نرم افزار دبیرخانه

مستندات ثبت شده در دبیرخانه :

در دبیرخانه دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف شده و نامه های صادره، نامه های وارده و نامه های داخلی در این دفاتر ثبت می شوند.
نکته : البته می توان دفتر اندیکاتور مجزایی را برای ثبت قراردادها اختصاص داد و مستندات مربوطه را در بخش پیوست آن اضافه نمود. ولی برای این منظور استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می شود.

نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:

• دریافت مستقیم :نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.

• دریافت الکترونیکی:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.

• دریافت الکترونیکی خودکار:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.

مطالعه مستند  انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در این زمینه پیشنهاد می شود.

مدیریت ضمائم و پیوست های نامه :

ضمائم و پیوست های نامه می تواند به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت شود:

• به عنوان پیوست نامه
• ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به عنوان سند ضمیمه نامه

همچنین حجم فایل های ضمیمه معمولا توسط مدیر سیستم کنترل می شود و برای فایلهای ضمیمه حداکثر حجم مجاز مشخص می شود.

مدیریت پیوست های فیزیکی :

در صورتی که یک قطعه فیزیکی و سخت افزار یا یک سند که اصل آن باید مورد بررسی قرار بگیرد، وارد دبیرخانه شود ، از آن مستند عکس گرفته و به عنوان ضمیمه نامه آن را  برای دریافت کننده ارسال می کنیم .

اطلاعات محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند را در بخش مربوطه ثبت می کنیم تا اگر شخصی از گیرندگان نامه ، نیاز به مشاهده فیزیکی قطعه موردنظر را داشت ، آن قطعه را در محل بایگانی فیزیکی موردنظر بیابد.

تحت ویندوز یا تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه:

نرم افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری همزمان دارد،

یعنی کاربر سیستم دبیرخانه می تواند به انتخاب خود یا سازمان از هر کدام از دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز دبیرخانه برای ثبت نامه ها استفاده نماید.

این دو محیط هر دو ویرایش یکسان دارند و در ویرایش های بعدی نرم افزار به روز می شوند.

نامه های سنوات گذشته:

برای ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های سنوات گذشته که به صورت دستی و در دفاتر اندیکاتور ثبت شده می توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه های مورد رجوع قبلی خود را در آن ثبت نمایید. این نامه ها می توانند نامه های صادره یا وارده و داخلی باشند.

نکته: در نظر داشته باشید در صورتی که اطلاعات نامه ها در نرم افزار دیگری وارد شده است ، می توانید از خدمات کانورت اطلاعات واحد فنی پیوست استفاده نمایید.