نرم افزار حضور و غیاب

انتخاب دستگاه کنترل تردد مناسب :

برای انتخاب دستگاه کارت ساعت مناسب ، انواع مدل ها، برندها و روشهای کنترل تردد و ثبت ساعت در بازار سخت افزار وجود دارد. مهم این است که مناسب ترین آنها برای کار مورد نظر انتخاب شود.

سوالاتی مانند کنترل تردد یا حضور و غیاب ، عدم تماس فرد به صورت مستقیم با دستگاه به دلایل امنیتی یا بهداشتی ، کنترل تردد مدیران براساس تگ خودرو ، ثبت تردد به همراه دسترسی به محل خاص و … باید پاسخ داده شود .

نرم افزار حضور و غیاب پیوست به سخت افزار کنترل تردد خاصی وابسته نیست و اطلاعات تردد با استفاده از سرویس تخلیه اطلاعات دستگاه که شرکت فروشنده سخت افزار ارائه می دهد، می تواند از دستگاه حضور و غیاب ، گیت کنترل تردد ساختمان یا راه بند پارکینگ به بانک اطلاعاتی حضور و غیاب پیوست منتقل شود.

در این زمینه مطالعه مستند “چگونه دستگاه کارت ساعت مناسب انتخاب کنیم؟” پیشنهاد می شود .

تعریف انواع قوانین در حضور و غیاب :

 در سیستم حضور و غیاب پیوست ،  امکان تعریف نامحدود قوانین در قالب عوامل کارکرد با قابلیت فرمول نویسی منعطف وجود دارد.

همچنین با تعریف نامحدود شیفت های تردد، تقویم ها، پارامترهای مرتبط با شیفت ها می توان ، انواع آیین نامه ها و قوانین را به صورت دقیق پیاده سازی کرد.

چرا نیاز به دستگاه کارت ساعت داریم:

• کنترل تردد پرسنل مجاز به ساختمان های سازمان
• بدست آوردن معیاری برای محاسبه زمان حضور افراد در سازمان و محاسبه و کارکردها
•  افزایش و پیگیری عملکرد و کارایی کارمندان
• صرف زمان کمتر کارمندان منابع انسانی برای ردیابی، ضبط و پردازش زمان ورود و خروج و مرخصی کارکنان
• جلوگیری از خطای انسانی و تقلب کارمندان در ثبت ورود و خروج
• شفافیت اطلاعات تردد پرسنل برای مدیران
• شناسایی کارمندان منظم و پیاده سازی نظم و انضباط در تردد

اعمال تغییرات قوانین در فرمولهای محاسباتی :

با استفاده از قابلیت فرمول نویسی انعطاف پذیر با محیطی کاربر پسند، راهبر نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، می تواند به فرمول های تعریف شده برای انواع کارکردها دسترسی داشته باشد و آن ها را مطابق با تغییرات به وجود آمده در قوانین اصلاح کند.

همچنین در صورت نیاز ، راهبر در شرایط خاص و فرمولهای پیچیده محاسباتی می تواند با واحد پشتیبانی پیوست تماس حاصل نماید تا با همکاری کارشناسان پشتیبانی اصلاحات لازم را انجام دهند.

مزیت نرم افزار تحت وب حضور و غیاب :

• دسترسی به نرم افزار برای سازمانهای با گستردگی جغرافیایی
• عدم نیاز به تخصیص سرور مجزا در مراکز جغرافیایی مختلف
• دسترسی آنلاین به تردد و وضعیت حضور کارکنان توسط مدیران
• امکان صدور و تکمیل فرمهای مرخصی و ماموریت و … در زمان عدم حضور در محیط کار اصلی
• عدم نیاز به نصب و بروزرسانی نرم افزار روی کامپیوترهای مختلف

مدیریت تردد پرسنل در مکانهای مختلف :

در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، امکان تعریف محل ثبت تردد وجود دارد، اگر اطلاعات تردد پرسنل را توسط سرویس های تخلیه دستگاه به سرورهای مرکزی منتقل کنیم ، می توانیم این اطلاعات را در بانک اطلاعاتی سیستم حضور و غیاب پیوست متمرکز کرده و پس از پردازش اولیه روی تایم شیت نمایش دهیم.

در این حالت مدیران در نرم افزار تایم شیت به صورت آنلاین به تردد پرسنل دسترسی خواهند داشت و مشخص می شود که ورود و خروج پرسنل از کدام نقاط و ساختمانها انجام شده است.

