نرم افزار مدیریت اسناد

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

 نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.

خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.

null

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزاری مطمئن برای نگهداری از اسناد طبقه بندی شده و دانش سازمانی ارزشمند و گرانبهای شماست.

چرا نرم افزار مدیریت اسناد پیوست را پیشنهاد می کنیم ؟

 

طراحی و ساخت حرفه ای و کاربرپسند: 

نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب پیوست از موفقترین نرم افزارهای آرشیو و بایگانی اسناد ایران است که توانسته موفقیت های چشمگیری در امر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک، در سازمان های بزرگ و کوچک کسب کند و این موفقیت به مدد سالها تجربه، تحلیل، ساختار منسجم و انتخاب فن آوری مناسب در پیاده سازی این محصول بدست آمده است.

 

ارتباط منسجم با نرم افزارهای دیگر پیوست:

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، به صورتی طراحی شده است که بتواند مستقل از نرم افزارهای دیگر پیاده سازی شود ، در عین حال این نرم افزار به عنوان مرکز نگهداری اسناد در ساختار ERP ، کلیه اسناد سازمانی مرتبط با نرم افزار های حسابداری ، بازرگانی داخلی و خارجی ، اموال و دارایی های ثابت ، پیمان و قراردادها ، پرسنلی و کارگزینی و اتوماسیون اداری پیوست را طبقه بندی نموده و نگهداری می نماید.

 

ساختار فنی کاربردی و پویا :

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست با توجه به ویژگیها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد (شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق با کاربردهایی نظیر تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش) و بایگانی اسناد(شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) ارائه می گردد.

 

اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان :

نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوست ، می تواند با استفاده از وب سرویس یا ارائه API به انواع نرم افزارهای دیگر تحت وب یا ویندوز سازمان متصل شده و نگهداری کننده اسناد و مدارک آنها در قالب یک نرم افزار (DMS(Document Management System توسعه یافته باشد. این اتصال یکدست بودن و انسجام و یکپارچگی نرم افزارها را در سطح سازمان به ارمغان می آورد.

پرسنل سازمان می توانند :

در محیط کاربری تحت وب اطلاعات را در نرم افزار مدیریت اسناد ساده و کاربرپسند پیوست وارد نمایند و به اطلاعات موردنیاز در حوزه کاری مجاز دسترسی داشته باشند. نسخه های مختلف اسناد را ایجاد و مدیریت نمایند و به گردش بیاندازند، مستندات در گردش را تکمیل و به پایگاه دانش سازمانی اضافه نمایند.

کاربران میتوانند

مدیران سازمان می توانند :

یک موتور جستجوی کامل بر روی تمامی اسناد و اطلاعات تولید شده در سازمان در محیط وب داشته باشند و اطمینان داشته باشند که تمام مستندات ارزشمند سازمانی و اطلاعات طبقه بندی شده روی سرورهای امن اطلاعاتی نگهداری شده و اطلاعات به سرعت و به سادگی در دسترس افراد مجاز قرار می گیرد.

مدیران میتوانند

■    نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، ابزار پیاده سازی پایگاه دانش متمرکز سازمانی:


■   دسترسی سریع و آسان به اسناد با رعایت الزامات سطوح دسترسی


■   کاهش هزینه‏ های ناشی از اشغال فضا و صرف زمان برای دسترسی به اسناد


   نگهداری ایمن و کاهش خطرات مرتبط با ازبین رفتن اسناد


   مدیریت متمرکز و ساماندهی صحیح و دقیق اسناد ، با رعایت امنیت و سطح دسترسی 


   قابلیت ‏های کاربردی فراوان و حرفه ای در محیطی ساده و تحت وب


   ارائه انواع گزارش ‏های کنترلی، مدیریتی و آماری


 

■    نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری کننده اسناد الکترونیک کل سازمان : 


  امکان استفاده یکپارچه با  نرم افزارهای سازمان الکترونیک پیوست 


امکان گردش اسناد و تکمیل اطلاعات در آنها در کارتابل با استفاده از موتور گردش کار پیوست


  امکان ارسال اسناد موردنظر به کارتابل مدیران در  نرم افزار  اتوماسیون اداری پیوست


■    مدیریت انواع اسناد سازمانی با ساختار و محتوای اطلاعاتی قابل تعریف  :


  •  تعریف انواع اسناد سازمانی از جمله اسناد مالی، اداری، فنی و بازرگانی در نرم افزار مدیریت اسناد

