پیوست

نرم افزار دبیرخانه

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه چیست ؟

نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ،  نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند. با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .

نرم افزار دبیرخانه پیوست، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.

این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است. همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است

null

نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.

چرا نرم افزار دبیرخانه پیوست را توصیه می کنیم؟

نرم افزار دبیرخانه، مرکز ثبت و نگهداری مکاتبات رسمی سازمانی است. این مرکز برای دریافت و ارسال مکاتبات رسمی سازمانی به صورت مستقیم با شرکتها و سازمانهای دیگر در ارتباط است و نقش بسیار مهمی در نمایش جایگاه و پرستیژ سازمان ایفا می نماید.
دقت و سرعت انجام کار و کیفیت رسیدگی به نیازها و پاسخگویی به ارباب رجوع می تواند نمایش دهنده نظم و کیفیت عملکرد مجموعه شما به مخاطبین و طرف حسابهای بیرونی باشد.

■   هوشمندی و سرعت در ثبت نامه

سیستم دبیرخانه پیوست می تواند با استفاده از یادگیری ماشین و هوش مصنوعی، براساس استفاده کاربران از فیلدهای اطلاعاتی مختلف در زمان ثبت، پارامترهای اصلی ثبت نامه و فیلدهای پرکاربرد توسط هر فرد را شناسایی کرده و آنها را به عنوان فیلدهای پیش فرض برای تکمیل به آن کاربر نمایش دهد تا عملیات ثبت سریعتر انجام شود. در این نرم افزار انواع الگوهای مختلف و سریع ثبت و ارسال نامه توسط مسئولین دبیرخانه قابل تعریف است.

■   پاسخ دهی نرم افزاری و آنلاین

در راستای تکریم ارباب رجوع، به مراجعینی که نامه ای برای ثبت به دبیرخانه تحویل می دهند، شماره رهگیری داده می شود که با استفاده از آن می توانند به صورت آنلاین یا با استفاده از پایانه های پیشخوان خدمت یا تکریم ارباب رجوع، مسیر رسیدگی به درخواست و نامه شان را مشاهده نمایند تا نیازی به پیگیری حضوری نداشته باشند.

■   ساختار متمرکز و امنیت دسترسی

بایگانی نامه ها در دبیرخانه ها و دفاتر اندیکاتور مختلف که در سطح واحدهای مختلف سازمان گسترده هستند انجام می گردد. برای حفظ یکپارچگی و عدم تشتت اطلاعات روی سرورهای مختلف در سازمان، از بانک های اطلاعاتی متمرکز و نرم افزار جامع تحت وب دبیرخانه استفاده می شود. در دفاتر اندیکاتور و دبیرخانه های مرکزی، تعریف سطح دسترسی کاربران برحسب نیاز سازمانی انجام شده و سطوح محرمانگی نامه ها در آنها اجرا شده است.

■   پیاده سازی ابزارهای روز

در زمان ارسال نامه با استفاده از پروتکل ECE می توانید نامه را در دبیرخانه سازمان مقصد به صورت آنلاین و خودکار ثبت نمایید. با استفاده از سامانه شمس می توانید صحت اطلاعات نامه را در قالب QR Code روی  نامه درج کنید، مهر دبیرخانه را به صورت مجازی روی نامه های وارده درج نمایید. در نرم افزار دبیرخانه پیوست انواع توسعه های نرم افزاری را برحسب نیازهای روز در ویرایش های جدید دریافت خواهید کرد.

■   سادگی کاربری و سهولت یادگیری

نرم افزار دبیرخانه پیوست، نرم افزاری ساده با کاربری جامع و پوشش دهنده انواع نیازهای سازمانی است، این نرم افزار به سادگی نصب و راه اندازی می شود و سهولت کاربری و استفاده از آن موجب اقبال مدیران و محبوبیت آن در بین کاربرانی است که سالهاست از مجموعه نرم افزارهای اداری پیوست استفاده می کنند.

پرسنل سازمان می توانند :

در دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز با نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربرپسند پیوست کار کنند، دفاتر اندیکاتور و روال شماره گزاری را کنترل کرده، نامه های وارده را اسکن نموده، فکسها را مدیریت نمایند و مستندات موردنظر را برای کارتابل گیرندگان یا گیرندگان خارجی ارسال نمایند.

تنظیم سندهای مالی با کدینگ دلخواه

مدیران سازمان می توانند :

نظارت و کنترل کامل بر دبیرخانه های سازمان داشته باشند، مستندات عادی و محرمانه را تفکیک شده دریافت نموده، گزارشهای مدیریتی از مستندات درگردش وارده و صادره داشته باشند، نامه ها را در سازمان رهگیری نموده و نظم سازمانی را در دروازه ورودی و خروجی مستندات حاکم نمایند.