انتقال اطلاعات بین دستگاههای حضور و غیاب :

در صورتی که شعب و ساختمانهای مختلف دارید می توانید از شرکت ارائه کننده سخت افزار کنترل تردد ، نرم افزاری را درخواست کنید که اطلاعات اثر انگشت یا کارت پرسنل مامور شما را به صورت آنلاین در دستگاه کارت ساعت محل ماموریت تعریف کند تا در آنجا فرد بتواند به راحتی تردد خود را ثبت نماید.

نکته : در این حالت می توانید افراد مجاز به تردد در هر ساختمان یا مکان تردد را به صورت مرکزی کنترل و مدیریت نمایید و از دسترسی افراد غیر مجاز به محل های مهم جلوگیری نمایید.

ویژگی های اساسی یک نرم افزار حضور و غیاب حرفه ای:

• انواع شیفت ها را پوشش دهد. شیفت ها ممکن است دارای انواع شناوری، انواع مجوزهای اضافه کاری به تفکیک شیفت، زمان های استراحت و غیره باشند.
• امکان تعریف تقویم به صورت گروهی و اختصاصی برای هر پرسنل به صورت دلخواه وجود داشته باشد.
• پردازش ترددها و فرم های اداری و محاسبات به صورت اتوماتیک و در زمان‌های تنظیم شده توسط کاربر انجام شود.
• امکان پیاده سازی انواع کارکردها به صورت نامحدود و با توجه به درخواست خریدار وجود داشته باشد.
• تغییر در نحوه محاسبه کارکردها به سهولت انجام شود.
• محاسبه مرخصی به صورت دقیق و تفکیک های دلخواه و روزانه انجام و به پرسنل نمایش داده شود.
• انواع دسترسی ها به صورت گروهی و فردی و توسط مدیر سیستم پیاده سازی شود.
• پرسنل به ترددها و کارکرد خودشان به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند.
• مدیران هر واحد بتوانند ترددها و کارکردهای پرسنل زیر مجموعه خود را به صورت آنلاین رصد کنند.

کنترل کارکرد و تردد پرسنل توسط مدیران

در تایم شیت پورتال پرسنلی دو امکان برای کنترل تردد و کارکرد پرسنل توسط مدیران وجود دارد:

• گزارش کارکرد ماهانه پرسنل که خلاصه ای از محاسبات هر ماه پرسنل را به تفکیک نمایش می دهد. در صورت نیاز مدیران میتوانند جزئیات تردد و محاسبات روز به روز پرسنل خود را نیز کنترل کنند.

گزارش پرسنل حاضر که در تاریخ و ساعت دلخواه که توسط مدیران مشخص می شود، وضعیت حضور و یا عدم حضور در سازمان به تفکیک پرسنل  نمایش داده می شود.

روشهای ارسال کارکرد به سیستم حقوق دستمزد

• در صورتی که از نرم افزار حقوق دستمزد پیوست استفاده می کنید، پس از انجام محاسبات در سیستم حضور و غیاب، می توان کارکردها را به سیستم حقوق ارسال کرد و نیازی به تهیه گزارش های جانبی نخواهد بود.
• اگر از نرم افزار حقوق دیگری استفاده می کنید، بر اساس تنظیمات ورودی سیستم حقوق جاری شما ، میتوان گزارش پارامتریکی در نرم افزار حضور غیاب پیوست تهیه کرد که با ورودی سیستم حقوق همخوانی داشته باشد تا نیازی به ثبت دستی کارکردها در سیستم حقوق نداشته باشید.
• با طراحی Web Service همخوان با سیستم حقوق شما میتوان از این طریق کارکردها را مستقیما در سیستم حقوق درج کرد. این موضوع نیاز به همکاری شرکت تولید کننده نرم افزار حقوق دستمزد دارد.

مسئول حضور غیاب در شرکت نقش مهمی دارد و بهتر است دارای قابلیتها و مهارت‌های زیر باشد

۱. دانش فنی:

باید دانش کافی در زمینه نرم افزارهای حضور غیاب و سیستم‌های مرتبط با آن را داشته باشد تا بتواند به درستی از نرم افزار استفاده کند و مشکلات فنی را حل کند.

۲. مهارت‌های مدیریتی:

باید توانایی مدیریت و سازماندهی فعالیت‌های مربوط به حضور و غیاب کارکنان را داشته باشد. همچنین باید توانایی برقراری ارتباط موثر با کارکنان و سایر اعضای سازمان را داشته باشد.

۳. دقت و دقت:

باید دقت بالایی در ثبت و بررسی اطلاعات حضور و غیاب داشته باشد تا اطلاعات صحیح و قابل اعتمادی را در اختیار داشته باشد.

