چرا نرم افزار دبیرخانه پیوست را توصیه می کنیم؟
نرم افزار دبیرخانه، مرکز ثبت و نگهداری مکاتبات رسمی سازمانی است. این مرکز برای دریافت و ارسال مکاتبات رسمی سازمانی به صورت مستقیم با شرکتها و سازمانهای دیگر در ارتباط است و نقش بسیار مهمی در نمایش جایگاه و پرستیژ سازمان ایفا می نماید.
دقت و سرعت انجام کار و کیفیت رسیدگی به نیازها و پاسخگویی به ارباب رجوع می تواند نمایش دهنده نظم و کیفیت عملکرد مجموعه شما به مخاطبین و طرف حسابهای بیرونی باشد.
■ هوشمندی و سرعت در ثبت نامه
سیستم دبیرخانه پیوست می تواند با استفاده از یادگیری ماشین و هوش مصنوعی، براساس استفاده کاربران از فیلدهای اطلاعاتی مختلف در زمان ثبت، پارامترهای اصلی ثبت نامه و فیلدهای پرکاربرد توسط هر فرد را شناسایی کرده و آنها را به عنوان فیلدهای پیش فرض برای تکمیل به آن کاربر نمایش دهد تا عملیات ثبت سریعتر انجام شود. در این نرم افزار انواع الگوهای مختلف و سریع ثبت و ارسال نامه توسط مسئولین دبیرخانه قابل تعریف است.
■ پاسخ دهی نرم افزاری و آنلاین
در راستای تکریم ارباب رجوع، به مراجعینی که نامه ای برای ثبت به دبیرخانه تحویل می دهند، شماره رهگیری داده می شود که با استفاده از آن می توانند به صورت آنلاین یا با استفاده از پایانه های پیشخوان خدمت یا تکریم ارباب رجوع، مسیر رسیدگی به درخواست و نامه شان را مشاهده نمایند تا نیازی به پیگیری حضوری نداشته باشند.
■ ساختار متمرکز و امنیت دسترسی
بایگانی نامه ها در دبیرخانه ها و دفاتر اندیکاتور مختلف که در سطح واحدهای مختلف سازمان گسترده هستند انجام می گردد. برای حفظ یکپارچگی و عدم تشتت اطلاعات روی سرورهای مختلف در سازمان، از بانک های اطلاعاتی متمرکز و نرم افزار جامع تحت وب دبیرخانه استفاده می شود. در دفاتر اندیکاتور و دبیرخانه های مرکزی، تعریف سطح دسترسی کاربران برحسب نیاز سازمانی انجام شده و سطوح محرمانگی نامه ها در آنها اجرا شده است.
■ پیاده سازی ابزارهای روز
در زمان ارسال نامه با استفاده از پروتکل ECE می توانید نامه را در دبیرخانه سازمان مقصد به صورت آنلاین و خودکار ثبت نمایید. با استفاده از سامانه شمس می توانید صحت اطلاعات نامه را در قالب QR Code روی نامه درج کنید، مهر دبیرخانه را به صورت مجازی روی نامه های وارده درج نمایید. در نرم افزار دبیرخانه پیوست انواع توسعه های نرم افزاری را برحسب نیازهای روز در ویرایش های جدید دریافت خواهید کرد.
■ سادگی کاربری و سهولت یادگیری
نرم افزار دبیرخانه پیوست، نرم افزاری ساده با کاربری جامع و پوشش دهنده انواع نیازهای سازمانی است، این نرم افزار به سادگی نصب و راه اندازی می شود و سهولت کاربری و استفاده از آن موجب اقبال مدیران و محبوبیت آن در بین کاربرانی است که سالهاست از مجموعه نرم افزارهای اداری پیوست استفاده می کنند.
نرم افزار دبیرخانه شما تحت وب هست یا ویندوز؟
نرم افزار دبیرخانه پیوست در دو ویرایش تحت ویندوز و تحت وب عرضه شده است.
