نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار

نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار چیست ؟

در شرکتهایی که مطابق استاندارد های ایزو رفتار می کنند فرمها و فرآیندهایی مستند شده ، با کدهای مشخص و ساختارهای اطلاعاتی کامل تحلیل و پیاده سازی می شوند . این فرم ها نظم سازمانی را ایجاد می کنند ولی برای پیاده سازی بهینه آنها ، به نرم افزار فرم ساز مناسب نیاز داریم که اجازه طراحی فرمهای دلخواه سازمانی را به ما بدهند. همچنین به موتور گردش کار نیاز داریم تا بتواند این فرم ها را در سطح سازمان به صورت الکترونیکی به گردش بیاندازد و هوشمندی را با پیاده سازی انواع شرطها در فرآیندها وارد نماید.

این نرم افزار ها اصطلاحا نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار Form Generator & Work Flow Engine نام دارند.

null

تحقق سازمان الکترونیک بدون کاغذ ، با اجرای فرآیندهای سازمانی در نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست 

نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست چه کاربردی دارد ؟

 

فرم ساز و موتور گردش کار پیوست، از دو بخش فرم ساز برای طراحی انواع فرمها و موتور گردش کار برای پیاده سازی فرآیندهای گردش کار تشکیل شده است.


نرم افزار فرم ساز پیوست
، امکان طراحی انواع فرم های عملیاتی و اداری با فیلدهای اطلاعاتی متنوع و در چند صفحه را در اختیار کاربران می گذارد. این فرم ها می توانند در دسته های مختلف طبقه بندی شده و برحسب سطوح امنیتی در اختیار افراد مختلف قرار گیرند.

 

موتور گردش کار پیوست بر اساس انواع روال های گردش فرم که توسط کاربران طراحی می شود ، عملیات گردش فرم درون کارتابل ها و تصمیم گیری هوشمند براساس انواع شرطها را در انتخاب مسیر مناسب گردش فرم برعهده دارد.

 

تجربه پیاده سازی :

استفاده از این ابزار مخصوصا در سازمانهایی که فرآیندها و فرم های مستند شده (طبق استاندارد ایزو) دارند توصیه می شود. 

با این نرم افزار شما می توانید انواع فرمها و فرآیندهای زیر را پیاده سازی نمایید:

۱- فرمهای اداری پرسنلی مانند فرم مرخصی، ماموریت مرتبط با نرم افزار حضور و غیاب

۲- فرمهای درخواست خدمات مانند خدمات هلپ دسک ، شبکه ، تعمیرات

۳- فرمهای درخواست کالا و سفارش تامین کالا مرتبط با نرم افزار انبار

۴- فرمهای سفارش تولید و سفارش خرید و فروش مرتبط با نرم افزار تولید و بازرگانی

۵- فرمهای دلخواه سازمانی براساس فرآیندهای ایزو

 

محیط کاربری نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست به صورت یکپارچه با کارتابل نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارائه شده و قابلیت استفاده مجزا و مستقل نیز دارد. این ابزار از زیرساخت سازمان الکترونیک پیوست استفاده می کند و نرم افزاری کاملا بومی و ایرانی بوده و توسط تیم نرم افزاری پیوست توسعه یافته است .

 

ابزارهای تکمیلی :

به این نرم افزار می توان بخش های زیر را به صورت انتخابی اضافه نمود :

۱- وب سرویس دریافت اطلاعات از نرم افزارهای دیگر برای شروع فرآیند گردش فرم

۲- پلاگین برای ارتباط دوطرفه با نرم افزارهای شرکتهای دیگر و تبادل اطلاعات

۳- تولید فرمهای مرتبط و تو در تو و ایجاد فرم جدید بر اساس عملیات خاص در حین گردش فرم

۴- لینک و ارتباط مستقیم با بانکهای اطلاعاتی SQL Server و نوشتن Query

پرسنل سازمان می توانند :

در محیط کاربری تحت وب اطلاعات را در فرمهای عملیاتی، ساده و کاربرپسند پیوست وارد نمایند و به اطلاعات موردنیاز در حوزه کاری مجاز دسترسی داشته باشند. فرمهای در گردش را پیگیری نمایند و براساس ساختار بدون کاغذ و سریع در یک سازمان الکترونیک توزیع کار داشته باشند. در این سازمان ابزارهای ثبت خودکار ، عملیات ثبت اطلاعات را برعهده خواهند داشت.

اتوماسیون اداری برای پرسنل

مدیران سازمان می توانند :

ساختارهای فرآیندی و فرم های دلخواه الکترونیک را طراحی نموده ، ارتباط نرم افزارهای مختلف و جریان آزاد اطلاعات را در سازمان برقرار نمایند و سازمانی با فرهنگ ایزو ، روالمند، پاسخگو و ثبت کننده دانش، منعطف و چابک داشته باشند و تمام پروسه های عملیاتی سازمان را در محیط وب بین مدیران و کاربران توزیع نمایند.

