نقش اتوماسیون اداری کارآمد در سازمان های چابک
تاریخ انتشار: ۱۴۰۰/۰۷/۱۱
نقش اتوماسیون اداری کارآمد در سازمان های چابک
با تغییرات مداوم دنیای امروز و شکل گیری فرصت های ارزشمند بسیاری، حوزه های کاری، اهداف و نقش های جدیدی در کسب و کار ها ایجاد و حجم اطلاعات در گردش افزایش می یابد. به همین سبب شاهد رشد و توسعه روز افزون وظایف و ارجاعات در سازمان ها هستیم که برنامه ریزی، نظارت و هماهنگی این امور را برای مدیران پیچیده تر می کند.
از طرفی استفاده از فرصت های جدید و دستیابی به اهداف سازمان به کمک منابع موجود، نیازمند افزایش بهره وری است. بر همین اساس تمرکز روی رفع موانعی چون اتلاف زمان، ناهماهنگی در انجام امور و وظایف، کندی سرعت انتقال اطلاعات و البته بهبود نظارت بر عملکرد سازمان و افزایش کارایی کارکنان از دغدغه های اصلی مدیران است.
سازمان چابک Agile ، نیاز روز دنیای رقابت
سازمان های چابک، سازمانهای ارزش آفرینی هستند که با به کار گیری صحیح اصولی همچون استراتژی، ساختار، فرآیند، نیروی انسانی و تکنولوژی، همپای تغییرات و با نگاهی تحول گرا در حال بهره برداری از فرصت های شکل گرفته می باشند.
این سازمانها، در پی حفظ هر دو جنبه پایداری و پویایی در سازمان بوده و به کمک ساده سازی ساختارهای سنتی، شتاب دهی به فرایند ها، افزایش نرخ رشد و البته کاهش هزینه ها با بهره گیری از فناوری های پیشرفته به دنبال بهبود عملکرد و افزایش راندمان می باشند.
اتوماسیون اداری چگونه به بهبود عملکرد و چابکی در سازمان کمک می کند؟
استفاده از بستری مناسب برای جاری سازی فرهنگ سازمانی، ثبت دقیق اطلاعات ارزشمند سازمان و نظارت بر انتقال آن، تدوین قواعد ارجاع، چرخه وظایف و گردش کارها، روشن کردن نقش ها و تقسیم وظایف، همچنین امکان کنترل، پیگیری و نظارت بر انجام کارهای محول شده و البته ثبت دقیق گزارش عملکرد کارکنان، اتوماسیون اداری ابزاری ارزشمند و بسیار موثر برای کمک به مدیران خواهد بود.
نرم افزار اتوماسیون اداری با امکان بهره گیری از بخش هایی شامل دبیرخانه، کارتابل الکترونیک هوشمند، مدیریت کار، فرم ساز و فرآیندساز و مدیریت جلسات فرصت پیاده سازی راهکار های لازم جهت رفع موانع و افزایش بهره وری را در اختیار مدیران قرار می دهد.
از طرفی این امکان در اختیار کارکنان خواهد بود تا تمام کارهای محول شده را در یک محیط مشاهده، اولویت بندی، زمان بندی و پیگیری کرده و انجام کار را ثبت کنند. همچنین ثبت گزارش کار می تواند به صورت اتوماتیک انجام شود تا حرکت به سمت یک سازمان هوشمند و چابک را برای تمام اعضا تسهیل کند.
اتوماسیون اداری چه ابزار هایی را در اختیار سازمان قرار میدهد؟
دبیرخانه
استفاده از روش ها و امکانات متعدد جهت ارسال و دریافت مکاتبات، افزایش سرعت در ثبت، بایگانی، طبقه بندی و حفظ سوابق مستندات سازمان ، پیروی از ساختار سازمان برای ارجاع و گردش آنها و همچنین تسهیل در مدیریت سطوح دسترسی به مستندات ثبت شده در دبیرخانه از مزایای استفاده از دبیرخانه الکترونیک است.
کارتابل الکترونیک هوشمند
کارتابل در اتوماسیون اداری بر خلاف آنچه به نظر میرسد صرفا محیطی برای نگهداری نامه ها نیست. بلکه کارتابل یک فضای کار همیشه در دسترس برای مدیریت تمامی امور تخصیص یافته به کاربر است. مشاهده، اقدام و ارجاع روی تمامی مستندات شامل یادداشت ها، فرم ها و نامه ها، امکان جستجوی سریع بین مستندات در اختیار کاربر از جمله مزیت های بهره گیری از کارتابل است.
اما فراتر از آن، یک اتوماسیون اداری کارآمد، امکان مدیریت هوشمند کارتابل را در اختیار مدیران قرار می دهد. اولویت بندی اتوماتیک کارها بر اساس پارامترهای مورد نظر، امتیاز استفاده بهینه از زمان ارزشمند مدیران را فراهم میکند و سرعت گردش مستندات و ارجاع کار در سازمان را افزایش می دهد . بهره گیری از عملیات اتوماتیک بر اساس شروط مورد نظر برای ارجاعات پر تکرار فرم ها، نامه ها و یادداشت ها، اولویت بندی مستندات با ارزش و البته تفویض تنها بخشی از کارتابل ورودی از جمله ویژگی های کارتابل هوشمند در اتوماسیون اداری است.
