نرم افزار مدیریت اسناد

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار مدیریت اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

 نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.

خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.

null

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزاری مطمئن برای نگهداری از اسناد طبقه بندی شده و دانش سازمانی ارزشمند و گرانبهای شماست.

طراحی و ساخت حرفه ای و کاربرپسند: 

نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب پیوست از موفقترین نرم افزارهای آرشیو و بایگانی اسناد ایران است که توانسته موفقیت های چشمگیری در امر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک، در سازمان های بزرگ و کوچک کسب کند و این موفقیت به مدد سالها تجربه، تحلیل، ساختار منسجم و انتخاب فن آوری مناسب در پیاده سازی این محصول بدست آمده است.

 

ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست:

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، به صورتی طراحی شده است که بتواند مستقل از نرم افزارهای دیگر پیاده سازی شود ، در عین حال این نرم افزار به عنوان مرکز نگهداری اسناد در ساختار ERP ، کلیه اسناد سازمانی مرتبط با نرم افزار های حسابداری ، بازرگانی داخلی و خارجی ، اموال و دارایی های ثابت ، پیمان و قراردادها ، پرسنلی و کارگزینی و اتوماسیون اداری پیوست را طبقه بندی نموده و نگهداری می نماید.

 

ساختار فنی کاربردی و پویا :

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست با توجه به ویژگیها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد (شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق با کاربردهایی نظیر تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش) و بایگانی اسناد(شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) ارائه می گردد.

 

اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان :

نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوست ، می تواند با استفاده از وب سرویس یا ارائه API به انواع نرم افزارهای دیگر تحت وب یا ویندوز سازمان متصل شده و نگهداری کننده اسناد و مدارک آنها در قالب یک نرم افزار (DMS(Document Management System توسعه یافته باشد. این اتصال یکدست بودن و انسجام و یکپارچگی نرم افزارها را در سطح سازمان به ارمغان می آورد.

پرسنل سازمان می توانند :

در محیط کاربری تحت وب اطلاعات را در نرم افزار مدیریت اسناد ساده و کاربرپسند پیوست وارد نمایند و به اطلاعات موردنیاز در حوزه کاری مجاز دسترسی داشته باشند. نسخه های مختلف اسناد را ایجاد و مدیریت نمایند و به گردش بیاندازند، مستندات در گردش را تکمیل و به پایگاه دانش سازمانی اضافه نمایند.

کاربران میتوانند

مدیران سازمان می توانند :

یک موتور جستجوی کامل بر روی تمامی اسناد و اطلاعات تولید شده در سازمان در محیط وب داشته باشند و اطمینان داشته باشند که تمام مستندات ارزشمند سازمانی و اطلاعات طبقه بندی شده روی سرورهای امن اطلاعاتی نگهداری شده و اطلاعات به سرعت و به سادگی در دسترس افراد مجاز قرار می گیرد.

مدیران میتوانند

■   دسترسی سریع و آسان به اسناد با رعایت الزامات سطوح دسترسی
■   کاهش هزینه‏ های ناشی از اشغال فضا و صرف زمان برای دسترسی به اسناد
   نگهداری ایمن و کاهش خطرات مرتبط با ازبین رفتن اسناد

  • مدیریت متمرکز و ساماندهی صحیح و دقیق اسناد ، با رعایت امنیت و سطح دسترسی 

  • قابلیت ‏های کاربردی فراوان و حرفه ای در محیطی ساده و تحت وب

  • ارائه انواع گزارش ‏های کنترلی، مدیریتی و آماری


  • امکان استفاده یکپارچه با سایر محصولات نرم افزاری پیوست 

 تعریف انواع اسناد سازمانی از جمله اسناد مالی، اداری، فنی و بازرگانی در نرم افزار مدیریت اسناد پویا ، زیبا و کاربرپسند پیوست 

  • امکان تعریف ساختار محتوا برای انواع اسناد

  • امکان نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل و یا داخل پایگاه داده

  • امکان تعریف انوع فیلدهای اطلاعاتی بر روی اسناد به تعداد دلخواه

  • امکان طبقه بندی و بخش بندی محتوای اسناد

  • امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران در سطح نوع و محتوای سند

  • امکان رمز نگاری محتوای اسناد (Encryption)

  • امکان نگهداری انواع اسناد بدون محدودیت حجم و نوع فایل

  • مدیریت دسترسی همزمان به اسناد براساس مکانیزم Check In/Check Out

  • امکان نگهداری نسخه‏ های مختلف از اسناد به تعداد دلخواه (Versioning)

  • امکان ایجاد انواع دسته بندی اسناد براساس فیلدهای اطلاعاتی

  • امکان جستجو اسناد براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بر روی سند و محتوای سند

  • امکان تعیین تاریخ اعتبار بر روی اسناد و اطلاع رسانی خودکار با توجه به آن

  • ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی اسناد

  • بازگرداندن نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه (Rollback)

امکان جستجو براساس کلیه اطلاعات و تهیه انواع گزارش های جامع از مستندات و کاربران در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست

  • امکان تهیه گزارش از عملکرد کاربران بر روی اسناد در بازه تاریخی مورد نظر

  • امکان تهیه گزارش از سطوح دسترسی کاربران به اسناد سازمانی

  • امکان تهیه گزارش از حجم، تعداد و وضعیت اسناد تعریف شده در سیستم

  • امکان تهیه گزارش از فیلدهای اطلاعاتی ثبت شده بر روی اسناد

  • امکان تهیه انواع گزارش‏ های لیستی/ آماری با محتوا و ساختار دلخواه با استفاده از گزارش ساز پویا