نظارت بر گردش اسناد مالی و نرم افزارهای مرتبط

■   نرم افزار دبیرخانه پیوست ، ابزاری برای ساماندهی و کنترل مکاتبات ورودی و خروجی سازمان :


■   انطباق پذیری و متناسب سازی با انواع مدل‏های مکاتبات سازمانی


■   نرم افزار دبیرخانه حرفه ای با دو محیط کاربری تحت ویندوز و تحت وب به صورت همزمان


■   پیاده سازی یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست


■   قابلیت تعریف انواع دبیرخانه و دفاتر ثبت به تعداد نامحدود


 

■   نرم افزار دبیرخانه پیوست با امکانات و ویژگی های ممتاز و کامل:


■   پشتیبانی از دبیرخانه‏ های متمرکز و غیر متمرکز در ویرایش چند دبیرخانه ای


■   امکان تعریف قالب‏های شماره گذاری به تفکیک دفاتر ثبت


■   امکان تعریف طرف‏های مکاتبه در قالب درختواره اشخاص حقیقی و حقوقی


■   پشتیبانی از توکن سخت افزاری، پیشخوان خدمت، سامانه شمس، پروتکل ECE


■   امکان تعیین انواع نقش‏های دبیرخانه ای و اختصاص به کاربران براساس دسترسی‏های تعیین شده


■    مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در دبیرخانه:


  • مدیریت ثبت و ارسال انواع نامه از قبیل نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی

  • امکان ثبت، اصلاح، امحاء و ابطال نامه‏ های وارده، صادره و داخلی

  • ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

  • امکان ارسال نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

  • امکان دریافت نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

  • پشتیبانی از عملیات رزرو شماره نامه، تایپ متن نامه و چاپ نامه

  • امکان تعریف سربرگهای دلخواه و انواع نمونه نامه های صادره

  • ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

  • پیگیری نامه های در انتظار پاسخ

  • امکان درج مهر شماره و تاریخ دبیرخانه روی نامه وارده ثبت شده

 

■    ارتباط نرم افزار دبیرخانه پیوست با ابزارها و نرم افزارهای دیگر  :


  • امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Fax Service)

  • امکان ارتباط با Mail Server و مدیریت ایمیلهای ورودی به دبیرخانه

  • پشتیبانی از پروتکل های استاندارد تبادل الکترونیکی مکاتبات نظیر ECE ، رصد و سپاد

  • پشتیبانی از انواع اسکنرها، چاپگرها و دستگاه‏های فکس

  • ارتباط با بخش تکریم ارباب رجوع برای پیگیری نامه های وارده (پیشخوان خدمت)

  • پشتیبانی از توکن سخت افزاری برای مدیریت ورود کاربران خاص و مدیران ارشد

■   ارائه انواع گزارش‏های کنترلی، مدیریتی و آماری :


  • امکان تهیه گزارش از نامه‏ های صادره، وارده و داخلی براساس سطوح دسترسی

  • امکان اعمال انواع فیلترهای تاریخی بروی گزارش‏ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه

  • امکان دریافت گزارش‏ها به تفکیک دفاتر ثبت و دبیرخانه

  • امکان جستجوی پیشرفته براساس تمامی مشخصه‏ های نامه از جمله موضوع، گیرنده، فرستنده، چکیده، توضیحات، کلید واژه

  • امکان جستجو براساس محتوای نامه ‏های صادره و داخلی

  • امکان گزارشگیری بر روی تعداد نامه های ثبت شده و در گردش سازمان

 

■    طراحی و تنظیم انواع خروجی چاپی به دلخواه کاربر :


  • چاپ رسید نامه دریافتی

  • چاپ نامه های صادره بر اساس نمونه های انتخابی کاربر روی سربرگ های طراحی شده


ارتباط با اسکنر ارتباط با ایمیل ارتباط با دستگاه فکس
 

 

گروه نرم افزاری پیوست
۱۵ سال تجربه ۱۰۰۰+ نسخه نصب شده Microsoft NET FrameWork
 

 

قابل اجـرا در تـمامی مرورگــرها

ارتباط با فکس، ایمیل و اسکنر



چه مستنداتی در دبیرخانه ثبت می گردند؟

مستندات ثبت شده در دبیرخانه :

 

در دبیرخانه دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف شده و نامه های صادره، نامه های وارده و نامه های داخلی در این دفاتر ثبت می شوند.
نکته : البته می توان دفتر اندیکاتور مجزایی را برای ثبت قراردادها اختصاص داد و مستندات مربوطه را در بخش پیوست آن اضافه نمود. ولی برای این منظور استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می شود.

چگونه نامه در نرم افزار دبیرخانه پیوست دریافت و ثبت می شود؟

نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:

 

  • دریافت مستقیم :نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.

 

  • دریافت الکترونیکی:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.

 

  • دریافت الکترونیکی خودکار:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.

