نرم افزار دبیرخانه

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ،  نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند.

با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .

null

نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.

نرم افزار دبیرخانه پیوست، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.

این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است.
همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است

پرسنل سازمان می توانند :

در دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز با نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربرپسند پیوست کار کنند، دفاتر اندیکاتور و روال شماره گزاری را کنترل کرده، نامه های وارده را اسکن نموده، فکسها را مدیریت نمایند و برای کارتابل گیرندگان یا گیرندگان خارجی ارسال نمایند.

کاربران میتوانند

مدیران سازمان می توانند :

نظارت و کنترل کامل بر دبیرخانه های سازمان داشته باشند، مستندات عادی و محرمانه را تفکیک شده دریافت نموده، گزارشهای مدیریتی از مستندات درگردش وارده و صادره داشته باشند، نامه ها را در سازمان رهگیری نموده و نظم سازمانی را در دروازه ورودی و خروجی مستندات حاکم نمایند.

مدیران میتوانند

   انطباق پذیری و متناسب سازی با انواع مدل‏های مکاتبات سازمانی
   نرم افزار دبیرخانه حرفه ای با دو محیط کاربری تحت ویندوز و تحت وب به صورت همزمان
   پیاده سازی یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست 

  • قابلیت تعریف انواع دبیرخانه و دفاتر ثبت به تعداد نامحدود

  • پشتیبانی از دبیرخانه‏ های متمرکز و غیر متمرکز در ویرایش چند دبیرخانه ای

  • امکان تعریف قالب‏های شماره گذاری به تفکیک دفاتر ثبت

  • امکان تعریف طرف‏های مکاتبه در قالب درختواره اشخاص حقیقی و حقوقی

  • امکان تعیین انواع نقش‏های دبیرخانه ای و اختصاص به کاربران براساس دسترسی‏های تعیین شده


   پشتیبانی از انواع عملیات مرتبط با دبیرخانه

  • امکان ثبت، اصلاح، امحاء و ابطال نامه‏ های وارده، صادره و داخلی

  • ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

  • امکان ارسال نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

  • امکان دریافت نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

  • پشتیبانی از عملیات رزرو شماره نامه، تایپ متن نامه و چاپ نامه

  • امکان تعریف سربرگهای دلخواه و انواع نمونه نامه های صادره

  • ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

  • پشتیبانی از انواع اسکنرها، چاپگرها و دستگاه‏های فکس


   ارائه انواع گزارش‏های کنترلی، مدیریتی و آماری

  • امکان تهیه گزارش از نامه‏ های صادره، وارده و داخلی براساس سطوح دسترسی

  • امکان اعمال انواع فیلترهای تاریخی بروی گزارش‏ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه

  • امکان دریافت گزارش‏ها به تفکیک دفاتر ثبت و دبیرخانه

  • امکان جستجوی پیشرفته براساس تمامی مشخصه‏ های نامه از جمله موضوع، گیرنده، فرستنده، چکیده، توضیحات، کلید واژه

  • امکان جستجو براساس محتوای نامه ‏های صادره و داخلی

  • امکان گزارشگیری بر روی تعداد نامه های ثبت شده و در گردش سازمان

دبیرخانه پیوست

ارتباط با فکس، ایمیل و اسکنر