یک سند اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند...

بیشتر بخوانید

کاربرد دکمه “پوشه نامه ها” در نوار ابزار اتوماسیون چیست؟

درصورتیکه بخواهیم بجای مشاهده لیست عناوین نامه ها در کارتابل، محتوای نامه را یکی پس از دیگری مشاهده کنیم از ابزار "پوشه نامه ها" استفاده می کنیم. در واقع هنگامی استفاده از این قابلیت مفید خواهد بود که متن نامه ها برای ما اهمیتی بیش از اطلاعاتی نظیر موضوع، فرستنده، شماره و تاریخ نامه داشته باشد. امکانات موجود در این ابزار به ما اجازه می دهد علاوه بر مشاهده و مرور متن در صورت لزوم همان جا دستورات لازم را صادر کرده...

بیشتر بخوانید

منظور از نوع سند چیست و چگونه می توان آن را تعریف کرد؟

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان نحوه نمایش ساختار پوشه ها را مرتب کرد؟

حین تنظیم ساختار پوشه های یک سازمان ممکن است ترتیب خاصی رعایت نشود و به طور عام حسب اهداف سازمانی این ساختار تعریف شود. ولی پس از تعریف نسبتا کامل ساختار پوشه ها می توان وفق سلیقه سازمان این ساختار را مرتب نمود. برای این کار مراحل ذیل انجام می شود: ۱-با کاربر مدیر سیستم وارد سیستم می شویم. ۲-وارد "مدیریت سازمان" شده و در قسمت مدیریت برنامه های کاربردی محصول بایگانی مستندات را انتخاب می کنیم. ۳-در پنجره سمت چپ آیتم ساختار بایگانی را دابل...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان پوشه های موجود در پانل “ساختار پوشه ها” در مدیریت اسناد را به صورت دلخواه مرتب نمود؟

این امکان در اختیار مدیر سیستم بوده و وی می تواند در قسمت مدیریت سازمان - مدیریت برنامه های کاربردی قسمت  "بایگانی مستندات "، با انتخاب شاخه "ساختار بایگانی"، سپس انتخاب گزینه "مرتب سازی" از منوی کلیک راست بر لیست پوشه ها، در فرم ظاهر شده، پوشه مورد نظر را انتخاب و با استفاده از دکمه های فلشی، پوشه را به محل مورد نظر منتقل نماید. در ضمن میتوان با استفاده از دکمه های مرتب سازی صعودی و مرتب سازی نزولی نیز پوشه...

بیشتر بخوانید