حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
تاریخ انتشار: ۱۶ بهمن۱۴۰۲
حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
📌 مقدمه :
سالهاست که سازمانها برای جبران خدمت کارکنان از پرداخت حقوق و مزایا استفاده می کنند. حسابداری حقوق و دستمزد، یک واحد مهم در حوزه مدیریت مالی و حسابداری است که به مدیریت و پردازش موارد مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان سازمان می‌پردازد. مسئولیت های این واحد شامل محاسبه حقوق و دستمزد، مالیات، بیمه‌ها، اضافه کاری، مزایا و کسور مربوط به کارکنان و تعهدات کارفرما می‌شود. هدف اصلی این بخش اطمینان از پرداخت درست و به موقع حقوق و دستمزد به کارکنان است.
رعایت قوانین حقوق و دستمزد در این واحد بسیار مهم است. ارائه گزارشهای مالی در قالب فایل‌های استاندارد در زمان مقرر به اداره‌های بیمه و مالیات از وظایف این واحد است. این واحد همکاری تنگاتنگی با حوزه مدیریت منابع انسانی دارد.
📗 تاریخچه :
بر اساس اسناد تاریخی کشف شده در تخت جمشید، ساخت کاخ‌های این مجموعه با پرداخت دستمزد به کارگران و استادکاران انجام می‌شد. اولین اسناد مالی در این زمینه، لوح‌های پخته گلی بوده‌اند. در آن زمان، محاسبه حقوق و دستمزد بر اساس کار روزمزد یا انجام کار معین و پرداخت سکه و اشرفی انجام می‌شد. امروزه و در این سالها پرداخت حقوق و مزایای انجام کار براساس انواع روشهای کاری مورد توافق بین کارمند و کارفرما (استخدامهای رسمی، پیمانی ، مشاوره ای، پروژه ای، ساعتی و …) قابل انجام است.
🔹 انواع روش های محاسبه حقوق و دستمزد در حسابداری :
■ محاسبه دستی یا استفاده از اکسل
در شرکت های کوچک و مجموعه های با تعداد کارکنان کمتر از بیست نفر، روش های دستی محاسبه حقوق یا استفاده از اکسل برای تعریف جداول و فرمولهای محاسباتی رایج است، این روش ظاهرا سرعت بیشتری در اجرا داشته و هزینه کمتری برای شرکت در برخواهد داشت.
■ محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان با استفاده از نرم افزار
در شرکت های و موسسات با تعداد کارکنان بیشتر و شرکتهای در حال رشد، پیاده سازی نرم افزار حقوق و دستمزد در واحد حسابداری یکی از الزامات اولیه و مهم محسوب می شود.
🔹 نسل های مختلف نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزارهای حوزه حسابداری حقوق و دستمزد جزو قدیمی ترین نرم افزارهای توسعه داده شده روی کامپیوترها در دهه هشتاد میلادی بودند، با توجه به نیاز شرکتهای بزرگ و چند ملیتی، زبانهای برنامه نویسی با امکانات خاص برای انجام بهینه محاسبات مربوط به حقوق طراحی شد و سخت افزارها و پرینترهای سفارشی هم برای چاپ فیش حقوقی توسعه پیدا کرد.
در طی این سالها نسلهای مختلفی از برنامه های حقوق و دستمزد با زبانهای برنامه نویسی مختلف و بانک های اطلاعاتی مربوط تولید شد.
■ نسل نرم افزارهای Main Frame
نسل اول نرم افزارهای حقوق و دستمزد بودند که در حال حاضر، این نسل نرم افزارها بازنشسته شده و استفاده نمی شوند.
■ نسل نرم افزارهای تحت داس
این نسل تا چند سال پیش در سازمانها در حال استفاده بودند و به دلایل محدودیت های سخت افزاری، محیط های کاربری جذاب ویندوزی، فراگیر شدن اینترنت و نسل جدید زبانهای برنامه نویسی بازنشسته شدند.
■ نسل نرم افزارهای تحت ویندوز
نسل نرم افزارهای تحت ویندوز از حدود سال ۱۹۹۵ میلادی به بازار عرضه شدند و در حال حاضر هم در شرکت های مختلف در حال استفاده هستند، البته به دلیل عرضه نرم افزارهای تحت وب، فقط پشتیبانی می شوند و معمولا توسعه خاصی روی آنها انجام نمی شود و احتمالا در سالهای آتی بازنشسته خواهند شد.