نرم افزار تحت ویندوز ویرایش قدیمی نرم افزار دبیرخانه است که در حال حاضر توسعه جدیدی روی آن انجام نمی شود .
در حال حاضر خریداران پیوست هر دو نسخه را به صورت همزمان در اختیار دارند و مسئولین دبیرخانه بنا بر راحتی کاربری خود می توانند از هر دو محیط به صورت انتخابی استفاده نمایند.
سلام
خسته نباشید،:آیا اطلاعات نامه هایی که با نرم افزار قبلی ثبت کردم به نرم افزار دبیرخانه پیوست منتقل می شود؟ بانک اطلاعاتی نرم افزار قبلی ما SQL server 2008 و اطلاعات ۱۲سال داخلش ثبت شده
سلام
خدمات انتقال اطلاعات یا به اصطلاح کانورت اطلاعات قبلی از دیتابیسهای نرم افزار قبلی به نرم افزارهای جدید ازجمله مواردی است که بنابر سفارش خریدار قابل انجام است،
پروسه انجام بدین صورت است که اطلاعات فعلی سیستم جاری شما توسط کارشناسان فنی پیوست بررسی شده و محدوده و اطلاعات مورد نظر برای انتقال مشخص می شود و براساس آن زمان و هزینه انجام کار توسط تیم فروش پیوست به شما اعلام می گردد.
گروه نرم افزاری پیوست تجربه اطلاعات از انواع نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی مختلف را در کارنامه کاری خود دارد.
ابزار ارسال و دریافت فکس و ایمیل در نرم افزار دبیرخانه پیوست وجود دارد یا جداگانه باید خریداری شود؟
سلام
ارسال و دریافت فکس به صورت رایگان از جمله امکانات پیش فرض نرم افزار دبیرخانه است، دریافت و ارسال ایمیل در دبیرخانه هم از امکانات پیش فرض و قابل استفاده می باشد ولی فعال شدن امکان دریافت و ارسال ایمیل در کارتابل اتوماسیون اداری از جمله موارد انتخابی است که فعال شدن آن نیاز به خرید ماژول مربوطه دارد.
سلام
یه ایده دارم که شاید بدردتون بخوره، میشه نرم افزاری بنویسید که نامه رو به جای فکس کردن برای شرکتها یا پرینت روی سربرگ، براشون با اون بفرستیم و خودش نامه رو ثبت کنه و شماره ثبتش رو برای ما برگردونه، اینجوری حجم کارمون خیلی کم میشه.
ممنون
درود بر شما
ممنون از همکاری و ایده ای که مطرح کردید.
امکان ثبت نامه و ارسال خودکار نامه ها برای گیرنده در شرکت مقصد از امکاناتی است که با استفاده از پروتکل ECE در اختیار خواهید داشت، البته برای اینکه این عملیات کامل انجام شود هم شرکت فرستنده و هم گیرنده باید از نرم افزارهای دبیرخانه ای استفاده کنند که پروتکل ECE را پشتیبانی نماید.
نرم افزار دبیرخانه گروه نرم افزاری پیوست از این پروتکل پشتیبانی می کند و به راحتی می توانید از این امکان استفاده نمایید.
نرم افزار دبیرخانه محرمانه دارید؟
بله ، دبیرخانه محرمانه به صورت ترکیبی در کنار اتوماسیون اداری جاری سازمان یا به صورت مستقل با سرور جداگانه با لحاظ شرایط امنیتی خاص قابل نصب می باشد.
شرایط استقرار و پیاده سازی براساس نیازها و پروتکلهای امنیتی سازمان خریدار تنظیم می شود.
یک شرکت کارفرمای دولتی داریم که اعلام کرده هم نامه ها رو باید براشون ECE بفرستیم، اگر سریع راه اندازی میشه لطفا پیش فاکتور برامون بفرستید
درود بر شما
نرم افزار دبیرخانه پیوست امکان ارسال و دریافت نامه مطابق با پروتکل ECE را دارد.
