۱۴ ویژگی برتر اتوماسیون اداری
تاریخ انتشار: ۱۳۹۸/۰۷/۰۲
آنچه در این مقاله می خوانید
- استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب پیوست در هر زمان و در هر مکان
- کاربری آسان و کاربرپسند بودن (User friendly)
- به روز رسانی مستمر و اضافه شدن امکانات روز نرم افزاری
- افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد و مدیریت بهینه کارکنان
- افزایش نظم سازمانی و سرعت جستجوی نامه ها و اسناد
- ثبت و طبقه بندی الکترونیک مستندات، پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی
- نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر بهینه
- پیاده سازی فرهنگ تفکر فرآیند محور و مشارکت پرسنل در بهینه سازی فرآیندها
- پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
- جمع آوری اطلاعات کمی و کیفی مکتوب از عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار
- تفویض کارتابل و افزایش مسئولیت پذیری واحد ها
- نگهداری سوابق کارهای انجام شده در هر پست سازمانی
- پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی
- افزایش بهره وری و افزایش ساعت کار مفید پرسنل
در دنیای مدرن و پیشرفته امروزی، استفاده از ابزار اتوماسیون اداری حرفه ای برای مدیریت گردش انبوه مستندات در سازمانها، یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر است . نظم دهی به مستندات، پوشش و بهینه سازی فرآیندها ، امکان جستجوی ساده و سریع ، استفاده افراد مجاز از نسخه تحت وب و سادگی کاربری از ویژگیهای کلیدی و مهم اتوماسیون اداری می باشد. با توجه به متفاوت بودن نیازها، مهم این است که نرم افزار بتواند در قالب موردنظر سازمان خریدار ، سفارشی سازی شده و به بهترین شکل پیاده سازی شود.
- مدیران برای داشتن سازمانی الکترونیک، مدرن و پیشرفته و همچنین کنترل و نظارت بر عملکرد کارکنان و مدیریت بهتر منابع سازمانی، به ابزارهای مکانیزه، کارآمد و به روز، نیاز دارند .
- پرسنل نیز برای انجام عملیات سازمانی و وظایف محوله ، نیاز به ابزاری بهینه و کامل برای دریافت، انجام و ثبت کارها و گردش و توزیع کامل اطلاعات دارند.
امروزه استفاده از نرم افزارها و ابزارهای مکانیزه از یک امر تشریفاتی به یک ضرورت واقعی تبدیل شده است و استفاده از اتوماسیون اداری مناسب در سازمانهای موفق، ارزش افزوده بالایی دارد.
در این راستا گروه نرم افزاری پیوست ، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و حرفه ای پیوست را به عنوان راهکاری مناسب برای سازمانهای فرآیندگرا و پیشرو ارائه کرده است.
استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب پیوست در هر زمان و در هر مکان
شما می توانید کارتابل خود را بر روی لپ تاپ ، تبلت ، گوشی همراه مجهز به انواع سیستم عامل مانند WindowsiOSAndroidLinux مشاهده نمایید . برای مشاهده کارتابل خود تنها نیاز به ارتباط با سرور نرم افزار اتوماسیون اداری، از طریق شبکه داخلی یا اینترنت و استفاده از یک مرورگر استاندارد IEChromeFirefoxSafari دارید. در صورتی که سیاست های امنیتی سازمان اجازه دهد استفاده از اتوماسیون اداری در خارج از محیط کار و در تمام ساعات شبانه روز امکان پذیر خواهد بود
کاربری آسان و کاربرپسند بودن (User friendly)
از نکات بسیار مهم در طراحی اتوماسیون اداری این است که تمامی پرسنل در سطوح مختلف یک سازمان بتوانند به راحتی از آن برای انجام انواع عملیات مکانیزه و بدون کاغذ استفاده نمایند.
فراگیر شدن و موفقیت اتوماسیون اداری در سازمان، به کاربری آسان و اقبال کاربران به استفاده از آن وابسته است. در طراحی محیط کاربری پیوست ، از نظرات و توصیه های کاربران استفاده شده و نرم افزارهای مختلف در کلاس جهانی به عنوان الگوهای طراحی، تحلیل و بررسی شده اند .
