نامه اداری چیست ؟

زمان مطالعه: ۴ دقیقه

نویسنده : آرزو اخوان
تاریخ انتشار: ۱۴۰۰/۰۸/۲۵

نامه اداری چیست ؟

آنچه در این مقاله می خوانید

▫ سربرگ نامه ▫ شماره نامه و تاریخ نامه ▫ گیرنده نامه ▫ فرستنده نامه ▫ موضوع نامه ▫ متن نامه ▫ رونوشت نامه ▫ پیوست نامه ▫ زنجیره ارتباطات نامه

نامه اداری یک ابزار ارتباطی بین سازمانی یا درون سازمانی است که برای انتقال یک پیام مورد استفاده قرار می گیرد. این پیام گاهی محتوای دستوری دارد، گاهی جنبه اطلاع رسانی و گاهی حاوی یک درخواست است.

نامه های اداری عموما از یک ساختار نظام یافته برخوردار هستند و از ادبیات رسمی در آنها استفاده می شود. این ساختار شامل بخش های متعدد و حاوی اطلاعات کاربردی است.

شناخت ساختار نامه های اداری و رعایت قواعد دستوری به تولید محتوای مناسب برای انتقال صحیح پیام کمک بسیاری می کند.

ساختار استاندارد نامه اداری شامل بخش ها و ویژگی های زیر است :

سربرگ نامه

سربرگ یکی از عناصر اصلی نامه های اداری و اسناد رسمی است و نقش پررنگی در اعتبار بخشی به مکاتبات دارد. سربرگ ها به صورت اختصاصی و  متناسب با ویژگی های سازمان طراحی می شوند و شامل اطلاعاتی از جمله نام و لوگوی سازمان، شماره و تاریخ نامه، اطلاعات تماس و آدرس هستند. سربرگ نامه های اداری در دو اندازه A4 و A5  تولید می شوند.

شماره نامه و تاریخ نامه

شماره نامه اداری یک کد متشکل از تعدادی عدد یا ترکیبی از حروف و اعداد است. این کد گذاری به صورت هدفمند انجام می شود و می تواند اشاره به یک واحد اداری، دفتر ثبت اندیکاتور، سال صدور و… داشته باشد. در واقع می توان گفت شماره نامه چکیده ای از شناسنامه آن است که طبقه بندی و جستجوی مکاتبات اداری را تسهیل می کند. تاریخ نامه، تاریخ ثبت آن در دفتر اندیکاتور است و در کنار شماره نامه و عموما در قسمت سمت چپ بالای سربرگ قرار می گیرند.

گیرنده نامه

گیرنده نامه یا مخاطب همان شخص دریافت کننده پیام است. این بخش شامل نام سازمان گیرنده، نام فرد دریافت کننده نامه و مقام سازمانی اوست. به دلیل اهمیت و حساسیت این قسمت از نامه باید اطلاعات آن دقیق، معتبر و بروز باشد. از طرفی در انتخاب مخاطب، علاوه بر هدف فرستنده از ارسال نامه، قوانین سازمان گیرنده نامه نیز موثر خواهد بود.

فرستنده نامه

فرستنده همان شخص ارسال کننده پیام است که نامه توسط او صادر و البته امضا می شود. مشخصات فرستنده نیز شامل نام سازمان است که همراه لوگوی سازمان در قسمت سربرگ قرار می گیرد و اطلاعات واحد، مقام سازمانی و نام شخص امضا کننده، که در انتهای متن نامه درج می شود. تعیین شخص امضا کننده بر اساس قوانین و قواعد داخلی سازمان خواهد بود و گاهی ممکن است یک نامه دو یا چند امضاء کننده داشته باشد.