این نرم افزار به سرعت قابل راه اندازی در شرکتهای مختلف است و قابلیت توسعه به اتوماسیون اداری و کارتابل الکترونیک را هم دارد.
همکاران ما در واحد فروش برای ارائه نرم افزار و ارسال پیشنهاد قیمت با شما تماس خواهند گرفت.
برای طبقه بندی و نگهداری آرشیو نامه های ۱۰سال گذشته از چه ابزاری می توانیم استفاده کنیم؟
دو ابزار برای اینکار وجود دارد :
1- اگر نرم افزار تخصصی برای نگهداری نامه ها مدنظر دارید می توانید از نرم افزار دبیرخانه استفاده کنید، با استفاده از این نرم افزار به آرشیو نامه ها در دفاتر اندیکتور مختلف دسترسی خواهید داشت و اطلاعات مختلف حوزه دبیرخانه ماننده طرف مکاتبه ها، انواع کلاسه و موضوع بایگانی و … براساس فیلدهای پیش فرض دبیرخانه تعریف خواهند شد.
2- اگر می خواهید آرشیو نامه ها را در کنار انواع اسناد دیگر مانند قراردادها، پرونده های پرسنلی و … داشته باشید پیشنهاد می شود از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده کنید تا بتوانید انواع مستندات و فیلدهای اطلاعاتی دلخواه را پیاده سازی و آرشیو خود را اجرا نمایید.
مدیر من تا دیروقت سرکار است و بعضی مواقع لازم است نامه ای به تاریخ همان روز ارسال کنم درحالی که نامه رو فردا صبح که سرکار میام ثبت و ارسال می کنم، نرم افزار هم زمان ثبت ، تاریخ روز رو برام ثبت می کنه، چه پیشنهادی دارید؟
درود بر شما
دو راهکار دارید :
1- در صورتی که تعداد نامه ها مشخص است، از رزرو شماره نامه به تاریخ روز استفاده کنید و چند شماره به تاریخ روز ذخیره کنید و فردای آن روز از همانها استفاده نمایید.
۲- از راهبر سیستم بخواهید امکان ثبت و شماره دهی نامه را به عنوان دسترسی در اختیار مدیر شما قرار دهند، در این حالت نامه ها امضا و ثبت شده و منتظر ارسال در کارتابل شما خواهند ماند.
نامه های که برای شرکتهای مختلف ارسال میکنیم روی سربرگ شرکت پرینت میشن و براشون فکس می کنیم، کیفیت نامه ای که دریافت می کنند خوب نیست، راهی برای افزایش کیفیت تصویر دارین؟
برای افزایش کیفیت تصاویری که به شرکتهای مختلف ارسال می کنید دو تغییر کیفی می توانید لحاظ کنید
1- به جای پرینت نامه روی سربرگ و اسکن مجدد نامه ها ، با استفاده از نرم افزار دبیرخانه پیوست، از نامه تهیه شده روی نمونه نامه های الکترونیکی سربرگدار، فایل PDF با کیفیت بالا خروجی بگیرید.
2- این فایل را به جای استفاده از دستگاه فکس ، ایمیل کنید یا با استفاده از استاندارد ECE به صورت مستقیم به دبیرخانه شرکت دریافت کننده ارسال نمایید تا بهترین کیفیت خروجی را داشته باشید.
کاربران دبیرخانه ها براساس سلیقه خودشون نامه ها رو با رزولوشن های مختلف اسکن می کنند، با آموزش هم این موضوع درست نشده، امکان یکدست کردن اونهارو توسط نرم افزار دارید؟
راهبر نرم افزار می تواند تنظیماتی عمومی در نرم افزار اعمال کند تا براساس آن ، تصاویر اسکن شده به استاندارد مورد نظر مشخص شده تبدیل شوند، مثلا رزولوشن تصویر نامه های وارده به 300dpi و تصویر آن به grayscale تبدیل شود.
