دبیرخانه چیست و در ساختار سنتی اداری چگونه کار می کند؟

گروه نرم افزاری پیوست > مقالات  > اداری  > دبیرخانه چیست و در ساختار سنتی اداری چگونه کار می کند؟

دبیرخانه چیست و در ساختار سنتی اداری چگونه کار می کند؟

زمان مطالعه: ۷ دقیقه

دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است که اداره امور دفتری سازمان را براساس روشهای تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مکاتبات و مرسولات اداری را انجام می دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده و صادره را در سازمان تقبل می نماید. این واحد برای انجام بهینه فعالیت در ساختار سنتی و غیر مکانیزه شامل ابزارهایی است از جمله: دفتر اندیکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر اندکس و دفتر ارسال مرسولات

 

 

 

دفتر اندیکاتور چیست؟

 

دفتر اندیکاتور، دفتری است که کلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یکدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود.

 

 

دفتر اندکس (دفتر راهنمای دبیرخانه)

 

درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود. لذا در این گونه موارد مسئولین دبیرخانه می بایست، از روی اجبار نامه های وارده را علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور، در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری میکردند. به دفتر اندکس، دفتر راهنمای نامه های وارده یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز گفته می شود. به طور کلی دفتر اندکس نشان دهنده ورود و یا عدم ورود هر یک از نامه های وارده شماره دار به مؤسسه و یا سازمان گیرنده نامه میباشد.

نمونه یک دفتر اندکس

 

دفتر ارسال مرسولات

 

انواع شیوه های ارسال نامه

 

 

۱. دورنگار (فکس)

دستگاهی است که تصویر نامه صادره را با سرعت بالایی از سازمان فرستنده به سازمان گیرنده انتقال میدهد.

 

 

۲. نامه رسان (پیک):

فرد یا افرادی که نامه های صادره یک سازمان را به سازمانها و یا اشخاص دریافت کننده در شهر محل استقرار فرستنده، تحویل داده و از گیرنده اینگونه نامه ها رسید اخذ مینمایند.

 

 

۳. نامه رسان داخلی :

فرد یا افرادی که نامه های صادره و یا وارده ارجاعی یک سازمان را درون تشکیلات همان سازمان توزیع نموده و معمولا از گیرندگان اینگونه نامه ها در دفاتر ارسال مرسولات امضاء دریافت مینمایند.

 

 

۴. پست :

 مؤسسه ای است که کلیه نامه های اشخاص حقیقی و یا اشخاص حقوقی را درون کشور و یا خارج از کشور توزیع مینماید که امروزه دارای خدمات گسترده و قابل توجهی شده است.

 

 

روال ثبت نامه های وارده

 

 

مراحل ثبت یک نامه وارده در روش سنتی و دستی به شرح ذیل میباشد:

۱.کلیه نامه های وارده ابتدا وارد واحد دبیرخانه شده و در صورت لزوم به آورنده نامه رسید داده میشود. (به استثنای نامه های که از طریق پست به سازمان ارسال میگردد)

۲. مسئول دبیرخانه نامه را دریافت و پس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوستها ، وجود امضاء و سایر نکات جهت ثبت آنها، مهر ورود به سازمان روی نامه ها میزند.

۳. نامه ها در دفتر اندیکاتور توسط مسئول دبیرخانه ثبت و شماره و تاریخ ثبت نامه در دفتر مزبور، در محلهای تعین شده در مهر ورود نامه (مهر اندیکاتور) یادداشت میشود.

۴. پس از ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به آنها ، در بعضی از مؤسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز ثبت مینمایند . هدف از ثبت نامه ها در دفتر اندکس ، سهولت دسترسی به شماره اندیکاتور و ثبت نامه های وارده از طریق شماره نامه هاست.

۵. پس از ثبت شماره و تاریخ نامه در دبیرخانه، نامه های اداری توسط مسئول دبیرخانه تفکیک و به صورت طبقه بندی شده در دفاتر کارتابل مدیران و کارکنان سازمان قرار میدهد.

۶. در انتها پس از طی این مراحل، مشخصات نامه ها برحسب واحدهای اقدام کننده، در دفتر ارسال مراسلات یا دفتررسید ثبت شده و پس از تقسیم آنها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان های داخلی) به واحد و یا مسئول اقدام، تحویل و رسید اخذ میشود .