  • امکان تعریف انوع فیلدهای اطلاعاتی (Meta Data) بر روی اسناد به تعداد دلخواه

  • امکان طبقه بندی و بخش بندی محتوای اسناد مطابق با ساختار دلخواه سازمان

  • امکان تعریف ساختار محتوا و فایلهای داخلی در بخشهای مختلف سند

 

■    امکانات فراوان ، محیط کاربری کاربر پسند User Friendly :


  • امکان نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل و یا داخل پایگاه داده

  • امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران در سطح نوع و محتوای سند

  • امکان رمز نگاری محتوای اسناد (Encryption)

  • امکان نگهداری انواع اسناد بدون محدودیت حجم و نوع فایل

  • مدیریت دسترسی همزمان به اسناد براساس مکانیزم Check In/Check Out

  • امکان نگهداری نسخه‏ های مختلف از اسناد به تعداد دلخواه (Versioning)

  • امکان ایجاد انواع دسته بندی اسناد براساس فیلدهای اطلاعاتی

  • امکان جستجو اسناد براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بر روی سند و محتوای سند

  • امکان تعیین تاریخ اعتبار بر روی اسناد و اطلاع رسانی خودکار با توجه به آن

  • ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی اسناد

  • بازگرداندن نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه (Rollback)

 

■    ارتباط یکپارچه نرم افزار مدیریت اسناد با نرم افزارهای دیگر سازمان الکترونیک پیوست :


  • تعریف و نگهداری اسناد مثبته مالی و ارتباط مستقیم با نرم افزار حسابداری پیوست

  • تعریف و نگهداری اسناد پیمان و قراردادها و ارتباط مستقیم با نرم افزار پیمان و قراردادهای پیوست

  • تعریف و نگهداری پرونده پرسنلی و ارتباط مستقیم با نرم افزار پرسنلی و صدور احکام پیوست


  • امکان دریافت فرمهای درگردش در کارتابل اتوماسیون اداری و بایگانی خودکار آنها در پرونده های مورد نظر

■     امکان  تهیه انواع گزارش های جامع از عملیات ثبت مستندات توسط کاربران :


  • امکان تهیه گزارش از عملکرد کاربران بر روی اسناد در بازه تاریخی مورد نظر

  • امکان تهیه گزارش از سطوح دسترسی کاربران به اسناد سازمانی

  • امکان تهیه گزارش از حجم، تعداد و وضعیت اسناد تعریف شده در سیستم

  • امکان گزارش گیری از حجم عملیات اسکن و ورود اطلاعات انجام شده توسط پیمانکاران و پرسنل

 

■    ارائه انواع گزارش‏های استاندارد و جامع به همراه گزارش ساز حرفه ای در نرم افزار مدیریت اسناد:


  • امکان تهیه گزارش از فیلدهای اطلاعاتی ثبت شده بر روی اسناد

  • امکان جستجو براساس کلیه اطلاعات و تهیه انواع گزارش

  • امکان تهیه انواع گزارش‏ های لیستی/ آماری با محتوا و ساختار دلخواه با استفاده از گزارش ساز پویا


استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست به چه مجموعه هایی توصیه می شود؟

پیشنهاد نرم افزار مدیریت اسناد به شرکت ها:

نرم افزار مدیریت اسناد یکی از نرم افزار های ضروری در تمامی شرکت های دانش محور می باشد. زمان و هزینه بسیاری در شرکت ها صرف تولید دانش سازمانی می شود و نرم افزاری باید نگهداری این سرمایه ارزشمند را برعهده گرفته و با رعایت سطح دسترسی در اختیار افراد ذی صلاح قرار دهد.

همچنین نیاز به نرم افزار تحت وب و سریعی داریم که بتوانیم در هر مکان و زمانی به اسناد مورد نیاز دسترسی داشته باشیم.

استفاده از این نرم افزار برای تجمیع اطلاعات روی سرور، نگهداری منظم و تهیه پشتیبان از اطلاعات و دسترسی براساس انواع پارامترها ضروری است.

این نرم افزار یک موتور جستجوی کامل روی تمام منابع اطلاعاتی شرکت در اختیار قرار می دهد.

چه نوع اسنادی را در نرم افزار مدیریت اسناد نگهداری می کنند ؟

تعریف انواع اسناد در بایگانی :

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، قابلیت تعریف انواع سند را در اختیار راهبر سیستم قرار می دهد.

تعریف نوع سند در نرم افزار محدودیتی ندارد و بنابر حوزه پیاده سازی تعریف اسناد انجام می شود.

