نرم افزار دبیرخانه در سازمانهای بوروکراتیک ، به عنوان ابزار اصلی در حوزه دبیرخانه ، نقشی اساسی را ایفا می نمایند. دبیرخانه ها به عنوان دروازه های کنترل و ثبت ورود و خروج نامه ها و مستندات اداری به سازمان عمل کرده و نظم سازمانی را محقق می سازند. با استفاده از دفاتر اندیکاتور ، نامه ها ثبت شده و در سازمان به گردش می افتند.
با مکانیزه شدن امور اداری و استفاده از نرم افزارها، نرم افزار دبیرخانه نیز به عنوانی ابزاری مهم و مکمل نرم افزار اتوماسیون اداری شناخته شده و تثبیت گردیده است .
نرم افزار دبیرخانه پیوست، ابزاری یکپارچه با نرم افزار اتوماسیون اداری و دروازه و کنترل کننده ورود و خروج مستندات در سازمان است.
نرم افزار دبیرخانه پیوست، به مسئولان دفاتر و دبیرخانه ها کمک می کند تا نامه های وارده را اسکن کرده و یا از سرویس فکس یا ایمیل دریافت و ثبت نمایند و برای کارشناسان و مدیران سازمان در کارتابلهای نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال نمایند. برای راحتی کاربران در این نرم افزار تخصصی، انواع ابزارها برای جستجو و رهگیری نامه ها در دفاتر اندیکاتور مختلف با حفظ سطوح دسترسی گنجانده شده است.
این نرم افزار در دو محیط تحت ویندوز و تحت وب قابلیت استفاده را دارد و روی انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است.
همچنین در نرم افزار دبیرخانه پیوست، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است
در دو محیط کاربری تحت وب یا تحت ویندوز با نرم افزار دبیرخانه ساده و کاربرپسند پیوست کار کنند، دفاتر اندیکاتور و روال شماره گزاری را کنترل کرده، نامه های وارده را اسکن نموده، فکسها را مدیریت نمایند و برای کارتابل گیرندگان یا گیرندگان خارجی ارسال نمایند.
نظارت و کنترل کامل بر دبیرخانه های سازمان داشته باشند، مستندات عادی و محرمانه را تفکیک شده دریافت نموده، گزارشهای مدیریتی از مستندات درگردش وارده و صادره داشته باشند، نامه ها را در سازمان رهگیری نموده و نظم سازمانی را در دروازه ورودی و خروجی مستندات حاکم نمایند.
ارتباط با فکس، ایمیل و اسکنر