کاربران در زمان استفاده از پیوست ، محیطی بسیار ساده، کامل، منظم و حرفه ای را تجربه می کنند و پیش نیاز استفاده از کارتابل الکترونیک ، دانش حداقلی در زمینه رایانه است.
به روز رسانی مستمر و اضافه شدن امکانات روز نرم افزاری
محیط کاربری و امکانات داخلی و گزارشهای ارائه شده در نرم افزارهای جامع سازمانی پیوست، توسط تیم مجربی از کارشناسان R&D بررسی شده و براساس نظرات و پیشنهادات دریافت شده از سازمانهای خریدار و مطالعه نرم افزارهای روز دنیا مورد بازنگری نقادانه و اصلاحی قرار می گیرند. توسعه نرم افزارها و ارائه ویرایشهای جدید با استفاده از این نقطه نظرات، توسط تیم های برنامه‌نویسی پیوست انجام می شود و پیوست با استفاده از این رویکرد، موفق به ارائه یکی از کاملترین و برترین نرم افزار های اتوماسیون اداری در ایران شده است.
این ویرایش ها در فواصل سه ماهه پس از تست توسط واحدهای مختلف تست و کنترل کیفی محصول، در اختیار خریداران نرم افزارهای پیوست قرار می گیرد.
افزایش کیفیت نظارت بر عملکرد و مدیریت بهینه کارکنان
مدیران میانی و ارشد در سازمان برای کنترل عملکرد واحدهای تحت مدیریت به ابزاری نیاز دارند که عملکرد پرسنل و واحدهای سازمانی را گزارش نموده و نمایش دهد. این گزارش ها در صورتی کامل خواهند بود که ثبت کارها به صورت کامل ، شفاف و مکتوب در نرم افزارها انجام شده باشد.
با پیاده سازی فرمها و فرآیندهای هوشمند در کارتابل الکترونیک تحت وب پیوست ، سرعت انجام کار و ثبت کامل اطلاعات در بخش های مختلف انجام می شود. با این ابزار، نظارت بر عملکرد واحدها و بهینه سازی عملکرد و اصلاح فرآیندها در راستای افزایش بهره وری و سرعت انجام کار میسر خواهد شد.
افزایش نظم سازمانی و سرعت جستجوی نامه ها و اسناد
با ثبت کلیه نامه ها در دفاتر اندیکاتور و مشخص شدن فیلدهای اطلاعاتی ضروری ، به سرعت می توانیم نامه ها و مستندات موردنظر را جستجو و پیدا کنیم . همچنین می توانیم ساختارهای بایگانی مختلفی برای دسته بندی منظم مکاتبات تعریف کنیم . انواع فرمهای سازمانی و گزارشها نیز در دسته های مختلف تعریف و طبقه بندی می شوند و مراحل انجام کار نیز به صورت درختواره‌ای نمایش داده می شود.
با پیاده سازی فرآیندها و مشخص شدن مراحل گردش کار و کنترل اطلاعات ثبت شده در هر مرحله، یک سازمان منظم اطلاعاتی نمایان خواهد شد.
ثبت و طبقه بندی الکترونیک مستندات، پیاده سازی محرمانگی و تعیین سطح دسترسی
همان گونه که پیاده سازی فرآیندهای مکانیزه موجب در دسترس قرار گرفتن اطلاعات برای پرسنل سازمان می شود، باید سیاستهایی برای حفاظت از این اطلاعات و تعیین افراد مجاز برای دسترسی به اطلاعات سازمانی مشخص نمود. در این راستا افرادی که در تکمیل اطلاعات و انجام کار در هر فرآیند نقش دارند می توانند به اطلاعات لازم برای انجام کار ( و نه لزوما کل اطلاعات) دسترسی داشته باشند. دسترسی افراد به اطلاعات نیز بر مبنای پست سازمانی و نقش افراد در سازمان تعیین می شود و از دسترسی افراد غیر مجاز به اطلاعات جلوگیری می شود. این کار موجب جلوگیری از افشای اطلاعات سازمانی و انجام کار بصورت بهینه و محدود به حوزه مسئولیتهای تعریف شده برای هر پست در سازمان خواهد شد.
