انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
تاریخ انتشار: ۸ آذر ۱۴۰۱
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
| آنچه در این مقاله می خوانید |
| ▫ بررسی نسلهای مختلف نرم افزارهای مالی در بازار ایران ▫ ویژگیهای مهم و کلیدی برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری |
دیباچه
چگونه می توانم بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کنم؟ چطور از انتخاب درست خودم مطمئن باشم؟ چطور از بین این همه محصول انتخاب کنم؟ به چه شرکتی می توانم اعتماد کنم؟ چه معیارهایی برای انتخاب نرم افزار حسابداری در نظر بگیرم؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری برای هر شرکت یا سازمان، باید نیازهای اصلی از دید شرکت، کاربران، سهامداران و سازمانهای ذیربط را تحلیل کرده و در قالب ویژگیهای مشخص و دقیق بنویسیم، این ویژگیها را با امکانات نرم افزارهای ارائه شده توسط شرکتهای نرم افزاری مقایسه کنیم تا بهترین و مناسب ترین انتخاب را داشته باشیم.
باید در نظر داشته باشید که نرم افزارها بنا برنیازهای مجموعه های مختلف طراحی شده و توسعه می یابند و بهترین نرم افزار در یک حوزه کاری، می تواند بهترین انتخاب برای یک شرکت یا سازمان دیگر نباشد.
بررسی نسلهای مختلف نرم افزارهای مالی در بازار ایران
نسلهای مختلفی از نرم افزارهای مالی به بازار عرضه شده که با زبانهای برنامه نویسی، بانک های اطلاعاتی و تکنولوژی های مختلفی تولید شده اند، در ابتدا انواع محیط کاری و نسلهای مختلف نرم افزار را بررسی می کنیم .
نرم افزارهای تحت Main Frame
نسل اول نرم افزارهای مالی که عموما با زبان برنامه نویسی کوبول تولید شدند و روی سرورهای Mainframe راه اندازی می شدند. این نرم افزار گران قیمت بوده و عموما در سازمانها و شرکتهای بزرگ نصب شده و در آن زمان شرکتهای کوچک و متوسط توانایی خرید سخت افزار و نرم افزار آن را نداشتند.
نرم افزارهای تحت داس
این نرم افزارها از دهه هشتاد میلادی به بازار کار وارد شده و پس از عرضه نرم افزارهای تحت ویندوز در اواسط دهه نود میلادی، کم کم کنار گذاشته شدند، البته هنوز به صورت محدود در برخی از شرکتها نسخه هایی از آنها وجود دارد ولی سالهای زیادی است که دیگر در بازار نرم افزار عرضه نمی شوند و با توجه به عدم پشتیبانی سیستم عامل داس از سخت افزارهای جدید، تقریبا امکان توسعه هم ندارند.
نرم افزارهای تحت ویندوز
با استقبال از عرضه سیستم عامل ویندوز توسط شرکت مایکروسافت و ارائه محیط های برنامه نویسی جدید، نرم افزارهای حسابذداری با قابلیت نصب روی سیستم عامل ویندوز توسعه یافتند، این نرم افزارها از نسخه های تک کاربره تا نسخه های با تعداد کاربر بسیار زیاد برای شرکت ها و سازمانهای متمرکز یا گسترده کشوری راه اندازی شدند و هنوز هم توسعه می یابند. برای استفاده از این نرم افزارها در محیط وب (با اتصال از بستر اینترنت)، معمولا از راهکارهایی مثل Microsoft Remote App یا Citrix Xen App استفاده می شود.
نرم افزارهای تحت وب
نرم افزارهای تحت وب بعد از سال ۲۰۰۰ کم کم گسترش یافتند و نسخه های متعدد و نسلهای مختلفی از آنها تولید شد، این نرم افزارها در انواع شرکتها قابل نصب بوده و برای شرکتها و سازمانهایی که دارای گستردگی جغرافیایی هستند، بسیار مناسب و کاربردی می باشند. نرم افزارهای تحت وب حسابداری روی سرورهای قدرتمند داخلی سازمان نصب می شوند و برای کار روی سیستم کلاینتها، نیاز به نصب نرم افزار تکمیلی ندارند و برای استفاده تنها نیاز به یک مرورگر وب دارند.
