null

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست یکی از سیستم های نرم افزاری موفق در این زمینه می باشد که توانسته موفقیت های چشمگیری در امر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک، در سازمان های بزرگ و کوچک کسب کند و این موفقیت به مدد تحلیل، ساختار و فن آوری مناسب در پیاده سازی این محصول بدست آمده است.

نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر بتوان با روشهای ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.

خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.

نرم افزار مدیریت اسناد پیوست با توجه به ویژگیها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد (شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق با کاربردهایی نظیر تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش) و بایگانی اسناد(شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) ارائه می گردد.

 


■   دسترسی سریع و آسان به اسناد با رعایت الزامات سطوح دسترسی
■   کاهش هزینه‏ های ناشی از اشغال فضا و صرف زمان برای دسترسی به اسناد
   نگهداری ایمن و کاهش خطرات مرتبط با ازبین رفتن اسناد

  • مدیریت متمرکز و ساماندهی صحیح و دقیق اسناد

  • قابلیت ‏های کاربردی فراوان و حرفه ای در محیطی ساده

  • ارائه انواع گزارش ‏های کنترلی، مدیریتی و آماری


  • امکان تعریف قالب انواع اسناد سازمانی از جمله اسناد مالی، اداری، فنی و بازرگانی

  • امکان تعریف ساختار محتوا برای انواع اسناد

  • امکان نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل و یا داخل پایگاه داده

  • امکان تعریف انوع فیلدهای اطلاعاتی بر روی اسناد به تعداد دلخواه

  • امکان طبقه بندی و بخش بندی محتوای اسناد

  • امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران در سطح نوع و محتوای سند

  • امکان رمز نگاری محتوای اسناد (Encryption)

  • امکان نگهداری انواع اسناد بدون محدودیت حجم و نوع فایل

  • مدیریت دسترسی همزمان به اسناد براساس مکانیزم Check In/Check Out

  • امکان نگهداری نسخه‏ های مختلف از اسناد به تعداد دلخواه (Versioning)

  • امکان ایجاد انواع دسته بندی اسناد براساس فیلدهای اطلاعاتی

  • امکان جستجو اسناد براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بر روی سند و محتوای سند

  • امکان تعیین تاریخ اعتبار بر روی اسناد و اطلاع رسانی خودکار با توجه به آن

  • ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی اسناد

  • بازگرداندن نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه (Rollback)

  • امکان ارسال اسناد به کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری پیوست

  • امکان استفاده یکپارچه با سایر محصولات نرم افزاری پیوست


  • امکان تهیه گزارش از عملکرد کاربران بر روی اسناد در بازه تاریخی مورد نظر

  • امکان تهیه گزارش از سطوح دسترسی کاربران به اسناد سازمانی

  • امکان تهیه گزارش از حجم، تعداد و وضعیت اسناد تعریف شده در سیستم

  • امکان تهیه گزارش از فیلدهای اطلاعاتی ثبت شده بر روی اسناد

  • امکان تهیه انواع گزارش‏ های لیستی/ آماری با محتوا و ساختار دلخواه با استفاده از گزارش ساز پویا