بیشترین نوع اسناد تعریف شده در نرم افزار بایگانی عبارتند از :

پرونده های پرسنلی ، آیین نامه ها ، مستندات و روال های ایزو ، قراردادها ، اسناد مثبته مالی ، نقشه ها و اسناد مهندسی ، …

سیستم آرشیو و بایگانی اسناد چگونه می تواند روال گردش و تایید اسناد را پشتیبانی نماید؟

روال گردش و تایید اسناد :

در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست می توان با ابزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست ، روال گردش و تایید اسناد را پیاده سازی نمود. بعد از طی فرآیند طراحی شده ، اسناد در گردش می توانند در بایگانی اسناد قرار گیرند.

 

نکته : در صورتی که سندی در بایگانی قرار داشته باشد ، با ارسال به کارتابل اصلاح کننده می توان ویرایش جدیدی از آن را ایجاد و ذخیره نمود.

آرشیو و بایگانی اسناد چه حجمی از اسناد را پوشش می دهد؟

حجم اسناد در بایگانی:

با توجه اینکه نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری حجم عظیمی از اطلاعات طراحی شده است، و می تواند اطلاعات را در دیتابیس و فایل سیستم نگهداری کند، دغدغه مدیر سیستم در مورد حجم اسناد به محدودیت های سخت افزاری و فضای نگهداری اطلاعات معطوف خواهد بود.

در این راستا باید برآورد و تخمینی از حجم اطلاعاتی که می خواهید در بایگانی اسناد نگهداری شود داشته باشید تا براساس آن منابع سخت افزاری لازم را اختصاص دهید.

نکته : در صورتی که حجم اطلاعات بسیار زیادی دارید ، محل نگهداری اطلاعات مورد جستجو (ایندکس شده) را روی سریعترین هارد قرار دهید.

محل نگهداری اطلاعات در نرم افزار آرشیو اسناد پیوست روی فایل سیستم است یا دیتابیس؟

محل نگهداری اطلاعات :

در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست مدیر سیستم می تواند انتخاب کند که در هر نوع سند ، بخش های مختلف اطلاعات ، در دیتابیس نگهداری شود یا فایل سیستم.

نگهداری اطلاعات در این حالت در کنترل Blob Store Service خواهد بود و سرویس نگهداری ، ذخیره سازی و نمایش اسناد را برعهده داشته و کاربر استفاده کننده تفاوتی بین اسناد نگهداری شده در دیتابیس و فایل سیستم احساس نخواهد کرد.

معمولا اطلاعاتی در فایل سیستم نگهداری می شود که دارای حجم زیاد بوده و تغییر نسخه ندارند.

آیا برای آرشیو نامه ها می توانیم از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنیم؟

مدیریت و بایگانی نامه ها :

در نظر داشته باشید که نرم افزار دبیرخانه ، نرم افزاری مختص رسیدگی به نامه های وارده و صادره می باشد و انواع فیلدهای اطلاعاتی مریوط به دبیرخانه ، شامل طرف های مکاتبه و فیلدهای خاص مانند عطف و پیرو را پوشش می دهد.

اگر بخواهید در نرم افزار مدیریت اسناد ، سند جدیدی از نوع نامه با فیلدهای دلخواه تعریف کنید ، این امر امکان پذیر است. ولی امکانات نرم افزار دبیرخانه برای این موضوع بیشتر و ابزاری مناسب تر است.

 

نکته : نرم افزار دبیرخانه می تواند برای نگهداری اسناد ضمیمه و پیوست خود از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده نماید.

راهبر سیستم در نرم افزار بایگانی اسناد چه امکاناتی در اختیار دارد؟

سطح دسترسی راهبر سیستم :

راهبر سیستم آرشیو اسناد بعد از پیاده سازی اولیه نرم افزار ، در اختیار مدیر سیستم معرفی شده توسط سازمان قرار می گیرد.

راهبر سیستم قابلیت مدیریت کامل نرم افزار را داشته و می تواند انواع سند جدید تعریف نماید. ساختار اسناد و متادیتای مربوطه را تعریف نموده و انواع بایگانی را با سطح دسترسی خاص هر واحد پیاده سازی نماید.

راهبر نرم افزار می تواند کاربران مختلف را تعریف کرده و استفاده از نرم افزار را در سطوح مختلف کاری در سازمان توسعه دهد.

تمام اختیارات مدیریتی در اختبار راهبر سیستم قراردارد .

نکته : در زمان نیاز خریدار به دریافت خدمات پشتیبانی ،  پرسنل پیوست با اجازه راهبر و با نام کاربری راهبر و با اجازه وی وارد سیستم شده و تنظیمات مورد نظر را انجام می دهند.