نرم افزارهای در بستر ابری
نرم افزارهای ابری، نرم افزارهایی تحت وبی هستند که معمولا توسط شرکتهای نرم افزاری به صورت خاص توسعه می یابند، روی سرورهایی در دیتاسنترها نصب می شوند و برای استفاده از آنها نیاز است که مشترک، حق اشتراک ماهانه یا سالانه پرداخت نماید. لایسنس استفاده از این نرم افزارها عموما فروخته نمی شود و اشتراک سرویس استفاده از آنها به مشترکین داده می شود و در صورت عدم پرداخت حق اشتراک دسترسی مشترکین قطع می گردد. این نرم افزارها معمولا برای راهکارهای حرفه ای و بزرگ استفاده نمی شوند.
نرم افزارهای نسخه موبایل
نرم افزار های حساب و کتاب نسخه موبایل، معمولا دارای قابلیت استفاده شخصی هستند و برای حسابداری حرفه ای در نسخه های مستقل کاربردی ندارند. البته ابزارهای گزارشگیری نسخه موبایل با امکان اتصال به سرورهای اصلی نرم افزار مالی می تواند در اختیار مدیران ارشد قرار گیرد که بسیار هم کاربردی است.
ویژگیهای مهم و کلیدی برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری امکانات و ویژگیهای مختلفی دارند، این قابلیتها باید، در جهت توانمندی هر چه بیشتر کاربران و تیم مالی استفاده کننده از نرم افزار توسعه یابد. برخی از امکانات کلیدی که در انتخاب نرم افزار مناسب تاثیر بیشتری دارند عبارتند از :
۱- پشتیبانی از چند بانک اطلاعاتی
در حوزه حسابداری برای انجام برخی کارها، نیاز به داشتن بانکهای اطلاعاتی مستقل داریم، برخی از این کاربردها عبارتند از:
- پیاده سازی کدینگ جدید حسابداری آزمایشی، مستقل از کدینگ حسابداری شرکت فعلی
- آموزش کاربران جدید در محیطی با اطلاعات غیر واقعی و آزمایشی
- تست امکانات و موارد جدید در دیتابیس های آزمایشی، قبل از اجرای آن در شرکت اصلی
- بازیابی اطلاعات از روی نسخه های پشتیبان در شرکت دیگر برای مقایسه یا انتقال اطلاعات
- پوشش دادن ساختار چند شرکت مستقل در یک هولدینگ کوچک
- امکان آرشیو کردن اطلاعات دوره های مالی قبل در قالب یک بانک اطلاعاتی مستقل
۲- امکان پیاده سازی کدینگ حسابداری باز و گسترده
پیچیدگی های صنعتی که در آن کار می کنید، الزامات تهیه گزارشهای قانونی یا ارائه گزارشهای متنوع به مدیران و سهامداران، اعمال کنترلهای مالی بر بخشهای مختلف سازمان و … از دلایل پیاده سازی کدینگ حسابداری متناسب و متفاوت هستند. نرم افزار حسابداری باید قابلیت پوشش دادن به تعدد حسابهای واقعی و مجازی یا به اصطلاح تفصیلیهای شناور، به تعداد مورد نیاز در صنعت شما را داشته باشد. تفصیلیهای شناور برای پوشش دادن مراکز هزینه، پروژه ها، اشخاص و شرکتها، حسابهای بانکی، مراکز فعالیت و … به کار می روند.
