اجرای بهینه فرآیندهای سازمانی با فرم ساز

با استفاده از نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست می توان انواع فرم ها و فرآیندهای سازمانی را پیاده سازی نمود.

پیاده سازی هر کدام از این فرمها و روال های سازمانی در نرم افزار فرم ساز تحت وب پیوست، موجب کاهش هزینه، کاهش خطای انسانی، افزایش بهره وری و سرعت انجام کارها و فرآیندها می شود. با استفاده از این ابزار، در کارتابل الکترونیک ، فرآیندهای عملیاتی و گردش الکترونیک مستندات در قالب فرمهای تحت وب پیاده سازی شده و اسناد مثبته به فرمها ضمیمه می شوند. همچنین در فرآیند گردش فرم ، نرم افزارهای مختلف در حوزه مالی و اداری ، اطلاعات را به صورت خودکار با فرمها تبادل می نمایند و در نهایت پس از نهایی شدن کامل فرآیند، این فرمها در نرم افزار مدیریت اسناد پیوست بایگانی می شوند.

در نظر داشته باشد که این فرم ها و فرآیند گردش آنها مطابق با نیاز سازمان تحلیل و پیاده سازی می شوند و هر سازمان روالهای خاص خود را خواهد داشت.

در این مستند می خواهیم چند نمونه از فرمها و فرآیندهای سازمانی پر کاربرد و ویژگی های خاص آنها را با هم بررسی کنیم :

۱- فرمها و فرآیندهای حوزه خرید و تدارکات :

فرم درخواست کالا :

درخواست کالا توسط پرسنل تکمیل و پس از تایید مدیران برای انبار ارسال می شود، در صورت موجود بودن کالا به درخواست کننده تحویل می شود و در صورت کمبود موجودی ، فرم سفارش خرید به صورت خودکار تکمیل و به جریان می افتد.

فرم سفارش خرید:

این فرم برای تامین موجودی کالا یا دارایی مورد نیاز تکمیل می شود. پس از تایید مدیران ، براساس ارزش برآوردی کالاها، تصمیم گیری در حوزه های خرید کوچک، متوسط و بزرگ با فرآیندهای متفاوت انجام می شود. با بررسی مستندات و پیش فاکتورهای ضمیمه ، تصمیم گیری نهایی برای خرید انجام می گردد. در نهایت پس از تسویه خرید ، کالای خریداری شده به واحد انبار تحویل داده می شود. در فرآیند سفارش خرید، فرم درخواست پرداخت نیز تکمیل شده و به گردش می افتد.

۲- فرمها و فرآیندهای حوزه کنترل کیفی :

فرم ثبت شکایت خریدار :

این فرم براساس شکایت مکتوب یا تلفنی خریدار تکمیل شده و تا رسیدن به وضعیت جلب رضایت خریدار در گردش باقی می ماند.

فرم کنترل کیفی خدمات :

در زمانهای مختلف برای اندازه گیری کیفیت ارائه خدمات ، فرم مربوطه به گردش افتاده و شاخص های مختلف کیفی به صورت کامل یا انتخابی اندازه گیری می شوند.

فرم کنترل کیفی محصول :

در زمانهای مختلف محصولات تولیدی نمونه برداری شده و پاسخ آزمایشها در بخش های مختلف جمع آوری و ثبت شده و به اطلاع مدیران می رسد.

فرم نظرسنجی از خریدار :

در زمانهای مقتضی از خریداران نظرسنجی حضوری یا تلفنی و آنلاین انجام شده و شاخص ها و سوالات پاسخ داده شده، ثبت می شود.

فرم نظرسنجی از پرسنل :

بر اساس نظام ارزیابی عملکرد مورد تایید سازمان، فرمهای ارزیابی عمکرد پرسنل طراحی شده و براساس روال استاندارد فرآیند، جمع آوری اطلاعات انجام و شاخص های ارزیابی به روزرسانی میشوند.

۳- فرمها و فرآیندهای حوزه ساخت و تولید :

فرم سفارش ساخت محصول :

بعد از دریافت سفارش فروش از خریدار، برروی کالاهای سفارشی ، فرم سفارش تولید صادر می شود. این فرم بعد از طی مراحل تایید داخلی برای مدیر تولید ارسال شده و در واحد تولیدی گردش می نماید. پس از انجام تولید کالای سفارش داده شده ، فرم به واحد درخواست کننده برای اطلاع از آمادگی تحویل محصول ارجاع می شود.