نظارت بر فرآیند اجرای کارها و اصلاح فرآیندهای غیر بهینه
در زمان انجام کار در سازمان، مدیران می توانند بر انجام فرآیندهای سازمانی نظارت داشته باشند. همچنین در زمانهای مقتضی ، کارشناسان می توانند درخواست اعلام نظر یا ارجاع کار خاص به مدیران بالاتر را داشته باشند (Escalation).
در این حالت مدیران این فرآیندهای خاص را بررسی نموده و فرآیند را کامل می نمایند و برای ارتقای سطح دانش کارشناسان، آموزش لازم برای تحلیل و انجام فرآیند خاص را به کارشناسان خود ارائه می دهند. با نظارت بر انجام کار می توان گره های سازمانی را شناسایی نموده و اقدامات لازم در جهت بهبود فرآیندها ، افزایش توان کارشناسان ، آموزش پرسنل و حذف مراحل مازاد را انجام داد.
پیاده سازی فرهنگ تفکر فرآیند محور و مشارکت پرسنل در بهینه سازی فرآیندها
با پیاده سازی فرآیندهای سازمانی به صورت الکترونیک و گردش آنها در سازمان ، پرسنل سازمان با تفکر فرآیندی در انجام کارها مواجه می شوند. پس از استفاده از فرمهای پیاده سازی شده و مشاهده ملموس کاربرد آنها و بهبودهای انجام شده ، باعث مشارکت پرسنل در بهینه سازی فرآیندها و ارائه پیشنهادهای مفید و کاربردی برای انجام کاملتر، سریعتر و دقیقتر کار مواجه خواهیم شد. در این راستا، پیاده سازی نظام پیشنهادات و پاداش به پرسنل، موجب مشارکت بدنه اصلی کارشناسی سازمان در مسیر رشد کمی و کیفی انجام کار خواهد شد.
پیاده سازی سلسله مراتب سازمانی و ساختار مدیریتی پاسخگو
در ساختار و سلسله مراتب سازمانی، به صورت پیش فرض، پرسنل سازمان برای انجام کار به مدیر ارشد، مدیران یا پرسنل هم رده و پرسنل تحت مدیریت خود دسترسی دارند. در این راستا برای ارجاع کار به یک واحد دیگر ، نیاز به تایید مدیریت آن واحد و تعیین گردش کار در آن واحد توسط مدیر واحد وجود دارد. تعیین این سلسله مراتب سازمانی بر اساس چارت مصوب سازمانی و اضافه شدن استثنائات، بنابر پیشنهاد مدیران ارشد خواهد بود. در این راستا هر مدیر آگاه و پاسخگو، مسئول عملیات انجام شده در واحد تحت مدیریت خود خواهد بود.
البته برای جمع آوری نظرات، پیشنهادات و اطلاعات لازم از سطوح کارشناسی و دسترسی خاص کارشناسان به مدیران ارشد ، فرآیندهای خاص پیاده سازی و اجرا می شود.
جمع آوری اطلاعات کمی و کیفی مکتوب از عملکرد پرسنل و تقسیم عادلانه کار
در زمان توزیع کار در واحدهای مختلف ، مدیران می توانند کارتابل و حجم کاری پرسنل تحت مدیریت خود را مشاهده نمایند. برای پرسنل مختلف سازمان، سرعت، دقت و کیفیت انجام کار معمولا یکسان نیست . با نمایش زمان انجام کار در هر فرآیند می توان سرعت انجام را اندازه گیری نمود و براساس شاخص های کنترلی، می توان کیفیت انجام کار را سنجید. این نظارت موجب توزیع عادلانه کار بین پرسنل سازمان شده و شاخص های مختلفی برای تشویق یا تنبیه کارشناسان در اختیار سازمان قرار می دهد. در این حالت شاخص سازمانی بر مبنای انجام کار مکتوب در مقابل ادعای واهی انجام کار خواهد بود.