■ نسل نرم افزارهای تحت وب
جدیدترین سیستمهای حقوق و دستمزد، از طریق مرورگرهای وب قابل استفاده هستند. سرور و بانک اطلاعاتی این سیستم‌ها، بیشتر مواقع در داخل سازمان قرار دارند. این سیستم‌ها می‌توانند از طریق اینترنت در اختیار کاربران مختلف با دسترسی‌های مختلف قرار بگیرند.
■ نسل نرم افزارهای تحت وب ابری
نرم‌افزارهای آنلاین برای استفاده مشترک کاربران از منابع سخت‌افزاری طراحی شده‌اند. کاربران برای استفاده از این نرم‌افزارها، باید حق اشتراک ماهیانه یا سالانه پرداخت کنند. استفاده از این نرم‌افزارها، موجب کاهش هزینه‌های کامپیوتری می‌شود. اگر حق اشتراک پرداخت نشود، دسترسی سازمان به اطلاعات و کارهای قبلی بسته می‌شود.
🔹 چرا به نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد مناسب نیاز داریم ؟
استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد برای سازمانها و شرکتها بسیار مهم است، به دلیل مزایای زیر:
۱. دقت و صحت:
نرم افزارهای حقوق و دستمزد، قابلیت محاسبه دقیق و صحیح حقوق و دستمزد کارکنان را دارند، که از خطاها و اشتباهات دستی نیروی انسانی جلوگیری می‌کند.
۲. زمان‌بندی:
با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد، فرآیند پردازش حقوق و دستمزد در تاریخ و زمان های مشخص و منظم انجام می‌شود که زمان و هزینه را کاهش می‌دهد و اعتماد کارکنان را افزایش می دهد.
۳. انعطاف‌پذیری:
این نرم افزارها قابلیت تنظیم و سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای خاص سازمان را دارند و به سادگی قابل تطبیق با تغییرات قوانین و مقررات حقوقی جدید کشوری هستند.
۴. گزارش‌دهی:
نرم افزارهای حقوق و دستمزد قابلیت تولید گزارشهای جامع و تحلیلی را دارند که به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتری بگیرند و به ارتقای عملکرد سازمان کمک کنند.
۵. پشتیبانی:
این نرم افزارها دارای پشتیبانی فنی قوی هستند که به سازمانها در حل مشکلات، پاسخ به سوالات عمومی و اختصاصی یا مشاوره در نحوه اجرای قوانین کمک می‌کند.
۶. امنیت:
نرم افزارهای حقوق و دستمزد مطابق با استانداردهای طراحی، باید دارای سطح بالایی از امنیت برای حفاظت اطلاعات حساس کارکنان باشند.
به طور کلی، استفاده از نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد مناسب، بهبود کارایی، دقت، تسریع فرآیندها و گزارشهای کاملتر برای مدیران مالی را فراهم می‌کند.
🔹ویژگی های مهم نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد:
برای انجام حسابداری حقوق و دستمزد، معمولاً از نرم افزارهای تخصصی استفاده می‌شود که امکانات مورد نیاز برای مدیریت و پردازش اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد را فراهم می‌کنند. این نرم افزارها قابلیت‌های متنوعی از جمله محاسبه حقوق و دستمزد، مالیات، بیمه‌ها، مزایا، کسور، گزارش‌دهی و اتصال به سایر سیستمهای حسابداری را فراهم می‌کنند. انتخاب نرم افزار مناسب در این حوزه بستگی به نیازها و اندازه سازمان دارد.
برنامه ها، برای جبران خدمت کارکنان، امکانات متنوعی در جهت مدیریت و پردازش اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان فراهم می‌کنند. برخی ویژگیهای اصلی این نرم افزارها عبارتند از:
۱. محاسبه حقوق و دستمزد:
شرکتها، از قوانین و فرمولهای محاسباتی استاندارد یا خاص خود در محاسبه حقوق کارکنان استفاده می کنند.سیستمهای حقوق و دستمزد، قابلیت محاسبه حقوق پایه، اضافه کاری، مزایا، کسور و سایر عوامل مرتبط با حقوق و دستمزد را دارند.
۲. محاسبه مالیات:
این نرم افزار محاسبه و پرداخت مالیات بر حقوق و دستمزد کارکنان را ساده می‌کنند. محاسبه مالیات حقوق براساس جداول مالیاتی اعلام شده توسط سازمان امور مالیاتی انجام می شود که با توجه به انجام محاسبات براساس جداول درآمد سالانه، معافیتهای مالیاتی، محاسبات معوقه و پلکانی بودن جداول مالیاتی، محاسبات دقیق و پیچیده ای می باشد.