 

 

روال ثبت نامه های صادره

 

مراحل ثبت یک نامه صادره در روش سنتی و دستی به شرح ذیل میباشد:

۱. ابتدا پیشنویس نامه توسط کارکنان داخل سازمان تهیه و جهت تایپ، به ماشین نویس (تایپیست) داده میشود.

۲. تایپیست، نامه را پس از تایپ و چاپ پیشنویس، برای تهیه کننده نامه جهت پاراف و تایید ارسال می نماید.

۳. تهیه کننده نامه پس از مشاهده و مطابقت آن با پیشنویس اولیه خود در صورت تایید، نامه را پاراف و جهت اخذ تاییدیه های بعدی، به مسئول مافوق خود ارسال می نماید . ولی در صورت عدم تطبیق متن تایپ شده با پیشنویس اولیه، شخص تهیه کننده، متن نامه را اصلاح و مجدد به تایپیست ارسال می کند تا اصلاحات مورد نظر در متن نامه اعمال و جهت تایید مجدد برای ایشان ارسال گردد.

۴. در روند اخذ تاییدیه پیشنویس نامه، افراد صلاحیت دار میبایست نامه را مشاهده و تایید نمایند و پس از اخذ تأییدیه نهایی، نامه توسط تایپیست پرینت (چاپ) و به صورت فیزیکی توسط مدیر سازمان یا سمت مافوق سازمانی، امضاء میشود.

۵. پس از ثبت امضای فیزیکی روی نامه، اصل نامه و در صورت لزوم پیوستهای همراه آن، وارد واحد دبیرخانه میشود تا در آنجا عملیات ثبت و ارسال نامه انجام شود.

۶. مسئول دبیرخانه پس از مشاهده امضای نامه و مشخصات آن، نامه را در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره و تاریخ اخذ شده از دفتر را بر روی اصل نامه یادداشت مینماید .

۷. مسئول دبیرخانه می بایست جهت داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یک نسخه کپی در بایگانی دبیرخانه نگهداری نماید.

۸. در انتها پس از ثبت نامه ، اصل نامه به صورت پاکت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال میشود.

 

 

مفهوم کدینگ یا کد گذاری نامه ها (پیش کد)

 

معنی و مفهوم واقعی کدگذاری در درجه اول به منظور شناسایی و تشخیص سریع واحدهای اقدام کننده نامه است. همچنین به منظور سرعت بخشیدن در امور ارجاع نامه های وارده به واحدهای اقدام کننده نیز، کدگذاری می تواند جوابگوی مناسبی باشد. هر سازمان معمولا برای کدگذاری انواع نامه های خود از یک روش کدگذاری که غالبا بیانگر معنا و مفهوم خاصی است استفاده میکند. حتی در بعضی مواقع، سازمان ها براساس سلیقه شخصی خود و بدون هدف و منظوری خاص، یک روش کدگذاری مشخص میکنند. در اغلب موارد عبارت پیش کد نیز جایگزین عبارت کدینگ یا کدگذاری میشود. به طور معمول برای کدگذاری از روشهای متداول زیر استفاده میشود.

 

۱. استفاده از حروف الفبا: با استفاده از حروف الفبا واحدهای سازمانی مورد نظر را شناسایی می کنند. مثلاً برای حسابداری حرف « ه » و در زمان کد گذاری علاوه بر شماره اندیکاتور، کد در نظر گرفته شده واحد اقدام کننده « ه » به سمت چپ شماره اندیکاتور نامه اضافه میگردد.

 

۲.استفاده از کد: می توان به هر یک از واحدهای اصلی سازمان طبق نمودار سازمانی شماره هایی اختصاص داد. مثلا می توان به حوزه معاونت اداری و مالی یک کد یک رقمی اختصاص داد و به واحدهای زیر مجموعه آن، کد دو رقمی و به زیر مجموعه این واحدهای فرعی، کد سه رقمی اختصاص داد و معمولاً بعد از کد چه به طریق الفبایی چه عددی می توان بعد از یک ممیز شماره دفتر اندیکاتور را هم نوشت. برای مثال می توان نمودار سازمانی زیر را در نظر گرفت.