اتوماسیون اداری برای مدیران

■   افزایش بهره وری ، پیاده سازی فرآیندهای ایزو و افزایش نظم سازمانی با استفاده از نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :


■   اطمینان از اجرای صحیح روال‏ها و فرایندهای سازمانی و نظارت و کنترل دقیق روی آنها 


■   افزایش دقت، سرعت، بهره وری و کاهش چشمگیر خطای انسانی در سازمانی مدرن و به روز 


■   کاهش هزینه‏ های ریالی و زمانی ناشی از اجرای فرایندها بصورت غیر مکانیزه و افزایش نظم سازمانی 


■   انعطاف پذیری و پیاده سازی دقیق فرآیند‏های سازمانی با نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار پیوست


 

■   امکانات و ویژگی های خاص نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :


■   نرم افزار فرم ساز حرفه ای با کاربری و راهبری ساده ، همراه با قابلیت‏ های کاربردی و موثر در راستای سازمانی بدون کاغذ 


■   پیاده سازی تعداد نامحدود فرم و فرآیند توسط تیم راهبری سازمان در محیطی کاربر پسند User Friendly


■   گردش فرم در محیط وب به صورت ریسپانسیو و قابل استفاده روی موبایل و تبلت 


■   ارائه انواع گزارش‏های کنترلی، مدیریتی و آماری در راستای مدیریت اجرای صحیح فرآیندها 


■   طراحی انواع فرمهای سازمانی با مدیریت هوشمندانه گردش کار :


  • امکان تعریف انواع فرم‏های سازمانی و روال گردش کار بدون محدودیت

  • امکان تعریف انواع فیلدهای اطلاعاتی دلخواه بر روی فرم‏ها و اسناد ضمیمه با رعایت سطوح دسترسی

  • محیط گرافیکی ساده و قدرتمند برای طراحی شکل ظاهری فرم‏ها

  • امکان استفاده از عبارت‏های محاسباتی بر روی فرم

  • امکان تعیین روال گردش کار و تعیین مراحل بدون محدودیت در محیط گرافیکی

  • امکان تعیین اقدام کننده هر مرحله براساس اقدام کننده جاری، درخواست کننده، لیست قابل انتخاب و یا بصورت آزاد

  • امکان تعیین مسیر اختصاصی گردش کار در صورت عدم تایید فرم یا اتمام مهلت زمان رسیدگی به فرم

  • امکان انجام عملیات‏های تایید، عدم تایید، ارجاع و واگذاری فرم در کارتابل

  • امکان مشاهده مراحل انجام کار بصورت درختواره و اطلاع از وضعیت فرم

  • امکان ارسال ایمیل ، پیامک یا ارسال پیام به تلگرام در زمان دریافت فرم الکترونیک در کارتابل

  • شماره گذاری فرم‏ها براساس الگوی شماره گذاری دلخواه

 

■     کنترل های داخلی و هوشمند برای جلوگیری از خطاهای کاربری :


  • امکان ثبت، ویرایش و مشاهده اطلاعات فرم براساس سطوح دسترسی در هر مرحله

  • امکان دسته بندی فرم‏ها و اعمال سطوح دسترسی دقیق کاربران هر واحد سازمانی 

  • امکان تعیین شروط انتخاب مسیر گردش کار براساس فیلدهای اطلاعاتی فرم، اقدام کننده جاری و یا درخواست کننده

  • امکان تعیین نحوه نمایش فرم بطور اختصاصی برای هر مرحله

  • امکان کنترل صحت ورود اطلاعات بر روی فرم مطابق با شروط تعیین شده

 

■    ارتباط با ابزارها و نرم افزارهای دیگر اتوماسیون اداری :





 

■    قابلیت های خاص ویرایش توسعه یافته فرم ساز و موتور گردش کار پیوست :


  • امکان طراحی روال برای ایجاد فرم های تودرتو و لینک با یکدیگر

  • امکان استفاده از وب سرویس برای ایجاد فرم از طریق پورتال خارجی

  • امکان استفاده از پلاگین برای دریافت اطلاعات از نرم افزارهای دیگر

  • امکان پیاده سازی فرآیندهای خاص و سفارشی

■   طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری از روال گردش فرم ها :


  • تهیه گزارش از وضعیت فرمهای در گردش در کارتابلهای مختلف و کنترل اتمام فرآیند گردش فرم

  • گزارش زمانهای صرف شده در گردش فرمها و کنترل و بهبود زمانها ، در راستای افزایش بهره وری

  • امکان تهیه انواع گزارش‏های کاربردی در راستای پایش انجام صحیح فرایندها و بهبود زمان انجام کار

  • امکان تهیه گزارش از کلیه فرم‏ها در وضعیت‏های تایید شده، در گردش و یا رد شده

 

■   طراحی گزارشهای خاص لیستی و آماری براساس تمام فیلدهای اطلاعاتی فرمها:


  • امکان تهیه گزارش از فرم‏ها در مرحله مورد نظر براساس حوزه دسترسی

  • ارسال اطلاعات فیلدهای مورد نظر به نرم افزار نهایی

  • امکان تهیه خروجی Excel از کلیه فیلدهای اطلاعاتی فرم‏های مورد نظر

  • امکان جستجوی فرم‏ها براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی طراحی شده در فرم




نرم افزار فرم ساز در چه سازمان هایی استفاده می شود؟

پیاده سازی فرمهای سازمانی:

نرم افزار فرم ساز در هر سازمان و شرکت کوچک و بزرگی قابل استفاده است و هر مجموعه ای در هر سطح میتواند روال های ساده و پیچیده خود را به کمک ماژول فرم ساز پیوست مکانیزه کند.

معمولا شرکت هایی که استاندارد ایزو دریافت می کنند می توانند روال ها و فرمهای عملیاتی خود را با نرم افزار فرم ساز به صورت مکانیزه و تحت وب پیاده سازی نمایند.

همچنین شرکتهایی که می خواهند طراحی فرمهای سازمانی را خودشان انجام دهند ، فرآیند منظم گردش فرم داشته باشند و روالمند کار انجام دهند از این ابزار به راحتی استفاده خواهند کرد.

چگونه فایل به فرم در گردش ضمیمه می شود؟

افزودن ضمیمه به فرم در گردش:

در زمان ایجاد یا در حین گردش فرم در کارتابل می توان هر نوع فایلی را به فرم ضمیمه کرد.

 

این ضمیمه می تواند دو نوع باشد:

  • هر نوع فایل از روی فایل سیستم
  • فرم دیگری یا سند فراخوان شده  از نرم افزار مدیریت اسناد

 

نکته : می توان چند نوع مستند ضمیمه مختلف در صفحات مختلف یک فرم تعریف کرد و روی نمایش آنها سطح دسترسی مجاز مشخص کرد.

چگونه برای فرمهای درگردش ، زمان مجاز رسیدگی تعیین می شود؟

پیاده سازی فرآیندهای زمان دار :

در محیط طراحی فرآیند گردش فرم ، میتوان با استفاده از تنظیمات مهلت زمانی ، مشخص نمود که در صورت عدم رسیدگی به فرم در مدت زمان مقرر ، چه عملیاتی انجام شود.

این عملیات می تواند ارسال فرم به مرحله ای دیگر یا ارسال پیامک و … باشد.

چگونه میتوان فرم ها را آرشیو نمود؟

بایگانی نمودن فرم ها :

در طراحی فرآیند گردش فرم ،  میتوان مرحله نهایی در نظر گرفت که براساس آن فرم به صورت اتوماتیک به سیستم مدیریت اسناد ارسال و ذخیره شود.

این فرم می تواند بخشی از یک سند اصلی باشد.

مثال : اضافه شدن فرم ماموریت به پرونده پرسنلی

چگونه میتوان یک فرم را به گونه ای طراحی نمود که هر کاربری فقط قسمتهای مجاز از فرم را ببیند؟

طراحی فرم با ظاهر امنیتی دلخواه :

در نرم افزار فرم ساز پیوست ، یک فرم کامل با انواع پارامترها ، کنترل های مورد نظر و در چند صفحه طراحی می شود.

این فرم می تواند در مراحل گردش به گونه ای خاص طراحی شده و هر کاربر در کارتابل خود ، فرم مجاز و فیلدهای اطلاعاتی که قرار است نمایش داده شده یا تکمیل گردد را مشاهده خواهد نمود.

کاربر در این حالت اجازه تغییر اطلاعات تکمیل شده توسط دیگران را نخواهد داشت.

چگونه شرط گذاری در فرآیندگردش فرم انجام می شود؟

شرط گذاری در فرآیندگردش فرم :

در فرآیند گردش فرم می توان روی انواع فیلدهای اطلاعاتی شرط هایی تعیین کرد ، صحت اطلاعات شرط ها بر اساس فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده در فرم ، اطلاعات خوانده شده از نرم افزارهای دیگر ، محاسبه ریاضی یا مقایسه ای روی اطلاعات و … انجام می شود و در محاسبه از ماشین محاسبه قدرتمند پیوست با انواع عملگر ریاضی و منطقی استفاده می گردد.

 

این شرط ها در صورت برآورده شدن می توانند موجب انواع کارهای مختلف شوند :

  • تغییر مسیر فرآیند گردش فرم
  • نیاز به تکمیل بخش های جدیدی از فرم
  • شروع یک فرم جدید با فرآیندی متفاوت
  • تبادل اطلاعات با نرم افزارهای دیگر
  •  اطلاع رسانی از طریق ارسال یادداشت اداری ، پیامک و …



فرایند های کاربردی پرسنل
اجرای بهینه فرآیندها به وسیله فرم ساز