نرم افزار مدیریت اسناد

درود بر شما
بله، نرم افزار مدیریت اسناد پیوست امکان ارائه وب سرویس به نرم افزارهای دیگر را دارد، از این وب سرویس برای به روز رسانی و ثبت اطلاعات جدید در نرم افزار آرشیو و همچنین درخواست اطلاعات و بازکردن پرونده ها یا ارسال اطلاعات به نرم افزارهای دیگر استفاده می شود .
در این راستا نرم افزار آرشیو می تواند پرونده های پرسنلی را در اختیار نرم افزار منابع انسانی خاص و مورد نظر شما که وب سرویس آرشیو پیوست را استفاده کند قرار دهد.

در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ، بخش بایگانی برای طبقه بندی نامه ها و فرمها و یادداشتها تعبیه شده است که شامل بایگانی شخصی، بایگانی پست سازمانی و بایگانی عمومی سازمانی می شود.
ولی نرم افزار تخصصی مدیریت اسناد پیوست ، برای تعریف انواع اسناد سازمانی برای نگهداری انواع فایلها و مستندات با دسته بندی های مختلف در داخل پرونده های سازمانی و با سطح دسترسی مشخص برای پست های مختلف طراحی شده است.
این نرم افزار مدیریت انبوه پرونده های بایگانی شده از قبیل نقشه ها، اسناد مثبته، قراردادها و … را برعهده دارد و به صورت مستقل از اتوماسیون اداری قابل استفاده است.

درود بر شما
در سیستم بایگانی و مدیریت اسناد پیوست ، دسترسی ها به چند دسته تقسیم می شود :
۱- دسترسی به بایگانی های مختلف
۲- دسترسی به کابینتهای مختلف
۳- دسترسی به نوع پرونده های مختلف
۴- دسترسی به بخش های مختلف پرونده
۵- دسترسی به یک پرونده خاص

این دسترسی ها براساس نیاز و توسط راهبر سیستم تنظیم می شود .

درود بر شما
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست در سازمانها و شرکتهای زیادی در قالب نرم افزار آرشیو پرونده های پرسنلی عمل می کند، در صورت انتخاب خریداران این امکان در نرم افزار وجود دارد که پرسنل در محیط وب به سازمان الکترونیک پیوست لاگین کنند و پرونده پرسنلی خود را مشاهده نمایند،
برای اطلاع رسانی در مورد تغییرات در اطلاعات پرونده مانند اضافه شدن فرزند، یا دریافت مدرک تحصیلی جدید و … این امکان وجود دارد که از فرمهای خاص که با استفاده از فرم ساز پیوست طراحی می شود در قالب تکمیل یا اصلاح اطلاعات استفاده کنند ، طراحی فرمها و فرآیند گردش آنها به دلخواه سازمان می باشد.

درود بر شما
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست، نسخه استاندارد، تعریف انواع سند به صورت محدود در نرم افزار به صورت رایگان در اختیار راهبر سیستم قراردارد.
با توجه به اینکه در هر نوع سند، فیلدهای قابل تعریف و بخشهای مختلف نگهداری اطلاعات بنابر نیاز سازمان تعریف می شود فقط انواعی از سند مانند پرونده پرسنلی، اسناد مثبته مالی، قرارداد و … به صورت پیش فرض در نرم افزار قرار داده شده اند که مرتبط با نرم افزار های مالی و منابع انسانی پیوست می باشند و اسناد دلخواه توسط راهبر تعریف خواهند شد.
چند نوع سند توسط همکاران ما در حوزه استقرار تعریف می شوند و آموزش طراحی سند به راهبران نرم افزار در شرکت خریدار داده می شود.

درود بر شما
برای مدیریت امانت دهی فیزیکی اسناد ، می توانید از ماژول تکمیلی امانت دهی در کنار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده نمایید، برای دیدن امکانات این بخش، لطفا با همکاران ما در واحد فروش در تماس باشید.
مدیریت امانت دهی فیزیکی و الکترونیک در حوزه امکانات این ماژول می باشد.