 

این تصویر دارای صفت خالی alt است؛ نام پروندهٔ آن chart-1024x428.jpg است

برای مثال کلیه نامه های صادره ای که با امضای رئیس اداره کارگزینی از طرف سازمان صادر می شود علاوه بر این که یک شماره دفتر اندیکاتور را به خود اختصاص میدهند، کد راهنمای واحد نیز در کنار آن (سمت چپ شماره نامه) قرار خواهد گرفت و به هنگام پاسخ به اینگونه نامه ها، متصدی ثبت با توجه به کد مربوطه متوجه خواهد شد که محل اقدام و یا بایگانی چنین نامه هایی، واحد «کارگزینی» می باشند .(مثال ک/۵۲۲۱/۱۲۲)

۳.در بعضی مواقع هم علاوه بر کد واحد اقدام کننده (کد گذاری به روش الفبایی یا عددی)، کدهای دیگری را نیز حسب مورد آن سازمان در شماره نامه دخیل میکنند که البته تمامی این کدها برای آن سازمان مربوطه کاملا معنادار و واضح است. برای مثال ممکن است کد نوع نامه (اعم از وارده یا صادره بودن)، سال مورد نظر ، کد موضوع نامه، کد شخص تهیه کننده نامه، کد امضاء کننده نامه، کد گیرنده نامه، یک رشته ثابت که معنای خاصی داشته باشد، را در سمت چپ شماره اندیکاتور نامه با ممیز یا کاراکترهای دیگر مجزا کنند که حتی در بعضی مواقع یک شماره طولانی در بالای نامه و سمت چپ قرار میگیرد. البته برای تمامی این کدها می توان از حروف و یا عدد نیز استفاده نمود. در این روش کدگذاری زمانی که میخواهند معنای شماره نامه را قویتر کنند مجبور به بزرگتر کردن آن هستند.

به طور کلی، افراد در روش دستی می خواهند با مشاهده یک شماره نامه، اطلاعاتی کلی از نامه به دست آورند که بتوانند عملیات ارجاع و اقدام آن را سریعتر انجام دهند. اعم از اینکه نامه وارده است یا صادره ؟ چه شخصی یا واحدی آن را تهیه کرده است ؟ چه شخصی آن را امضاء کرده است ؟ موضوع نامه چیست ؟ این نامه برای کدام ارگان رفته ؟ که البته ممکن است نامه، اطلاعات خیلی بیشتری از آن را با خود حمل نماید که در روش کدگذاری دستی قادر به قراردادن آن ها در شماره نامه نباشیم.

 

۴. در این روش زمانی که نامه وارده ای در دفتر اندیکاتور سازمان ثبت و شماره گذاری میشود، چنانچه بعداً بنا به دلایلی می بایست جوابیه ای در پاسخ به این نامه داده شود، پس از طی کردن مراحل ثبت نامه صادره، متصدی ثبت، هنگام شماره گذاری در دفتر اندیکاتور، در ردیف مربوط به همان نامه وارده که قبلا در دفتر ثبت شده بود، مشخصات نامه صادره جوابیه را یادداشت و در نهایت نامه صادره را با همان شماره ثبت نامه وارده، برای سازمان مخاطب ارسال میکند. البته این روش، اشکالاتی هم ایجاد میکند و این اشکال زمانی بروز میکند که قرار باشد در جواب یک نامه وارده، چندین بار نامه بازگشت یا نامه جوابیه برای سازمان مخاطب ارسال نمود. عموما در روش سنتی این روش برای متصدیان ثبت جوابگو بود. برای مثال چنانچه نامه وارده ای با شماره نامه ص/۱۵۲/۲۰ و تاریخ ۱۳۸۶/۲/۱در دفتراندیکاتور سازمان با شماره ۱۱۰۰/و/الف و تاریخ ۱۳۸۶/۵/۲ ثبت شود و چند روز بعد در بازگشت به این نامه وارده، نامه صادره ای تهیه و ارسال شود، متصدی ثبت، نامه را با همان شماره ۱۱۰۰ /و/الف ولی تاریخ جدید (تاریخ روز) شماره گذاری و ارسال می نماید.

در این مقاله به صورت مختصر عملیات جاری دبیرخانه های سنتی و فرآیند های معمول در آنها را بررسی کردیم، البته در عصر فناوری، استفاده دبیرخانه های سنتی منسوخ شده و عموم شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن امور واحد دبیرخانه استفاده می کنند.

 

 

نرم افزارهای دبیرخانه حرفه ای کارآمد پیوست، جایگزینی مناسب برای دبیرخانه سنتی و غیر مکانیزه

 

ارسال یک نظر

نظر
نام
ایمیل
وبسایت