نرم افزار دبیرخانه

گروه نرم افزاری پیوست > محصولات > نرم افزار دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه چیست ؟

نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند.

با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .

نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.

نرم افزار دبیرخانه پیوست، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.

این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است.
همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است

پرسنل سازمان می توانند :

در دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز با نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربرپسند پیوست کار کنند، دفاتر اندیکاتور و روال شماره گزاری را کنترل کرده، نامه های وارده را اسکن نموده، فکسها را مدیریت نمایند و مستندات موردنظر را برای کارتابل گیرندگان یا گیرندگان خارجی ارسال نمایند.

مدیران سازمان می توانند :

نظارت و کنترل کامل بر دبیرخانه های سازمان داشته باشند، مستندات عادی و محرمانه را تفکیک شده دریافت نموده، گزارشهای مدیریتی از مستندات درگردش وارده و صادره داشته باشند، نامه ها را در سازمان رهگیری نموده و نظم سازمانی را در دروازه ورودی و خروجی مستندات حاکم نمایند.

نظارت بر گردش اسناد مالی و نرم افزارهای مرتبط

■ نرم افزار دبیرخانه پیوست ، ابزاری برای ساماندهی و کنترل مکاتبات ورودی و خروجی سازمان :

■ انطباق پذیری و متناسب سازی با انواع مدل‏های مکاتبات سازمانی

■ نرم افزار دبیرخانه حرفه ای با دو محیط کاربری تحت ویندوز و تحت وب به صورت همزمان

■ پیاده سازی یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست

■ قابلیت تعریف انواع دبیرخانه و دفاتر ثبت به تعداد نامحدود

■ نرم افزار دبیرخانه پیوست با امکانات و ویژگی های ممتاز و کامل:

■ پشتیبانی از دبیرخانه‏ های متمرکز و غیر متمرکز در ویرایش چند دبیرخانه ای

■ امکان تعریف قالب‏های شماره گذاری به تفکیک دفاتر ثبت

■ امکان تعریف طرف‏های مکاتبه در قالب درختواره اشخاص حقیقی و حقوقی

■ امکان تعیین انواع نقش‏های دبیرخانه ای و اختصاص به کاربران براساس دسترسی‏های تعیین شده

■ مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در دبیرخانه:

مدیریت ثبت و ارسال انواع نامه از قبیل نامه وارده ، نامه صادره ، نامه داخلی

امکان ثبت، اصلاح، امحاء و ابطال نامه‏ های وارده، صادره و داخلی

ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

امکان ارسال نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

امکان دریافت نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد

پشتیبانی از عملیات رزرو شماره نامه، تایپ متن نامه و چاپ نامه

امکان تعریف سربرگهای دلخواه و انواع نمونه نامه های صادره

ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت

پیگیری نامه های در انتظار پاسخ

■ ارتباط نرم افزار دبیرخانه پیوست با ابزارها و نرم افزارهای دیگر :

امکان ارتباط با سرویس مدیریت فکس (Fax Service)

امکان ارتباط با Mail Server و مدیریت ایمیلهای ورودی به دبیرخانه

پشتیبانی از پروتکل های استاندارد تبادل الکترونیکی مکاتبات نظیر ECE ، رصد و سپاد

پشتیبانی از انواع اسکنرها، چاپگرها و دستگاه‏های فکس

ارتباط با بخش تکریم ارباب رجوع برای پیگیری نامه های وارده (پیشخوان خدمت)

■ ارائه انواع گزارش‏های کنترلی، مدیریتی و آماری :

امکان تهیه گزارش از نامه‏ های صادره، وارده و داخلی براساس سطوح دسترسی

امکان اعمال انواع فیلترهای تاریخی بروی گزارش‏ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه

امکان دریافت گزارش‏ها به تفکیک دفاتر ثبت و دبیرخانه

امکان جستجوی پیشرفته براساس تمامی مشخصه‏ های نامه از جمله موضوع، گیرنده، فرستنده، چکیده، توضیحات، کلید واژه

