دبیرخانه چیست و در ساختار سنتی اداری چگونه کار می کند؟
تاریخ انتشار: 1400/03/08
آنچه در این مقاله می خوانید:
دبیرخانه واحد سازمانی مشخصی است كه اداره امور دفتری سازمان را براساس روشهای تدوین شده و معین عهده دار گردیده و گردش مكاتبات و مرسولات اداری را انجام می دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جریان گردش نامه های وارده و صادره را در سازمان تقبل می نماید. این واحد برای انجام بهینه فعالیت در ساختار سنتی و غیر مکانیزه شامل ابزارهایی است از جمله: دفتر اندیكاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر اندكس و دفتر ارسال مرسولات
دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیكاتور، دفتری است كه كلیه اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمانها در آن ثبت میشود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مكاتبات سازمانها و یا واحدهای سازمانها با یكدیگر، استفاده میشود و به آن دفتر ثبت نیز گفته میشود.
دفتر اندکس (دفتر راهنمای دبیرخانه)
درصورتی كه حجم نامه های وارده یك سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد كه امكان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیكاتور به سرعت امكانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا كردن نامه آنها و پاسخ اقدام هایی كه روی نامه آنها انجام شده است صرف میشد، راه حلی اندیشیده شد كه از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود. لذا در این گونه موارد مسئولین دبیرخانه می بایست، از روی اجبار نامه های وارده را علاوه بر ثبت در دفتر اندیكاتور، در دفتر دیگری به نام دفتر اندكس نیز ثبت و شماره گذاری میكردند. به دفتر اندكس، دفتر راهنمای نامه های وارده یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز گفته می شود. به طور كلی دفتر اندكس نشان دهنده ورود و یا عدم ورود هر یك از نامه های وارده شماره دار به مؤسسه و یا سازمان گیرنده نامه میباشد.
نمونه یک دفتر اندکس
دفتر ارسال مرسولات
انواع شیوه های ارسال نامه
1. دورنگار (فکس)
دستگاهی است كه تصویر نامه صادره را با سرعت بالایی از سازمان فرستنده به سازمان گيرنده انتقال ميدهد.
2. نامه رسان (پیک):
فرد یا افرادی كه نامه های صادره یك سازمان را به سازمانها و یا اشخاص دریافت كننده در شهر محل استقرار فرستنده، تحویل داده و از گیرنده اینگونه نامه ها رسید اخذ مینمایند.
3. نامه رسان داخلی :
فرد یا افرادی كه نامه های صادره و یا وارده ارجاعی یك سازمان را درون تشكیلات همان سازمان توزیع نموده و معمولا از گیرندگان اینگونه نامه ها در دفاتر ارسال مرسولات امضاء دریافت مینمایند.
4. پست :
مؤسسه ای است كه كلیه نامه های اشخاص حقیقی و یا اشخاص حقوقی را درون كشور و یا خارج از كشور توزیع مینماید كه امروزه دارای خدمات گسترده و قابل توجهی شده است.
روال ثبت نامه های وارده
مراحل ثبت یك نامه وارده در روش سنتی و دستی به شرح ذیل میباشد:
1.كلیه نامه های وارده ابتدا وارد واحد دبیرخانه شده و در صورت لزوم به آورنده نامه رسید داده میشود. (به استثنای نامه های كه از طریق پست به سازمان ارسال میگردد)
2. مسئول دبیرخانه نامه را دریافت و پس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوستها ، وجود امضاء و سایر نكات جهت ثبت آنها، مهر ورود به سازمان روی نامه ها میزند.
3. نامه ها در دفتر اندیكاتور توسط مسئول دبیرخانه ثبت و شماره و تاریخ ثبت نامه در دفتر مزبور، در محلهای تعین شده در مهر ورود نامه (مهر اندیكاتور) یادداشت میشود.
4. پس از ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به آنها ، در بعضی از مؤسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز ثبت مینمایند . هدف از ثبت نامه ها در دفتر اندكس ، سهولت دسترسی به شماره اندیكاتور و ثبت نامه های وارده از طریق شماره نامه هاست.
5. پس از ثبت شماره و تاریخ نامه در دبیرخانه، نامه های اداری توسط مسئول دبیرخانه تفکیک و به صورت طبقه بندی شده در دفاتر كارتابل مدیران و كاركنان سازمان قرار میدهد.