همکاری داشتیم که چند سال اطلاعات نامه ها را داخل زونکن دسته بندی کرده و فایل اکسلی هم از اونها تهیه کرده بود، فایل اکسل پاک شده و از بین رفته، چی کار میشه کرد؟
سلام
برای بازیابی فایلهای از دست رفته اگر بتازگی این اتفاق افتاده است پیشنهاد می کنیم با تیمهای ریکاوری اطلاعات مشورت نمایید تا در صورت امکان فایل از دست رفته را بازیابی نمایند.
احتمال بازگشت اطلاعات در صورتی که قسمتی از هارد سیستم که روی آن اطلاعات ذخیره دوباره برای نوشتن اطلاعات توسط سیستم عامل مورد استفاده قرار نگرفته باشد زیاد است همچنین امکان بازگشت توسط روشهای دیگر فنی هم تا حدودی وجود دارد.
اگر راهکار بازیابی اطلاعات موفق نبود، شرکت های مختلف پیمانکار می توانند خدمات اسکن و ورود اطلاعات در سیستم را ارائه کنند و امکان واگذاری اینکار به آنها هم وجود دارد.
سلام
عادت دارم نامه ها رو با نرم افزار word برای مدیرم بنویسم و کاملشون کنم، میشه این نامه ها رو بعد کپی کرد یا حتما باید داخل نرم افزار پیوست نامه نوشته بشه؟
برای تولید نامه های صادره در اتوماسیون اداری پیوست از نرم افزار Word مایکروسافت استفاده می شود، بنابراین شما می توانید پیش نویس متن نامه را ابتدا روی سیستم خودتان تهیه کنید و متن را داخل ادیتور نرم افزار در اتوماسیون اداری کپی کنید و یا از ابتدا با استفاده از ادیتور نامه در نرم افزار پیوست، اقدام به نگارش متن نامه نمایید.
در نظر داشته باشید که در اتوماسیون اداری می توانید از متن نامه های قبلی نیز برای تولید نامه های مشابه استفاده نمایید.
نامه هایی که مهلت پاسخ دهی دارند رو چه کسی باید کنترل کنه که زمان مهلت برای ارسال پاسخ تموم نشه؟
نامه هایی که مهلت پاسخ دهی دارند در زمان ثبت در دبیرخانه مشخص می شوند و گزارش نامه های با مهلت پاسخ دهی در اختیار کاربرانی قرار می گیرد که توسط راهبر سیستم مشخص می شوند.
مطابق با این گزارش، کاربران مسئول، از واحدهای دریافت کننده نامه پیگیری انجام می دهند تا پاسخ نامه ها را قبل از به پایان رسیدن مهلت، صادر کنند.
ایمیل‌هایی که از شرکتها دریافت می کنیم در دبیرخانه ثبت می شوند یا مستقیماً به کارتابل مدیران ارسال می شوند؟
در سیستم اتوماسیون اداری پیوست دو مکانیزم برای دریافت ایمیل وجود دارد :
1- دریافت ایمیل از روی آدرسهای رسمی شرکت ، معمولا info@abc.com و … که این ایمیلها در دبیرخانه دریافت شده، به صورت خودکار به قالب نامه وارده تبدیل می شوند و براساس کنترل کارشناس توزیع کننده نامه ها، براساس محتوا به کارتابل گیرنده ارسال می شوند.
2- ایمیلهای سازمانی که آدرس رسمی شرکت و ایمیل واحد مربوطه را دارا می باشند (مثلا Sales@abc.com) ، این ایمیلها در کارتابل مدیر واحد مربوطه در فرمت ایمیل به صورت خودکار دریافت می شوند و قابل ارجاع و گردش در اتوماسیون اداری پیوست هستند و پاسخ به آنها هم می تواند در قالب ایمیل انجام شود.