یک سند اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند...

بیشتر بخوانید

تفویض پست چیست، برای انجام آن در سیستم چه باید کرد؟

تفویض پست امکانی است که با استفاده از آن شما قادر خواهید بود که مدیریت کارتابل خود را تا تاریخ مشخص در اختیار شخص دیگری (جانشین) قرار دهید تا در نبود شما به امور مربوطه پرداخته و کارتابل شما را مدیریت نماید. برای انجام این کار، مراحل زیر باید دنبال شود: ۱- تب مربوط به "پست ها" را از طریق منوی "شروع"، فرم "مشخصات کاربر"، باز کنید. ۲- در صورتی که بیش از یک پست داشته باشید، پست مورد نظر خود را از فرم مذکور جهت تفویض،...

بیشتر بخوانید

هنگام ایجاد نامه داخلی ، گروه گیرنده ای را به عنوان گیرندگان انتخاب می کنم اما تنها تعداد محدودی از افراد گروه را نمایش می دهد، علت چیست ؟

هنگام تعریف گروه گیرنده ، بطور مثال ۵۰ نفر را در این گروه اضافه کردیم ولی در هنگام ایجاد نامه داخلی زمانیکه از این گروه به عنوان گیرنده استفاده می کنیم در لیست بازشو گیرندگان تنها ۲۰ نفر را نمایش می دهد، لازم به ذکر است با توجه به فرستنده نامه ، گیرنده نامه تغییر می کند. قطعا فرستنده نامه به ۲۰ نفر از لیست گیرنده ای که ما تعریف کردیم دسترسی دارد پس در نتیجه فقط ۲۰ نفر از...

بیشتر بخوانید

سرویس دورنگار (فکس) در سیستم دبیرخانه پیوست چه کاربردی دارد؟

یکی از ویژگی های بارز اتوماسیون اداری پیوست در بخش دبیرخانه امکان استفاده از ابزاری با عنوان "سرویس دورنگار (فکس)" می باشد. این ابزار به کاربر  امکان می دهد که همزمان چندین خط مخابراتی را به عنوان سرویس های گیرنده و فرستنده فکس تعریف نماید و طبیعتاً محدودیت برای استفاده از چندین خط فکس برای ارسال و دریافت مکاتبات بصورت اتوماتیک در دبیرخانه  از بین می رود. با وجود این ابزار، استفاده از دستگاههای متعدد فکس در سازمان با هزینه های بالای نگهداری، کارتریج...

بیشتر بخوانید

منظور از نوع سند چیست و چگونه می توان آن را تعریف کرد؟

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را...

بیشتر بخوانید

جهت نمایش و عدم نمایش پیغامی که بعد از ارسال فرم نمایش داده می شود چه تنظیمی را باید اعمال نمود؟

در ویرایش ۷٫۳۵۰٫۰۰ با افزوده شدن امکان "نمایش پیغام ارسال موفق فرم" در تنظیمات شخصی می توانید نمایش یا عدم نمایش پیغام ارسال موفق فرم را تنظیم نمائید. برای این منظور در کارتابل اتوماسیون اداری، در منوی کارتابل، تنظیمات شخصی، مجددا آیتم تنظیمات شخصی را انتخاب نمائید، در قسمت کارتابل می توانید تنظیم "نمایش پیغام ارسال موفق فرم" را اعمال نمائید....

بیشتر بخوانید