6. در انتها پس از طی این مراحل، مشخصات نامه ها برحسب واحدهای اقدام كننده، در دفتر ارسال مراسلات یا دفتررسید ثبت شده و پس از تقسیم آنها بین توزیع كنندگان نامه (نامه رسان های داخلی) به واحد و یا مسئول اقدام، تحویل و رسید اخذ میشود .
روال ثبت نامه های صادره
مراحل ثبت یك نامه صادره در روش سنتی و دستی به شرح ذیل میباشد:
1. ابتدا پیشنویس نامه توسط كاركنان داخل سازمان تهیه و جهت تایپ، به ماشین نویس (تایپیست) داده میشود.
2. تایپیست، نامه را پس از تایپ و چاپ پیشنویس، برای تهیه كننده نامه جهت پاراف و تایید ارسال مي نمايد.
3. تهیه كننده نامه پس از مشاهده و مطابقت آن با پیشنویس اولیه خود در صورت تایید، نامه را پاراف و جهت اخذ تایيدیه هاي بعدي، به مسئول مافوق خود ارسال مي نمايد . ولي در صورت عدم تطبيق متن تايپ شده با پيشنويس اوليه، شخص تهيه كننده، متن نامه را اصلاح و مجدد به تايپيست ارسال می کند تا اصلاحات مورد نظر در متن نامه اعمال و جهت تاييد مجدد برای ایشان ارسال گردد.
4. در روند اخذ تاییدیه پیشنویس نامه، افراد صلاحیت دار میبایست نامه را مشاهده و تایید نمايند و پس از اخذ تأييدیه نهایی، نامه توسط تایپيست پرینت (چاپ) و به صورت فيزيكي توسط مدير سازمان يا سمت مافوق سازماني، امضاء ميشود.
5. پس از ثبت امضای فیزیكی روی نامه، اصل نامه و در صورت لزوم پیوستهای همراه آن، وارد واحد دبیرخانه میشود تا در آنجا عملیات ثبت و ارسال نامه انجام شود.
6. مسئول دبیرخانه پس از مشاهده امضای نامه و مشخصات آن، نامه را در دفتر اندیكاتور ثبت و شماره و تاریخ اخذ شده از دفتر را بر روی اصل نامه یادداشت مینماید .
7. مسئول دبیرخانه می بایست جهت داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یك نسخه كپی در بایگانی دبیرخانه نگهداری نماید.
8. در انتها پس از ثبت نامه ، اصل نامه به صورت پاكت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال میشود.
مفهوم کدینگ یا کد گذاری نامه ها (پیش کد)
معنی و مفهوم واقعی كدگذاری در درجه اول به منظور شناسایی و تشخیص سریع واحدهای اقدام کننده نامه است. همچنین به منظور سرعت بخشیدن در امور ارجاع نامه های وارده به واحدهای اقدام كننده نیز، كدگذاری می تواند جوابگوی مناسبی باشد. هر سازمان معمولا برای كدگذاری انواع نامه های خود از یك روش كدگذاری كه غالبا بیانگر معنا و مفهوم خاصی است استفاده میكند. حتی در بعضی مواقع، سازمان ها براساس سلیقه شخصی خود و بدون هدف و منظوری خاص، یك روش كدگذاری مشخص میکنند. در اغلب موارد عبارت پیش كد نیز جایگزین عبارت كدینگ یا كدگذاری میشود. به طور معمول برای كدگذاری از روشهای متداول زیر استفاده میشود.
1. استفاده از حروف الفبا: با استفاده از حروف الفبا واحدهای سازمانی مورد نظر را شناسایی می كنند. مثلاً برای حسابداری حرف « ه » و در زمان كد گذاری علاوه بر شماره اندیكاتور، كد در نظر گرفته شده واحد اقدام كننده « ه » به سمت چپ شماره اندیكاتور نامه اضافه میگردد.
2.استفاده از کد: می توان به هر یك از واحدهای اصلی سازمان طبق نمودار سازمانی شماره هایی اختصاص داد. مثلا می توان به حوزه معاونت اداری و مالی یك كد یك رقمی اختصاص داد و به واحدهای زیر مجموعه آن، كد دو رقمی و به زیر مجموعه این واحدهای فرعی، كد سه رقمی اختصاص داد و معمولاً بعد از كد چه به طریق الفبایی چه عددي مي توان بعد از يك مميز شماره دفتر انديكاتور را هم نوشت. براي مثال مي توان نمودار سازماني زير را در نظر گرفت.
