نیاز به اضافه کردن افزونه خاصی برای کار کردن نمی باشد. در همین راستا می توان سیستم اتوماسیون اداری پیوست را روی انواع سیستم عامل ، انواع مرورگر و تبلت و موبایل استفاده نمود.

چگونه ازسیستم اتوماسیون اداري تحت وب پیوست روی موبایل استفاده کنبم؟

استفاده از سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی موبایل:

سیستم اتوماسیون اداري پیوست روی انواع موبایل هوشمند قابل استفاده می باشد.
باید در نظر داشته باشیم که موبایل برای کسانی که عادت به استفاده از کیبورد و ماوس دارند نمی تواند جایگزین کارتابل روی لپ تاپ یا کامپیوتر شود. ولی استفاده از موبایل هوشمند برای مشاهده کارتابل، امضای نامه ها، اصلاح نامه ها ، تایید فرمها و … کاملا معمول و کاربردی است.

در نظر داشته باشید محیط کاربری اتوماسیون اداري روی موبایل برحسب مرورگر Chrome یا Safari و اندازه صفحه تنظیم می شود. هرچه اندازه صفحه بزرگتر باشد، احتمالا کاربر احساس راحتی بیشتر برای کار طولانی مدت خواهد داشت.

همچنین با توجه به Responsive بودن اتوماسیون اداري پیوست ، استفاده روی موبایل یا تبلت در این حوزه ممکن است.

از Android App هم می توان روی سیستم عامل اندروید استفاده نمود.