مطالعه مستند  انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در این زمینه پیشنهاد می شود.

چگونه مدیریت ضمائم و پیوست های نامه در دبیرخانه انجام می شود؟

مدیریت ضمائم و پیوست های نامه :

 

ضمائم و پیوست های نامه می تواند به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت شود:

  • به عنوان پیوست نامه
  • ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به عنوان سند ضمیمه نامه

 

همچنین حجم فایل های ضمیمه معمولا توسط مدیر سیستم کنترل می شود و برای فایلهای ضمیمه حداکثر حجم مجاز مشخص می شود.

در یک شرکت فنی مهندسی ، ضمیمه نامه دریافتی یک قطعه فیزیکی است ، چگونه این قطعه در دبیرخانه ثبت و در کارتابل گردش پیدا می کند؟

مدیریت پیوست های فیزیکی :

 

در صورتی که یک قطعه فیزیکی و سخت افزار یا یک سند که اصل آن باید مورد بررسی قرار بگیرد، وارد دبیرخانه شود ، از آن مستند عکس گرفته و به عنوان ضمیمه نامه آن را  برای دریافت کننده ارسال می کنیم .

اطلاعات محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند را در بخش مربوطه ثبت می کنیم تا اگر شخصی از گیرندگان نامه ، نیاز به مشاهده فیزیکی قطعه موردنظر را داشت ، آن قطعه را در محل بایگانی فیزیکی موردنظر بیابد.

نرم افزار دبیرخانه پیوست تحت ویندوز یا تحت وب است؟

تحت ویندوز یا تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه:

 

نرم افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری همزمان دارد،

یعنی کاربر سیستم دبیرخانه می تواند به انتخاب خود یا سازمان از هر کدام از دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز دبیرخانه برای ثبت نامه ها استفاده نماید.

این دو محیط هر دو ویرایش یکسان دارند و در ویرایش های بعدی نرم افزار به روز می شوند.

چگونه نامه های سالهای گذشته را می توانم بایگانی کنم؟

نامه های سنوات گذشته:

 

برای ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های سنوات گذشته که به صورت دستی و در دفاتر اندیکاتور ثبت شده می توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه های مورد رجوع قبلی خود را در آن ثبت نمایید. این نامه ها می توانند نامه های صادره یا وارده و داخلی باشند.

 

نکته: در نظر داشته باشید در صورتی که اطلاعات نامه ها در نرم افزار دیگری وارد شده است ، می توانید از خدمات کانورت اطلاعات واحد فنی پیوست استفاده نمایید.

بارکد دوبعدی که روی نامه های سازمانها درج می شود چیست؟

این بارکد دوبعدی براساس مشخصات سامانه شمس روی نامه ها درج می شود و محتوای آن ” شماره نامه، تاریخ، موضوع و صادر کننده نامه “ می باشد و هدف از آن ممیزی و کنترل اصالت نامه رسمی سازمانی میباشد.

نرم افزار بایگانی نامه های اداری چیست؟

بایگانی نامه های اداری :

نرم افزار دبیرخانه ، وظیفه ثبت و بایگانی نامه های اداری رسمی را در سازمان برعهده دارد. این سیستم می تواند نامه های وارده و صادره رسمی سازمانی را در دفاتر اندیکاتور ثبت کرده و به آنها شماره منحصر به قردی برای رهگیری اختصاص دهد .

سامانه میز خدمت الکترونیک هم می تواند برای تکریم ارباب رجوع استفاده شود و نامه هایی که در دفاتر اندیکاتور سازمان ثبت شده اند را برای استعلام وضعیت نهایی و مسیر گردش در حوزه درختواره ارجاعات به مراجعان مجاز نمایش دهد.

نرم افزار دبیرخانه محرمانه چیست ؟

دبیرخانه محرمانه :

نامه های وارده و صادره در شرکت های و سازمانها می توانند دارای سطح محرمانگی باشد، در این حالت نامه ای که محرمانه باشد فقط توسط افرادی می تواند بررسی و رسیدگی شود که دارای سطح محرمانگی باشند.

دبیرخانه محرمانه معمولا تعداد اعضای کمی دارد و توسط واحد حراست سازمان مدیریت می شود

مهر دبیرخانه روی نامه وارده قابل ثبت است؟

اطلاعات مهر دبیرخانه روی نامه وارده :

در زمان ثبت نامه وارده در واحد دبیرخانه، نامه ها براساس شماره نامه فرستنده در سیستم ثبت می شوند و شماره ای از اندیکاتور سازمان هم بریا ثبت این نامه اختصاص می یابد ، در ساختارهای دستی و سنتی ، روی نامه های وارده ، واحد بیرخانه با یک مهر شماره و تاریخ و نام دبیرخانه ثبت کننده نامه را درج می کند تا ثبت این نامه در دبیرخانه مشخص شده و همچنین اگر نامه کپی یا پرینت شد مهر دبیرخانه سازمان روی آن مشخص باشد

این فرآیند سنتی در سیستم دبیرخانه پیوست شبیه سازی شده است و پس از ثبت نامه وارده ، مهر دبیرخانه به صورت مجازی روی تصویر نامه درج می شود و با این اطلاعات در کارتابل ها به گردش می افتد.