۳. مدیریت بیمه‌ها:
این نرم افزار به شما کمک می‌کنند تا هزینه های بیمه‌های تامین اجتماعی و تکمیلی کارکنان را مدیریت و پرداخت کنید. محاسبات مربوط به بیمه تامین اجتماعی در قالب سهم کارمند و کارفرما انجام می شود و در حوزه بیمه تکمیلی، سهم محاسبه شده می تواند براساس قوانین داخلی محاسبه گردد.
۴. گزارش‌دهی:
این نرم افزارها قابلیت تولید گزارشهای مختلف مربوط به حقوق و دستمزد را دارند که به شما کمک می‌کنند تصمیمات بهتری بگیرید و پرسنل مشابه را با هم مقایسه کنید. نگهداری سالهای متمادی محاسبه حقوق و مزایا ، امکان گزارش گیری سنواتی و مقایسه ای را فراهم می کند و براساس آن می توانید گزارشهای مناسبی از رشد سازمان در حوزه منابع انسانی در بخش ها و واحدهای مختلف تهیه نمایید.
۵. اتصال به سایر سیستم‌ها:
برخی از این نرم افزارها قابلیت اتصال به زیرسیستم‌های حسابداری یا منابع انسانی را دارند تا اطلاعات مالی را همگام کنند. برقراری ارتباط، برای دریافت اطلاعات کارکرد از نرم افزار حضور غیاب، اطلاعات احکام و قراردادها از سیستم کارگزینی و ارسال سند حقوق ماهانه به سیستم حسابداری ضروری است.
۶. خودکارسازی:
برخی از سامانه های حقوق و دستمزد، قابلیت خودکارسازی فرآیندهای مربوط به حقوق و مزایا را دارند که زمان و هزینه انجام کار در واحد حسابداری را کاهش می‌دهند. فرآیندهایی مانند تسهیم کارکرد و محاسبات معوقه و Backpay از این گونه عملیات هستند.
۷. پشتیبانی و امنیت:
این نرم افزارها باید دارای سطح بالایی از پشتیبانی و امنیت برای حفاظت از اطلاعات حساس کارکنان باشند. ویژگیهای کلیدی این برنامه‌ها شامل کنترل و مدیریت سطح دسترسی کاربران و مدیران در بخش‌های مختلف برنامه، ذخیره تاریخچه فعالیت‌ها و نمایش اطلاعات فقط به افراد مجاز است.
با استفاده از نرم افزار مناسب حقوق و دستمزد، سازمانها می‌توانند فعالیت‌های مربوط به پردازش حقوق و دستمزد را بهبود بخشیده و به صورت دقیق‌تر و کارآمدتر مدیریت کنند.
🔹برخی کاربردهای خاص سیستم حقوق دستمزد :
■ حوزه بهای تمام شده پروژه ها
یکی از عوامل مهم در محاسبه بهای تمام شده در هر پروژه، هزینه حقوق و دستمزد کارکنان است. در شرکتهای فنی مهندسی، کارکنان فنی اغلب در چند پروژه درگیر هستند. به همین دلیل، لازم است حقوق کارکنان بر اساس درصدها یا ساعات کارکرد آنها در هر پروژه تقسیم شود. با استفاده از تقسیم حقوق بر اساس کارکرد، می‌توان محاسبه هزینه حقوق و دستمزد در بهای تمام شده پروژه را انجام داد.
این اطلاعات کارکرد می تواند سرجمع در سیستم حقوق و دستمزد وارد شود و یا از نرم افزار حضور غیاب براساس خوداظهاری کارکنان به سیستم حقوق داده شود.
■ حوزه واحد رفاهی و محاسبه وکسر ماهانه اقساط وامهای داخلی
در شرکتهای دولتی و خصوصی تاسیس صندوق های رفاه داخلی برای ارائه خدمات وام و تسهیلات به کارکنان رایج است. هر ماه، سهم صندوق از حقوق کارکنانی که می‌خواهند عضو شوند، کسر می‌شود. میزان سهم، اغلب بر مبنای حقوق و سابقه کار کارکنان تعیین می‌شود. سازمان نیز بخشی از حق عضویت را پرداخت می‌کند.
از سیستم حقوق دستمزد در این حوزه برای کسر اقساط ماهانه وام های پرداختی به پرسنل و ارائه اسناد کسر وام به حسابداری وام استفاده می شود. این امکان موجب کسر به موقع اقساط وام و تامین منابع در صندوق وام کارکنان می شود.
انتخاب بهترین نرم افزار برای عملیات حسابداری حقوق و دستمزد، در یک شرکت متوسط یا بزرگ انتخابی بسیار مهم است. برای اطلاعات بیشتر در این حوزه پیشنهاد می شود مقاله “۱۲ نکته در انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد” را مطالعه نمایید.