درود بر شما
نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست امکان پیاده سازی برای استفاده تک منظوره یا چند منظوره را در سازمان دارد .
در حالت چند منظوره می توانید نرم افزار را در دسترس چند واحد مختلف قرار دهید و حوزه و نوع اسنادی که به آنها دسترسی دارند را محدود کنید .
البته برخی از مراکز بنا بر رعایت اصول دسترسی خاص ترجیح می دهند که دیتابیس کاملا مستقلی در یک شبکه مجزا و محافظت شده داشته باشند که راهکار چند منظوره برای آنها پیشنهاد نمی شود.

درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست یک نرم افزار مستقل از اتوماسیون اداری می باشد و در پروژه های مختلف به صورت مستقل و در قالب نرم افزار DMS پیاده سازی می شود ، ولی در صورتی که این نرم افزار در کنار اتوماسیون اداری پیوست نصب شود امکان ارسال سند و پرونده به کارتابل کاربران در اتوماسیون اداری و همچنین دریافت و بایگانی کردن مستندات و نامه ها در پرونده های مختلف در نرم افزار مدیریت اسناد به آن افزوده می شود.

فرم ماموریت روزانه ، خارج از شهر یا ماموریت خارجی پس از طی فرآیند گردش در کارتابل کارشناسان و مدیران و ثبت اطلاعات در سیستم ماموریت و حضور و غیاب پیوست می تواند در پرونده پرسنلی افراد هم در بخش اطلاعات ماموریت، به صورت خودکار ثبت شود.
احکام جدید پرسنل پس از صدور در سیستم کارگزینی پیوست برای طی مراحل تایید در کارتابل الکترونیک به گردش می افتد و پس از تایید مدیران در بخش احکام و قراردادها در پرونده پرسنلی ثبت می گردند.

دستگاههای روتاری بایگانی در شرکتها و سازمانهایی با بایگانی اسناد بزرگ استفاده می شوند و قابلیت طبقه بندی و نگهداری تعداد زیادی پرونده را در طبقات در حال چرخش خود دارند.
امکان ارتباط نرم افزار بایگانی اسناد پیوست به دستگاههای روتاری بایگانی اسناد وجود دارد و می توانید محل نگهداری فیزیکی پرونده ها را در نرم افزار آرشیو ذخیره کرده و به صورت خودکار آن را به دستگاه روتاری ارسال کنید تا پرونده فیزیکی مورد نظر را برای استفاده شما پیدا کرده و به شما ارائه دهد.

یکی از امکانات کاربردی در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست Check in/Check out می باشد. در حوزه هایی که به صورت گروهی به یک پرونده یا سند دسترسی دارند نیاز داریم که سند در زمانی که در حال اصلاح و اعمال تغییرات توسط یک کاربر است امکان تغییر توسط کاربران دیگر را نداشته باشد و مشخص شود که چه کاربری در حال اعمال تغییرات روی سند است. در حالی که بقیه کاربران می توانند نسخه فقط خواندنی این سند را ببینند، بعد از اتمام کار سند با ویرایش جدید به مخزن اسناد بازگردانده می شود و امکان تغییر و در اختیار گیری برای کاربران مجاز دیگر فراهم می شود.
البته اگر کاربری سندی را در اختیار گیرد و مدت زمان در اختیارگیری آن طولانی و خارج از عرف شود می تواند از اعمال تغییرات انصراف دهد و یا در صورتی که به نرم افزار دسترسی نداشته نباشد راهبر سیستم می تواند سند را از کاربر بازپس گیری نماید و سند را برای اعمال تغییرات بعدی آزاد نماید.
با این امکانات می توانید پاسخ نیاز اعلام شده را دریافت نمایید.

نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد می تواند برای نگهداری انواع مستندات و فایلهای الکترونیکی به کار رود. این فایلها می تواند شامل فیلم باشد، البته آرشیو های تخصصی در حوزه فیلم از منابع سخت افزاری سفارشی و ویژه ای استفاده می کنند که معمولا در سازمانهای تخصصی حوزه فیلم سازی یا صدا و سیما استفاده می شود.
نحوه ذخیره کردن فیلمها بدین صورت است که معمولا بنابر تنظیم راهبر سیستم، این اطلاعات داخل بانک اطلاعاتی قرار داده نمی شود و با استفاده از تکنولوژی های جدید ذخیره سازی، اطلاعات روی فایل سیستم با مدیریت مستقیم توسط بانک اطلاعاتی نگهداری می شود.
با اینکار این اطلاعات موجب حجیم شدن بانک اطلاعاتی نمی شوند ولی در زمان تهیه پشتیبان، به صورت انتخابی می توان از آنها پشتیبان تهیه کرد.
این راهکار برای آرشیو های ترکیبی فیلم و سند و عکس و … توصیه می شود.

راهبری و پیاده سازی انواع سند در نرم افزار آرشیو اسناد به صورت کامل به راهبر نرم افزار آموزش داده می شود.
با این آموزش تعریف کاربران، فرمها، سطح دسترسی به اسناد و مدیریت فایلها و اسناد ثبت شده به صورت کامل توسط تیم راهبری شرکت خریدار انجام می شود.
هزینه آموزش در زمان خرید نرم افزار برای یکدوره رایگان است و در صورت درخواست تکرار به صورت ساعتی محاسبه می شود.

درود بر شما
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست قابلیت نگهداری فایلهای DWG را دارد
البته اصلاح و تولید ویرایش جدید فقط با نرم افزار تخصصی اتوکد امکان پذیر است ولی در نرم افزار آرشیو تحت وب می توانید پیش نمایش آن را مشاهده نمایید و در صورت نیاز به تغییر آن را در کد اتوکد باز نموده و ویرایش جدیدی را تولید نمایید.

درود بر شما
پیشنهاد می شود دو نوع سند متفاوت برای اینکار در سیستم مدیریت اسناد پیوست طراحی شود.
یک نوع سند فایلهای اصلی را نگهداری کند و نوع دوم نمونه فایلها را با فرمتهای تصویری در قالب کاتالوگ در اختیار مهندسان قرار دهد.
مهندسان با جستجو و پیدا کردن سند مورد نظرشان به صورت تصویری می توانند فرمهای درخواست دسترسی به نقشه های اصلی را پر کنند تا برحسب تایید مدیران ، دسترسی آنها به فایلها و نقشه های اصلی فراهم شود.

به نظر می رسد که در شرکت، شما به سه آرشیو مختلف نیاز دارید،
۱- آرشیو پرونده های پرسنلی در حوزه منابع انسانی
۲- آرشیو قراردادها در حوزه مالی و حقوقی
۳- آرشیو و بایگانی نقشه ها در حوزه فنی و مهندسی
در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توانید با یکبار خرید نرم افزار، هر سه نوع بایگانی را تعریف کنید و افراد مجاز برای دسترسی به هر حوزه را مشخص نمایید.
این دسترسی می تواند به صورت مجزا یا اشتراکی باشد و مدیران ارشد بتوانند کلیه اسناد تعریف شده یا بخشی از اسناد در هر سه حوزه را مشاهده نمایند.

در زمان راه اندازی و استقرار نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، آموزش کاملی برای تعریف اسناد و فیلدهای اطلاعاتی مربوطه و بخشهای داخلی هر سند انجام می پذیرد، تیم پشتیبانی چند نمونه از انواع اسناد سازمانی خریدار را طراحی کرده و طراحی ساختار اسناد را برای انواع جدید سند به تیم راهبری سازمان خریدار آموزش می دهد. بنابراین تیم راهبری خریدار می توانند نرم افزار را کامل مدیریت کرده و سندهای جدیدی طراحی کرده و در واحدهای مختلف پیاده سازی نمایند.