۳- گزارشهای استاندارد و کامل مالی
سیستم های حسابداری باید به صورت پیش فرض گزارشهای مالی اساسی را داشته باشند، این گزارشها شامل ترازنامه، گزارش سود و زیان و گزارش گردش وجوه نقد هستند. این گزارشها باید براساس کدینگ حسابداری پیشنهادی و مورد تایید مدیر مالی قابل تنظیم باشند. همچنین در نرم افزارهای حرفه ای مالی، باید امکان ساخت گزارشها و صورت های مالی سفارشی و دلخواه دیده شود و انواع گزارشهای تکمیلی و دفاتر مالی هم در آنها پیاده سازی شده باشد..
۴- محیط کاربری ساده و کاربر پسند
تیم مالی قرار است ساعتها، روزها و سالهای متمادی با یک نرم افزار کار کنند، بنابراین بسیار مهم است که نرم افزار محیط کاربری ساده و راحتی داشته باشد، آموزش نیروهای جدید برای کار با سیستم وقت گیر نباشد و مدیران و کارشناسان به راحتی بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند، ورود اطلاعات را به سادگی انجام دهند و گزارشهای موردنظرشان را تهیه نمایند.
۵- قابلیت نگهداری از اطلاعات سالهای متمادی
یک نرم افزار حسابداری را بهتر است برای پوشش کارهای مالی حداقل پنج سال آتی کاری خود خریداری نمایید، ولی معمولا نرم افزارها باید اطلاعات را تا سالهای متمادی (براساس قانون حداقل تا ده سال بعد) نگهداری کنند، بنابراین نرم افزار حسابداری ارزشمندتر از آن است که برای دوره ای کوتاه مدت نسخه ارزان قیمتی بخرید و بعدها برای نگهداری اطلاعات آن دوران یا کانورت اطلاعات به نرم افزار بعدی، چند برابر آن هزینه کنید.
۶- نرم افزارها و ماژول های کامل و یکپارچه
نرم افزار جامع مالی باید مجموعه ای از نرم افزارهای مکمل از حوزه خزانه داری و خرید و فروش کالا تا حوزه قراردادها و انبار را ارائه کند، این نرم افزارها برحسب نوع کار و نیاز اعلام شده، در بخشهای مختلف یک شرکت پیاده سازی می شوند و ارتباط اطلاعاتی بخش های مختلف را با نرم افزار حسابداری برقرار می کنند. بنابراین بررسی نیازهای بخش های دیگر شرکت برای تهیه نرم افزاری متناسب کار آنها، به صورت یکپارچه با نرم افزار حسابداری بسیار حائز اهمیت است.
۷- پشتیبانی از ابزارهای ارتباطی و وب سرویسها
نسل جدید نرم افزارهای مالی عموما باید بتوانند با نرم افزارهای محصول شرکتهای دیگر تبادل اطلاعات نمایند، مثلا از نرم افزار CRM ، فاکتور های صادر شده را دریافت نمایند، از پورتال فروش آنلاین، فاکتور فروش و برگه واریز به حساب را دریافت کنند، به سامانه های بانکی وصل شوند و بتوانند اطلاعات را از فایلهای اکسل در نرم افزار مالی بازخوانی نمایند.
۸- نگهداری از اسناد مثبته مالی
اسناد مثبته مالی که قبلا در زونکنها نگهداری می شد، در نسل جدید نرم افزارها باید در نسخه های الکترونیکی و اسکن شده، ضمیمه سندهای مالی باشد، این امر کار کاربران و حسابرسان را بسیار ساده تر می کند. پیشنهاد می شود در شرکتهای متوسط و بزرگ از نرم افزارهای مدیریت اسناد حرفه ای برای نگهداری اسناد مثبته مالی استفاده شود تا حجم بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری برای آرشیو اسناد مثبته مالی به صورت تصاعدی زیاد نشود.
۹- پشتیبانی از عملیات فرآیندی
نسل جدید نرم افزارها از فرآیندها و فرمهای در گردش در کارتابلها برای دریافت تایید مدیران ذیربط و تکمیل اطلاعات استفاده می کنند، پیاده سازی فرمهای در گردش در تیمهای کاری، موجب تقسیم کار بین افراد مختلف در یک شرکت می شود، تصمیم گیری را تسهیل می کند و موجب اصلاح فرآیندها در زمانهای مقتضی می گردد. پیاده سازی هر فرآیند به صورت مکانیزه می تواند موجب افزایش بهره وری و سرعت انجام کارها در حوزه مالی شود و مسئولیت ورود و کنترل اسناد و اطلاعات در فرمها را به واحدهای تخصصی درخواست کننده منتقل نماید.