موضوع نامه

موضوع نامه عبارت یا جمله ای کوتاه است که اشاره به پیام اصلی نامه و هدف فرستنده آن دارد. این عبارت یا جمله کوتاه پیش از شروع متن اصلی نامه قرار می گیرد و باید گویا، دقیق و شفاف باشد. تلاش می شود در موضوع نامه از کلمات کلیدی استفاده شود تا علاوه بر کمک به انتقال سریع پیام، جستجو یا طبقه بندی نامه ها را نیز تسهیل کند.

متن نامه

متن نامه در واقع همان محتوای اصلی نامه و در برگیرنده پیام مورد نظر است. متن نامه با ذکر ادب و احترام شروع می شود، پس از مقدمه ای کوتاه از موضوع مورد نظر به پیام اصلی می پردازد و با سپاس گذاری از مخاطب به پایان می رسد. متن باید شفاف، صریح، مودبانه، رسمی، دور از زیاده گویی و شامل اطلاعات کافی و لازم برای انتقال پیام به مخاطب باشد. پیامی که بر مبنای هدفی مشخص شامل دستور، اطلاع رسانی یا یک درخواست ارسال می شود.

رونوشت نامه

رونوشت آخرین بخش نامه اداری است و تنها زمانی درج آن ضرورت پیدا می کند که لازم باشد شخص یا واحد دیگری غیر از مخاطب اصلی، نسخه ای از نامه را دریافت کند. اعتبار نسخه رونوشت نامه برابر با نسخه اصلی است و ممکن است صرفا برای اطلاع رسانی و یا به منظور سپردن جریان کار به فرد یا واحد دیگری استفاده شود. لازم است گیرنده های متعدد رونوشت نامه به ترتیب مقام سازمانی ذکر و اقدام لازم برای هر گیرنده به صورت کوتاه و صریح بیان شود.

پیوست نامه

نامه اداری علاوه بر بخش های اصلی، ممکن است دارای پیوست نیز باشد. پیوست نامه، یک مستند مرتبط با محتوای نامه است اما امکان درج آن در متن نامه وجود ندارد. آنچه مانع تفکیک پیوست از متن نامه می شود دلایل متعددی دارد:

• حجم زیاد و متن طولانی مثل یک گزارش
• ماهیت مستقل مثل یک مستند فنی یا نقشه
• یک سند رسمی مثل یک قرارداد

زنجیره ارتباطات نامه

علاوه بر رعایت ساختار نامه اداری، زنجیره ارتباطات آن نیز در انتقال دقیق پیام مورد نظر موثر است. در بسیاری از موارد ممکن است متن نامه در پاسخ به یک نامه دریافتی و یا برای یادآوری و پیگیری یک نامه ارسال شده در گذشته تهیه می شود. در صورتی که متن نامه برای پاسخ به نامه ای دریافت شده آماده شود از واژه عطف و اگر برای یادآوری یک نامه ارسال شده باشد، از واژه پیرو استفاده می شود. به مجموعه عطف و پیرو نامه های اداری زنجیره ارتباطات نامه می گویند.

در نظر گرفتن موارد ذکر شده و رعایت ساختار صحیح نامه اداری، کمک می کند تا پیام اصلی در قالب یک خروجی منسجم به گیرنده نامه منتقل شود تا دقت و سرعت در رسیدگی به آن را به شکل چشمگیری افزایش دهد.

در دنیای امروز، نرم افزار اتوماسیون اداری با ماژول ها و امکانات کاربردی متعدد، کمک بسیاری به مسئولین دفاتر و کارمندان در تهیه پیش نویس های متفاوت، ثبت، طبقه بندی و جستجوی نامه های اداری می کند.

ثبت دقیق مشخصات نامه های صادره و وارده در دبیرخانه، استفاده از دفاتر ثبت اندیکاتور متعدد، به کارگیری سربرگ های مختلف، حفظ ساختار و زنجیره ارتباطات نامه و پیوست های یک نامه اداری، ثبت و نگهداری ارجاعات و همچنین پاراف ها و دستورات درج شده روی آن از جمله امکانات در اختیار کاربران اتوماسیون اداری است.