برای مثال كلیه نامه های صادره ای كه با امضای رئیس اداره كارگزینی از طرف سازمان صادر می شود علاوه بر این كه یك شماره دفتر اندیكاتور را به خود اختصاص میدهند، كد راهنمای واحد نیز در كنار آن (سمت چپ شماره نامه) قرار خواهد گرفت و به هنگام پاسخ به اینگونه نامه ها، متصدی ثبت با توجه به كد مربوطه متوجه خواهد شد كه محل اقدام و یا بایگانی چنین نامه هایی، واحد «کارگزینی» می باشند .(مثال ک/5221/122)
3.در بعضی مواقع هم علاوه بر كد واحد اقدام كننده (كد گذاری به روش الفبایی يا عددي)، كدهاي ديگري را نيز حسب مورد آن سازمان در شماره نامه دخيل ميكنند كه البته تمامي اين كدها براي آن سازمان مربوطه كاملا معنادار و واضح است. براي مثال ممكن است کد نوع نامه (اعم از وارده يا صادره بودن)، سال مورد نظر ، کد موضوع نامه، کد شخص تهيه کننده نامه، کد امضاء کننده نامه، کد گيرنده نامه، یک رشته ثابت كه معناي خاصي داشته باشد، را در سمت چپ شماره انديكاتور نامه با مميز يا كاراكترهاي ديگر مجزا كنند كه حتي در بعضي مواقع يك شماره طولاني در بالاي نامه و سمت چپ قرار ميگيرد. البته براي تمامي اين كدها مي توان از حروف و يا عدد نيز استفاده نمود. در اين روش كدگذاري زماني كه ميخواهند معناي شماره نامه را قويتر كنند مجبور به بزرگتر كردن آن هستند.
به طور كلی، افراد در روش دستی می خواهند با مشاهده یك شماره نامه، اطلاعاتی كلی از نامه به دست آورند كه بتوانند عملیات ارجاع و اقدام آن را سریعتر انجام دهند. اعم از اینكه نامه وارده است یا صادره ؟ چه شخصی یا واحدی آن را تهیه كرده است ؟ چه شخصی آن را امضاء كرده است ؟ موضوع نامه چیست ؟ این نامه برای كدام ارگان رفته ؟ كه البته ممكن است نامه، اطلاعات خیلی بیشتری از آن را با خود حمل نماید كه در روش كدگذاری دستی قادر به قراردادن آن ها در شماره نامه نباشیم.
4. در این روش زمانی كه نامه وارده ای در دفتر اندیكاتور سازمان ثبت و شماره گذاری میشود، چنانچه بعداً بنا به دلایلی می بایست جوابیه ای در پاسخ به این نامه داده شود، پس از طی كردن مراحل ثبت نامه صادره، متصدی ثبت، هنگام شماره گذاری در دفتر اندیكاتور، در ردیف مربوط به همان نامه وارده كه قبلا در دفتر ثبت شده بود، مشخصات نامه صادره جوابیه را یادداشت و در نهایت نامه صادره را با همان شماره ثبت نامه وارده، برای سازمان مخاطب ارسال میكند. البته این روش، اشكالاتی هم ایجاد میكند و این اشكال زمانی بروز میكند كه قرار باشد در جواب یك نامه وارده، چندین بار نامه بازگشت یا نامه جوابیه برای سازمان مخاطب ارسال نمود. عموما در روش سنتی این روش برای متصدیان ثبت جوابگو بود. برای مثال چنانچه نامه وارده ای با شماره نامه ص/152/20 و تاریخ 1386/2/1در دفتراندیکاتور سازمان با شماره 1100/و/الف و تاریخ 1386/5/2 ثبت شود و چند روز بعد در بازگشت به این نامه وارده، نامه صادره ای تهیه و ارسال شود، متصدی ثبت، نامه را با همان شماره 1100 /و/الف ولی تاریخ جدید (تاریخ روز) شماره گذاری و ارسال می نماید.
در این مقاله به صورت مختصر عملیات جاری دبیرخانه های سنتی و فرآیند های معمول در آنها را بررسی کردیم، البته در عصر فناوری، استفاده دبیرخانه های سنتی منسوخ شده و عموم شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن امور واحد دبیرخانه استفاده می کنند.
نرم افزارهای دبیرخانه حرفه ای کارآمد پیوست، جایگزینی مناسب برای دبیرخانه سنتی و غیر مکانیزه
واقعا مقاله مفیدی بود.
درود بر شما
از حسن نظر شما سپاسگزاریم
هدف گروه نرم افزاری پیوست، ارائه و توسعه نرم افزارهایی کاربردی، حرفه ای و کاربرپسند در جهت افزایش بهره وری در سازمانهاست.