مدیریت کارها
نرم افزار مدیریت کارها می تواند با استفاده از امکان تعریف پروژه، تخصیص کار به صورت زمان بندی شده، ثبت اتوماتیک گزارش کار و البته امکان گزارش گیری از وضعیت کارهای تخصیص داده شده، انجام و پیگیری فعالیت های سازمان را نظام یافته کند. این ابزار می تواند به صورت مستقل فعالیت نماید یا روح انجام کار را در تمامی فعالیتهای جاری در کارتابل الکترونیک بدمد و با تسهیل سازی کار تیمی و گروهی در پیشبرد فرهنگ کار جمعی در سازمان نیز موثر باشد.
ابزار فرم ساز و فرآیند ساز
سازمان های فرآیندگرا می توانند با بهره گیری از نرم افزار فرم ساز و فرآیندساز، مراحل انجام کارهای تکرار پذیر، ساده یا پیچیده و در قالب فرمرا در سازمان الکترونیک کرده و امکان اصلاح و بازبینی در فرآیندهای پر هزینه را در اختیار داشته باشند، یکپارچگی بین واحدها و نرم افزارهای مختلف را با نگرشی جدید برقرار کرده، سرعت گردش کار را افزایش داده و میزان خطا در انجام امور را به شکل چشمگیری کاهش دهند. با استفاده از این ابزار، نگرش پرسنل سازمان به سمت تحلیل براساس استانداردهای ایزو محور، میل خواهد نمود.
مدیریت جلسات
ابزار مدیریت جلسات امکان انتخاب صحیح مدعوین، زمان، مکان و روش برگزاری مناسب جهت مشارکت تمام حاضرین، ثبت مصوبات و در دسترس بودن مصوبات جلسات پیشین و مستندات مورد نیاز منجر به سهولت در هماهنگی و برگزاری جلسات اثر بخش و موثر در سازمان می شود.
اتوماسیون اداری یک نیاز نیست یک ضرورت بی همتا است
با پیاده سازی اتوماسیون اداری کارآمد و حرفه ای، سازمانی خلاق، منسجم و پویا با قابلیت های زیر خواهیم داشت:
- سازمانی فرآیندمحور، چابک، پاسخگو و مسئولیت پذیر
- همکارانی با دانش روز و در حال کار با فرهنگ ایزو
- قابلیت ترمیم واحدهای مختلف در زمان جابجایی همکاران
- سرعت بالای انجام کار در عین شفافیت کارها
- پاسخگو بودن افراد و پستهای مختلف در مقابل وظایف کاری
- به روز رسانی فرآیندها و روشهای انجام کار براساس نیازهای جدید
امنیت این نرم افزار تضمین شده‌ست؟
ضمن اینکه چه تعداد سِرور مورد نیازه؟
درود بر شما
در طراحی و پیاده سازی نرم افزار انواع ملاحظات امنیتی در نظر گرفته شده است.
ولی ملاحظاتی مانند مدیریت توزیع و در دسترس بودن در محیط های مختلف، استفاده از توکن، رمزنگاری داده ها و … از انواع ملاحظات امنیتی خاص می باشد که بر حسب انتخاب خریداران فعال می شود.
البته نگهداری نام کاربری و کلمه عبور و ملاحظات سطوح محرمانگی اطلاعات ، غیر فعال کردن کاربران خارج شده از سازمان و … هم باید توسط سازمان خریدار رعایت شود.
سرورهای موردنیاز براساس تعداد کاربران همزمان و حجم اطلاعات موجود و در گردش تعیین می شود که در این زمینه مشاوره لازم توسط همکاران واحد فنی در جلسات تهیه شناخت ارائه می گردد.
اتوماسیون اداری برای کارهای داخلی بیشتر استفاده میشه یا برای نامه نگاری ؟
سیستم اتوماسیون اداری پیوست یک ابزار برای هر دو کاربرد است،
ارسال / دریافت نامه و به اصطلاح نامه نگاری با شرکتها و سازمانهای مختلف که با ابزارهایی مثل فکس و ایمیل و ECE تسهیل می شود و همچنین گردش اطلاعات در داخل سازمان که با استفاده از ارجاعات و فرمهای سازمانی و یادداشت اداری و پیام و ایمیل و … در یک بستر یکپارچه در کارتابل پاسخ دهی می شود.
اتوماسیون اداری به دستگاه کارت ساعت هم وصل میشه؟ دستگاه اثر انگشتی یا تشخیص چهره ؟
با استفاده از فرمهای الکترونیک و اتوماسیون اداری پیوست می توانید انواع فرمهای مرخصی و ماموریت و دورکاری و … را به گردش در آورید ولی این فرمها برای ثبت تردد باید اطلاعات خود را در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ثبت نمایند، اطلاعات تردد پرسنل می تواند از انواع دستگاه کارت ساعت (اثر انگشتی یا تشخیص چهره) دریافت شود و در این حوزه نرم افزار حضور و غیاب محدودیتی ندارد.
ولی نرم افزار اتوماسیون اداری به تنهایی به دستگاه کنترل تردد یا کارت ساعت وصل نمی شود.