امکان جستجو براساس محتوای نامه ‏های صادره و داخلی

امکان گزارشگیری بر روی تعداد نامه های ثبت شده و در گردش سازمان

■ طراحی و تنظیم انواع خروجی چاپی به دلخواه کاربر :

چاپ رسید نامه دریافتی

چاپ نامه های صادره بر اساس نمونه های انتخابی کاربر روی سربرگ های طراحی شده

ارتباط با فکس، ایمیل و اسکنر

چه مستنداتی در دبیرخانه ثبت می گردند؟

مستندات ثبت شده در دبیرخانه :

در دبیرخانه دفاتر اندیکاتور مختلف تعریف شده و نامه های صادره، نامه های وارده و نامه های داخلی در این دفاتر ثبت می شوند.
نکته : البته می توان دفتر اندیکاتور مجزایی را برای ثبت قراردادها اختصاص داد و مستندات مربوطه را در بخش پیوست آن اضافه نمود. ولی برای این منظور استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست توصیه می شود.

چگونه نامه در نرم افزار دبیرخانه پیوست دریافت و ثبت می شود؟

نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:

دریافت مستقیم :نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.

دریافت الکترونیکی:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.

دریافت الکترونیکی خودکار:نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.

مطالعه مستند انواع شیوه های ارسال و دریافت نامه در این زمینه پیشنهاد می شود.

چگونه مدیریت ضمائم و پیوست های نامه در دبیرخانه انجام می شود؟

مدیریت ضمائم و پیوست های نامه :

ضمائم و پیوست های نامه می تواند به دو صورت در سیستم دبیرخانه ثبت شود:

به عنوان پیوست نامه
ثبت در سیستم مدیریت اسناد و ثبت به عنوان سند ضمیمه نامه

همچنین حجم فایل های ضمیمه معمولا توسط مدیر سیستم کنترل می شود و برای فایلهای ضمیمه حداکثر حجم مجاز مشخص می شود.

در یک شرکت فنی مهندسی ، ضمیمه نامه دریافتی یک قطعه فیزیکی است ، چگونه این قطعه در دبیرخانه ثبت و در کارتابل گردش پیدا می کند؟

مدیریت پیوست های فیزیکی :

در صورتی که یک قطعه فیزیکی و سخت افزار یا یک سند که اصل آن باید مورد بررسی قرار بگیرد، وارد دبیرخانه شود ، از آن مستند عکس گرفته و به عنوان ضمیمه نامه آن را برای دریافت کننده ارسال می کنیم .

اطلاعات محل نگهداری فیزیکی قطعه یا سند را در بخش مربوطه ثبت می کنیم تا اگر شخصی از گیرندگان نامه ، نیاز به مشاهده فیزیکی قطعه موردنظر را داشت ، آن قطعه را در محل بایگانی فیزیکی موردنظر بیابد.

نرم افزار دبیرخانه پیوست تحت ویندوز یا تحت وب است؟

تحت ویندوز یا تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه:

نرم افزار دبیرخانه پیوست دو محیط کاربری همزمان دارد،

یعنی کاربر سیستم دبیرخانه می تواند به انتخاب خود یا سازمان از هر کدام از دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز دبیرخانه برای ثبت نامه ها استفاده نماید.

این دو محیط هر دو ویرایش یکسان دارند و در ویرایش های بعدی نرم افزار به روز می شوند.

چگونه نامه های سالهای گذشته را می توانم بایگانی کنم؟

نامه های سنوات گذشته:

برای ثبت و نگهداری اطلاعات نامه های سنوات گذشته که به صورت دستی و در دفاتر اندیکاتور ثبت شده می توانید دفتر اندیکاتور مجزایی در نرم افزار دبیرخانه پیوست تعریف کنید و نامه های مورد رجوع قبلی خود را در آن ثبت نمایید. این نامه ها می توانند نامه های صادره یا وارده و داخلی باشند.