فرم درخواست تامین مواد اولیه :

در صورت کمبود مواد اولیه در خط تولید ، فرم درخواست تامین مواد اولیه تکمیل می شود تا مواد اولیه لازم برای کالای تولیدی سفارش داده شده ، تامین گردد. این فرآیند می تواند به فرآیند سفارش خرید کالا ، سفارش ساخت محصول نیمه ساخته ، یا انتقال مواد اولیه از انبار مادر منتهی شود.

فرم برآورد ظرفیت انجام کار :

در زمانی که می خواهیم توان واحد تولیدی را برای تحویل کالا در مقدار خاص یا زمان خاص بسنجیم ، فرم برآورد ظرفیت را تکمیل می کنیم.براساس این فرم ، واحد تولیدی زمان و ظرفیت تولید را اعلام نموده و در صورت تایید براساس سفارش ساخت محصول ، تولید محصول را انجام می دهد.

فرم درخواست اورهال خط تولید :

در زمانهای مقتضی توسط واحد تعمیرات، زمانهای تعطیلی و اورهال خط تولید پیشنهاد و پس از تایید مدیران، اطلاع رسانی و اجرا می شود.

فرم ارسال به تعمیرگاه :

این فرم در زمانهای ارسال دستگاه به خارج از شرکت جهت تعمیر، تکمیل شده و مجوز خروج دستگاه ثبت می شود . پس از برگشت دستگاه و انجام عملیات تعمیر، عملیات انجام شده روی آن ثبت شده و تاریخچه عملیات نگهداری می شود.

۴- فرمها و فرآیندهای حوزه مالی و خزانه داری:

فرم دستور پرداخت :

فرم دستور پرداخت، متعاقب خرید کالا یا خدمات توسط واحد مربوطه تکمیل می شود. این فرم ضمیمه ای از نوع اسناد مثبته مالی دارد و برحسب مبلغ پرداخت به صورت هوشمند ، تاییدیه پرداخت را از مدیر ارشد یا مدیرعامل اخذ می نماید.

فرم دریافت وجه و تسویه :

دستور پیگیری دریافت وجه و تسویه حساب با طرف حساب براساس زمان پیگیری و اقدامات انجام شده، برای کارشناسان وصول مطالبات ارسال می شود.

۵- فرمها و فرآیندهای حوزه انفورماتیک :

فرم درخواست خدمات آنلاین فنی:

در صورتیکه خدمات مورد نیاز به صورت آنلاین و غیرحضوری قابل ارائه باشد، فرم درخواست خدمات آنلاین برای واحد IT ارسال می شود.

فرم درخواست خدمات سخت افزاری و شبکه :

در صورتیکه خدمات سخت افزاری و یا شبکه ای نیاز داشته باشیم و این خدمات با حضور کارشناسان و بررسی میدانی قابل انجام باشد فرم مربوطه و به همراه تعریف نیاز به صورت مکتوب ارسال می شود.

۶- فرمها و فرآیندهای حوزه مدیریت جلسات :

فرم درخواست جلسه :

می توان با ذکر موضوعات قابل بحث و تصمیم گیری ، فرم درخواست جلسه را برای مدیران تصمیم گیر ارسال کرد .

فرم دعوت به جلسه :

براساس فرم درخواست جلسه ، دعوت به جلسه برای افراد ذینفع، تصمیم ساز و مشاور انجام می شود. این دعوت می تواند به همراه اطلاع رسانی از طریق پیامک و … انجام شود.

فرم صورتجلسه :

براساس تشکیل جلسه و موضوعات جلسه، تصمیم های مختلف اتخاذ و لیست کارها و مسئولین انجام کار مشخص شده و صورتجلسه توسط افراد حاضر امضا و نقطه نظرات افراد در فرم درج می شود.

۷- فرمها و فرآیندهای حوزه جذب و استخدام :

فرم استخدام :

اطلاعات پرسنل جدید جذب شده در سازمان ، در این فرم به بخش های مختلف شرکت ارسال شده و بنا بر حوزه کاری ، تعریف پرسنل ، ایجاد پرونده پرسنلی، نام کاربری و سطح دسترسی انجام می گردد.

فرم تسویه حساب :

در مورد پرسنلی که قطع همکاری با ایشان انجام شده ، فرم تسویه حساب صادر و تسویه حساب مالی، کاری و اموالی با ایشان در واحدهای مختلف انجام می شود.

فرم درخواست نیرو :

در صورت احساس نیاز به استخدام پرسنل جدید، این فرم توسط مدیران تکمیل شده و اقدامات انجام شده در ادامه ثبت می گردد.