ارتباط با فکس، ایمیل و اسکنر


دبیرخانه چیست
شناسه ملی-سند-شمس
چرابه دبیرخانه نیاز داریم
نرم افزار دبیرخانه تحت وب یا تحت ویندوز

در صورت تمایل میتوانید دمو نرم افزار دبیرخانه پیوست را مشاهده بفرمایید

 

دمو نرم افزار دبیرخانه

[کل: ۳۴ میانگین: ۵]
اشتراک در
اطلاع از
28 دیدگاه
قدیمی‌ترین
تازه‌ترین بیشترین رأی
بازخورد (Feedback) های اینلاین
مشاهده همه دیدگاه ها
محبوبه ثبات
2 سال قبل

نرم افزار دبیرخانه شما تحت وب هست یا ویندوز؟

هیوا محسنیان
1 سال قبل

سلام
خسته نباشید،:آیا اطلاعات نامه هایی که با نرم افزار قبلی ثبت کردم به نرم افزار دبیرخانه پیوست منتقل می شود؟ بانک اطلاعاتی نرم افزار قبلی ما SQL server 2008 و اطلاعات ۱۲سال داخلش ثبت شده

مهسا صدرالاسلامی
1 سال قبل

ابزار ارسال و دریافت فکس و ایمیل در نرم افزار دبیرخانه پیوست وجود دارد یا جداگانه باید خریداری شود؟

امیرعلی جزایری
1 سال قبل

سلام
یه ایده دارم که شاید بدردتون بخوره، میشه نرم افزاری بنویسید که نامه رو به جای فکس کردن برای شرکتها یا پرینت روی سربرگ، براشون با اون بفرستیم و خودش نامه رو ثبت کنه و شماره ثبتش رو برای ما برگردونه، اینجوری حجم کارمون خیلی کم میشه.
ممنون

محمد بزرگیان
1 سال قبل

نرم افزار دبیرخانه محرمانه دارید؟

بهار شیخی
1 سال قبل

یک شرکت کارفرمای دولتی داریم که اعلام کرده هم نامه ها رو باید براشون ECE بفرستیم، اگر سریع راه اندازی میشه لطفا پیش فاکتور برامون بفرستید

المیرا حسنی
1 سال قبل

برای طبقه بندی و نگهداری آرشیو نامه های ۱۰سال گذشته از چه ابزاری می توانیم استفاده کنیم؟

ریحانه فدایی
1 سال قبل

مدیر من تا دیروقت سرکار است و بعضی مواقع لازم است نامه ای به تاریخ همان روز ارسال کنم درحالی که نامه رو فردا صبح که سرکار میام ثبت و ارسال می کنم، نرم افزار هم زمان ثبت ، تاریخ روز رو برام ثبت می کنه، چه پیشنهادی دارید؟

مینا قدسی
1 سال قبل

نامه های که برای شرکتهای مختلف ارسال میکنیم روی سربرگ شرکت پرینت میشن و براشون فکس می کنیم، کیفیت نامه ای که دریافت می کنند خوب نیست، راهی برای افزایش کیفیت تصویر دارین؟

صابر برومند
1 سال قبل

کاربران دبیرخانه ها براساس سلیقه خودشون نامه ها رو با رزولوشن های مختلف اسکن می کنند، با آموزش هم این موضوع درست نشده، امکان یکدست کردن اونهارو توسط نرم افزار دارید؟

پورحجازی
1 سال قبل

همکاری داشتیم که چند سال اطلاعات نامه ها را داخل زونکن دسته بندی کرده و فایل اکسلی هم از اونها تهیه کرده بود، فایل اکسل پاک شده و از بین رفته، چی کار میشه کرد؟

شیلا برزگر
1 سال قبل

سلام
عادت دارم نامه ها رو با نرم افزار word برای مدیرم بنویسم و کاملشون کنم، میشه این نامه ها رو بعد کپی کرد یا حتما باید داخل نرم افزار پیوست نامه نوشته بشه؟

سیدجعفری
1 سال قبل

نامه هایی که مهلت پاسخ دهی دارند رو چه کسی باید کنترل کنه که زمان مهلت برای ارسال پاسخ تموم نشه؟

مینا بارانی
8 ماه قبل

ایمیل‌هایی که از شرکتها دریافت می کنیم در دبیرخانه ثبت می شوند یا مستقیماً به کارتابل مدیران ارسال می شوند؟