۴. قابلیت حل مسئله:

باید توانایی حل مسائل مرتبط با حضور و غیاب را داشته باشد. برای مثال، در صورت بروز مشکلات فنی یا اختلافات در ثبت اطلاعات، باید قادر به پیدا کردن راه حل مناسب باشد.

۵. حساسیت به حفظ حریم خصوصی:

باید دارای حساسیت و احترام به حفظ حریم خصوصی کارکنان باشد و توانایی مدیریت اطلاعات حساس در حوزه کاری را داشته باشد.

۶. توانایی همکاری:

باید توانایی همکاری با سایر اعضای سازمان را داشته باشد تا بتواند به صورت هماهنگ با سایر بخش‌ها و افراد در سازمان فعالیت کند.

۷. توانایی تحلیل و گزارش‌دهی:

باید توانایی تحلیل داده‌های حضور و غیاب را داشته باشد و بتواند گزارش‌های مناسبی را برای مدیران و مسئولان سازمان تهیه کند.

۸. آشنایی با قوانین و مقررات:

باید آگاهی کافی درباره قوانین و مقررات مربوط به حضور و غیاب داشته باشد تا بتواند به درستی از آنها پیروی کند و از تخلفات جلوگیری کند.

۹. مسئولیت پذیری:

تاخیر در محاسبات کارکرد و ارسال آن به سیستم حقوق دستمزد موجب تاخیر در پرداخت حقوق کارکنان می شود همچنین عدم دقت در کنترل اطلاعات موجب محاسبات نادرست حقوق خواهد شد.

نرم افزار حضور غیاب برای مدیریت و ثبت حضور و غیاب و تردد کارکنان در یک سازمان استفاده می‌شود. این نرم افزار به مدیران امکان می‌دهد تا به راحتی و به صورت آنلاین حضور کارکنان را رصد کنند و اطلاعات مربوط به ورود و خروج آن‌ها را مشاهده کنند.

برخی از کاربردهای اصلی نرم افزار حضور غیاب عبارتند از:

۱. مدیریت حضور و غیاب:

با استفاده از این نرم افزار، مدیران می‌توانند به راحتی حضور و غیاب کارکنان را مدیریت کنند. آن‌ها می‌توانند ورود و خروج کارکنان را که از دستگاههای کارت ساعت یا گیتهای کنترل تردد دریافت شده در سیستم مشاهده نمایند و اطلاعات مربوط به حضور و غیاب را بررسی کنند.

۲. محاسبه ساعات کار:

با استفاده از نرم افزار حضور غیاب، مدیران می‌توانند کارکرده های مختلف و ساعات کار کارکنان را استخراج نمایند. این نرم افزار به طور خودکار می‌تواند ساعت ورود و خروج کارکنان را از دستگاههای کنترل تردد دریافت و در بانک اطلاعاتی ثبت کند و با مقایسه این اطلاعات با شیفتهای کاری تعریف شده، ساعات کار و انواع کارکردهای کارکنان سازمان را محاسبه کند.

۳. افزایش بهره‌وری:

با داشتن اطلاعات دقیق در مورد حضور و غیاب کارکنان، مدیران می‌توانند بهبود بهره‌وری سازمان را تحقق بخشند. آن‌ها می‌توانند الگوهای حضور و غیاب کارکنان را تحلیل کنند و تغییرات لازم را در برنامه‌های کاری اعمال کنند. همپوشانی پرسنل را در قالب لوح شیفت سازمانی در حوزه کاری مختلف پیاده سازی می شود و نظم سازمانی افزایش می یابد.

۴. امنیت:

نرم افزار حضور غیاب می‌تواند به افزایش امنیت سازمان کمک کند. با استفاده از این نرم افزار، مدیران می‌توانند دسترسی به مناطق خاص را براساس حضور و غیاب کارکنان کنترل کنند و از ورود غیرمجاز جلوگیری کنند. دستگاههای کنترل تردد اطلاعات شیفت افراد مجاز در مکان های خاص را کنترل می نمایند و از دسترسی افراد غیرمجاز به مکانهای حساس جلوگیری می کنند.

۵. گزارش‌دهی:

نرم افزار حضور غیاب می‌تواند گزارش‌های جامع و دقیقی در مورد حضور و غیاب و انواع کارکردهای موردنیاز کارکنان تولید کند. این گزارش‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند تا الگوها و روندهای حضور و غیاب را تحلیل کنند و تصمیمات بهتری بگیرند و پرداخت حقوق را براساس این کارکردها رقم بزنند.