بایگانی

[vc_row][vc_column][vc_column_text]نرم افزار مدیریت اسناد DMS یا (Document Management System)یک نرم افزار حرفه ای برای تعریف، نگهداری، طبقه بندی، اعمال سطح دسترسی و جستجو پذیر نمودن اسناد و مدارک سازمانی است. و می تواند برای یک یا چند نوع از اسناد سازمان پیاده سازی شود. این نرم افزار یک موتور جستجوی حرفه ای برای گردش در میان انواع اسناد سازمان در اختیار افراد مجاز می گذارد.   به عنوان مثال: پرونده های پرسنلی در یک سازمان می توانند هدفی برای پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد باشند. یک پرونده پرسنلی از یک زونکن که فیلدهای اطلاعاتی خاصی روی آن نوشته شده (کدپرسنلی، نام و نام خانوادگی، نوع استخدام و ...

[vc_row css=".vc_custom_1729499705315{padding-right: 28px !important;padding-left: 28px !important;}"][vc_column][vc_column_text] تنوع نامه های ثبت شده در اتوماسیون اداری پیوست   در یک سیستم اتوماسیون اداری حرفه ای مانند اتوماسیون اداری پیوست، دبیرخانه نقشی اساسی به عنوان دروازه و کنترل کننده مستندات و نامه های ورودی و خروجی به سازمان ایفا می نماید. در نرم افزار دبیرخانه ، دفاتر اندیکاتور، نقش ثبت کننده و شماره دهنده به نامه های مختلف را ایفا می کنند و در مسیر ورود و خروج نامه ها به سازمان ، مدیریت ثبت و گردش صحیح نامه ها را بر عهده می گیرند. این نامه ها به انواع شیوه های دریافت به دست ما می رسند و یا برای مخاطب ارسال می گردند.   انواع نامه هایی که در سیستم دبیرخانه ثبت می شوند عبارتند از : نامه های وارده : از طرف شرکتها و سازمانهای دیگر...

[vc_row][vc_column][vc_single_image image="27095" img_size="full" alignment="center"][vc_column_text] شیوه های ارسال و دریافت نامه :   نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند: دریافت مستقیم : نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد. دریافت الکترونیکی: نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد. دریافت الکترونیکی خودکار: نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد. نامه...

شاید بنظر برسد برای انجام این کار می بایست در قواعد گردش کار اتوماسیون استثنائاتی را تعریف نمود که البته این کار اشتباه است زیرا در این حالت این افراد در مکاتبات و ارجاعات نیز دسترسی هایی خارج از سلسله مراتب را دارا خواهند بود. بهترین راه برای انجام این کار استفاده از گروه های کاری ( قابل تعریف در مدیریت سازمان ) می باشد. پس از تعریف گروه مورد نیاز و عضویت دادن پست های مورد نظر، می بایست در قسمت پست های قابل انتخاب، با تنظیم روی گزینه " انتخاب از گروه" گروه مورد نظر را انتخاب نمود....

در حالت پیش فرض، نامه پیش نویس را جهت تایپ فقط برای تایپیست هایی که در محدوده ارجاع قرار دارند می توان ارسال نمود و این برای سازمان هایی مناسب است که از گستردگی نسبی برخوردار بوده و هر واحد سازمانی برای خود تایپیست مجزایی داشته باشد. اما در سازمان ها و شرکت هایی که ابعاد کوچکتری داشته و یک تایپیست می تواند پاسخگوی تایپ نامه همه واحد ها باشد می توان با انتخاب گزینه "استفاده از تایپ متمرکز" در پنجره تنظیمات، عملیات تایپ را به شکلی متمرکز انجام داد....