تفویض کارتابل و افزایش مسئولیت پذیری واحد ها
در زمانهای مختلف بنابر مرخصی یا ماموریتهای بلند مدت نیاز به تفویض کارتابل به پرسنل دیگر واحد داریم. همچنین در بسیاری موارد مدیران، انجام بخشی از کارهای مدیریتی را به کارشناسان مجرب خود محول می نمایند. در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست می توان کارتابل را به صورت زماندار به افراد دیگر تفویض نموده یا انجام بخشی از کارها را براساس شرطهای مختلف به پرسنل موردنظر واگذار نمود. همچنین در زمان عدم حضور غیر مترقبه افراد، مدیران می توانند با نظارت بر کارتابل پرسنل تحت مدیریت خود، کارهای مهم و ضروری را انجام داده یا بین پرسنل دیگر تقسیم نمایند. در هر صورت انجام کار در هر واحد توسط پست های مختلف انجام شده و شخص انجام دهنده به صورت مستقیم یا “از طرف ” مشخص می گردد.
نگهداری سوابق کارهای انجام شده در هر پست سازمانی
در سازمان، تغییر پست و جابجایی پرسنل در پست های مختلف به صورت متناوب انجام می شود. برای موفقیت بیشتر افراد در پستهای جدید، پرسنل نیاز به داشتن اطلاعات کاملی از کارها در دست انجام و دستوراتی دارند که صاحب قبلی پست انجام داده است. همچنین بسیار مهم است که دستورات افراد در پست جدید از دستورات فرد قبلی تفکیک و حوزه مسئولیتها مشخص شود. در سیستم اتوماسیون اداری پیوست، کارتابلها برای پستهای سازمانی تعریف می شوند و افراد به پستهای سازمانی انتساب داده می شوند. در این حالت کارهای انجام شده هر مسئول در هر پست کاملا به نام خودش ثبت گردیده و تمام کارهای انجام شده به صورت مستقیم ، از طرف و پرسنل خاص ، مشخص شده و نمایش داده می شود.
پیاده سازی سفارشی و تحلیل فرآیندهای سازمانی
بعد از نصب و راه اندازی اولیه سیستم ، تیم استقرار و پیاده سازی نرم افزار در سازمان مستقر شده و پیاده سازی اتوماسیون اداری را برای هر شرکت به صورت خاص برنامه ریزی می نمایند. این پیاده سازی بر مبنای گزارش شناخت اولیه و دریافت اطلاعات از نمایندگان شرکت انجام می شود. در این پیاده سازی برنامه هایی برای راه اندازی تدریجی و توسعه فرهنگ استفاده از کارتابل الکترونیک انجام می شود. بخشی از فرآیندهای سازمانی در کنار تیم راهبری شرکت تحلیل و پیاده سازی شده و پیاده سازی فرآیندهای دیگر به تیم راهبری آموزش داده می شود. همچنین تجارب موفق پیاده سازی نرم افزار در شرکتها و سازمانهای دیگر در فرآیند پیاده سازی مورد استفاده قرار می گیرد.
افزایش بهره وری و افزایش ساعت کار مفید پرسنل
با پیاده سازی موفق اتوماسیون اداری و سفارشی سازی آن متناسب با نیازهای مجموعه، شاهد بهبود کمی و کیفی انجام کار در سازمان خواهیم بود. با کاهش زمانهای کار غیر مفید صرف شده برای ” جستجوی زمانبر در میان مستندات کاغذی، انجام چندباره کارها، در دسترس نبودن اطلاعات، …” و پیاده سازی ” گردش الکترونیکی و بدون وقفه فرمها ، نظارت بر فرآیندها و بهینه سازی آنها و … ” افزایش بهره وری و همچنین افزایش ساعت کار مفید پرسنل در سازمان دور از انتظار نمی باشد.
با پیاده سازی کارتابل های الکترونیک، حجم کاری جاری پرسنل مشخص شده و پرسنل تحت نظر مدیران ، موظف به انجام کار در مدت زمان تعیین شده خواهند بود .