۱۰- به روز رسانی و توسعه مستمر
نرم افزار عنصری پویا و زنده در یک شرکت است، باید به روز شود و توسعه یابد و با توجه به نیازهای جدید، قابلیتهای جدید در آن به وجود آید تا بتواند سالهای متمادی در یک مجموعه حیات داشته باشد و نقش سازنده خود را حفظ کند، بنابراین نرم افزار حسابداری باید توسط یک شرکت نرم افزاری معتبر، پشتیبانی و بروز رسانی شده و با توجه به امکانات روز شرکتهای همکار و رقیب، قوانین ابلاغی سازمانهای دولتی و نیازهای دنیای پیشرفته توسعه یابد.
۱۱- خدمات پشتیبانی مناسب و در دسترس
خدمات پشتیبانی برای پاسخ دهی به سوالات کاربران یا رفع اشکالات نرم افزاری، سخت افزاری یا شبکه ای امری ضروری است. کیفیت این خدمات یکی از مهمترین پارامترها در انتخاب یک نرم افزار است و شرکتی در ارائه نرم افزار موفق خواهد بود که بتواند با ارائه انواع خدمات پشتیبانی براساس تیکت، ایمیل، تلفن، ریموت و حضوری در جهت رضایت خریداران قدم بردارد.
۱۲- کنترل سطح دسترسی مناسب و ثبت عملیات کاربران
مدیریت دسترسی کاربران برای “داشتن اطلاعات مجاز و به اندازه نیاز ” به بخش های مختلف نرم افزار و گزارشها در نرم افزارهایی با تعداد کاربران بالا و گسترده بسیار مهم است. کلیه عملیات انجام شده توسط کاربران باید در بانک اطلاعاتی به صورت دقیق و کامل ثبت شود و رکورد های ثبت شده، قابلیت کنترل، فیلترینگ و گزارشگیری داشته باشد تا کنترل خطاهای کاربری امکان پذیر شود.
۱۳- قابلیت توسعه سفارشی بنا بر نیاز خریدار
نرم افزار جامع مالی برای شرکتهای متوسط و بزرگ بهتر است از حالت یک بسته نرم افزاری محدود شده خارج شود، تا نیازهای خاص و سفارشی شرکت ها هم پوشش داده شوند. البته نیازهای توسعه ای که بیشتر در حوزه فرآیندها یا گزارشها مطرح می شوند، می تواند توسط تیم فنی شرکت نرم افزاری یا ابزارهای عمومی توسعه نرم افزار (گنجانده شده روی محصولات حرفه ای) نیز پاسخ داده شود.
جمع بندی نهایی:
درنظر داشته باشید که انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، کاملا به نیازهای شما به عنوان خریدار بستگی دارد و بهترین نرم افزار حسابداری پیشنهادی برای یک صنف یا یک شرکت بازرگانی با نرم افزار حسابداری مناسب برای یک شرکت هولدینگ صنعتی یا پیمانکاری متفاوت خواهند بود.
“در بهترین نرم افزارهای حسابداری، تیم کارشناسان و مدیران مالی کمترین زمان را به ورود اطلاعات اختصاص می دهند و بیشترین زمان را در کنترل اطلاعات و دریافت گزارشهای کاربردی صرف می کنند.”
برای انتخاب بهترین نرم افزار پیشنهاد می شود نیازهای خود را با کارشناسان ما در واحد فروش پیوست در میان بگذارید تا بهترین نرم افزار و بهترین راهکار به شما پیشنهاد شود.
در صورت تمایل میتوانید دمو نرم افزار حسابداری پیوست را مشاهده بفرمایید
