۱۰ فرآیند پرکاربرد پرسنلی در سازمانها

با استفاده از نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست می توان انواع فرم ها و فرآیندهای سازمانی را پیاده سازی نمود .

پیاده سازی هر کدام این فرمها و روال های سازمانی در نرم افزار فرم ساز تحت وب پیوست، موجب کاهش هزینه ، افزایش بهره وری و سرعت بالاتر انجام فرآیند و کسب رضایت پرسنل می شود.

با توجه به اینکه افزایش سطح رضایت پرسنل موجب افزایش کیفی و کمی کار تولیدی شده و رضایت مشتریان و ارباب رجوع را در پی دارد ، توجه ویژه به ارائه خدمات الکترونیک به پرسنلی و تکریم پرسنل سازمان بسیار مهم می نماید .

در این مستند می خواهیم چند نمونه از فرآیندهای سازمانی پر کاربرد در حوزه پرسنل سازمان و ویژگی های خاص آنها را با هم بررسی کنیم :

 

فرمها و فرآیندهای مرتبط با سیستم حضور و غیاب :

فرمهای پرکاربرد این حوزه عبارتند از :

۱- فرم های مرخصی روزانه و ساعتی :

انواع مرخصی استحقاقی و استعلاجی و بدون حقوق روزانه و مرخصی ساعتی با فرآیندهای گردش دلخواه و امکان تعیین جانشین و ضمیمه کردن مستندات در این دسته قرار می گیرند.

۲- فرم های ماموریت روزانه و ساعتی :

انواع ماموریت های شهری و برون شهری نزدیک و ماموریت های درون شهری ساعتی با روال تایید و گزارشهای ماموریت کامل در این دسته طراحی می شوند.

۳- فرم های ماموریت خارج از شهر یا کشور :

این فرمها چند صفحه ای بوده و روال گردش و تایید پیچیده ای دارند ، انواع مستند ضمیمه را دارند و بعد از ثبت گزارش ماموریت ، اطلاعات هزینه های ماموریت باید به تایید واحد مالی برسد.

۴- فرم های فراموشی کارت و ثبت اطلاعات تردد :

این فرمها برای تکمیل تردد های ناقص در سیستم حضور و غیاب استفاده می شود و تایید مدیر برای ثبت و به روزرسانی اطلاعات در نرم افزار حضور و غیاب ضروری است.

۵- فرم مجوز اضافه کاری :

فرم مجوز اضافه کاری معمولا باید قبل از موعد اضافه کاری تکمیل و به تایید مدیر برسد.

 

 

نکته ۱ : این فرمها توسط پرسنل ایجاد شده ، به گردش می افتند و پس از دریافت اطلاعات تکمیلی و تایید مدیران، در انتهای فرآیند گردش کار، در نرم افزار حضور و غیاب پیوست ، اطلاعات خود را به صورت خودکار ثبت می نمایند.

فرمهای اداری حوزه پرسنلی :

فرمهای پرکاربرد این حوزه عبارتند از :

 

۶- فرم درخواست مساعده :

این فرم در فرآیند گردش خود می تواند تاریخ مجاز درخواست و حداکثر مبلغ درخواستی را به صورت خودکار با سیستم حقوق و دستمزد کنترل نماید.

 

۷- فرم درخواست تنخواه :

این فرم در فرآیند گردش خود باید از واحد مالی تاییدیه تسویه تنخواه قبلی را دریافت نماید.

 

۸- فرم درخواست وام :

این فرم در هنگام تکمیل اطلاعات می تواند نوع مجاز وام، تعداد اقساط و حداکثر مبلغ درخواستی را به صورت خودکار با سیستم تسهیلات کنترل نماید.

 

۹- فرم های ارزیابی عملکرد کارکنان :

در دسته های متفاوت و خاص برای گروه های مختلف پرسنل طراحی شده و با نرم افزار ارزیابی عملکرد مرتبط می شوند.

 

۱۰- فرم درخواست اماکن رفاهی :

این فرم در فرآیند گردش خود اطلاعات درخواست را پس از طی مراحل تایید در نرم افزار اماکن رفاهی ثبت کرده و مجوزی برای استفاده از مکان رفاهی خواهد بود.

 

نکته ۲ : در صورت استفاده از نرم افزارهای منابع انسانی غیر پیوست ، استفاده از وب سرویس و پلاگین ارتباطی می تواند ابزاری تسهیل کننده برای ارتباط با آن نرم افزارها باشد. البته همکاری شرکت ثالث در این امر ضروری است .