چگونه می توان از ایجاد اسناد قبل از تاریخ خاص در سیستم جلوگیری نمود؟
ممکن است در طی سال مالی در بازه های زمانی مختلف، اسناد ایجاد شده در سیستم توسط مدیریت مورد بررسی قرار گرفته و تایید شوند. در این مواقع اسناد قطعی شده و تراز ماهانه یا سه ماهه و … نیز تهیه می شود. پس از اعمال این بررسی ها و تهیه گزارشات لازم است تا قبل از تاریخ نهایی شدن اسناد، سند جدیدی در سیستم ایجاد نشود تا گزارشات تهیه شده و تایید شده در سیستم تغییر نکنند. برای این منظور مدیر سیستم این امکان را دارد تا تاریخ خاصی را در سیستم مشخص نماید تا کاربران دیگر امکان ایجاد سند در هیچ یک از زیر سیستمها، قبل از تاریخ تعیین شده نداشته باشند. برای این منظور در قسمت گروههای کاری، تنظیمات عمومی مرتبط با گروه کاری، گزینه “جلوگیری از ثبت اوراق و اسناد با تاریخ کوچکتر از…” باید تیک زده شود. با کلیک برروی دگمه “عدد مرتبط” می توان تاریخ مورد نظر را تعیین نمود. با تعیین این تاریخ، کاربرانی که عضو این گروه کاری باشند، امکان ایجاد سند، چک، فاکتور و… را در سیستم با تاریخ کوچکتر از تاریخ تعیین شده نخواهند داشت.
نکته ۱: این امکان برروی گروه کاری تنظیم می شود و می توان فقط برای برخی از گروه های کاری این مورد را اعمال نمود.
نکته ۲: این تنظیم برروی کلیه شرکت های موجود اعمال می شود.
نکته ۳: امکان حذف این تنظیم وجود ندارد و درصورت نیاز، باید تاریخ تعیین شده تغییر نماید.
