تعریف کاردکس کالا :کاردکس کالا، نمایش دهنده کلیه تراکنشهای یک کالا در یک انبار می باشد. در این گزارش هرگونه عملیاتی که برای کالا در سیستم ثبت شود اعم از عملیات بازرگانی و انبار، به تفکیک عملیات (ورود یا خروج) و تاریخ نمایش داده می شود. اطلاعات کاردکس کالا شامل مقدار، مبلغ واحد و مبلغ کل هر تراکنش در حالت های ورود یا خروج کالا و به همراه نمایش موجودی نهایی کالا پس از انجام تراکنش می باشد. همچنین قیمت تمام شده کالا ها براساس روش محاسبه قیمت تمام شده هر کالا (میانگین، FIFO و LIFO) در کاردکس ثبت می شود.
دلایل لزوم بازسازی کاردکس: بر اثر ورود و خروج کالا و تغییرات و اصلاحات احتمالی برروی عملیات ثبت شده بدون در نظر گرفتن تقدم و تاخر زمانی، ممکن است کاردکس قیمت تمام شده کالا را به درستی نمایش ندهد.
در این شرایط برای محاسبه مجدد و نمایش قیمت تمام شده صحیح کالا، نیاز به بازسازی کاردکس می باشد.
با انجام عملیات بازسازی کاردکس،کلیه عملیات کالا (ورود، خروج، خرید ، فروش و …) از ابتدا بررسی و به روز رسانی شده و اشکالات محاسبه قیمت تمام شده برطرف می گردد.
در شرایط زیر کاردکس نیاز به بازسازی دارد:
۱- درصورتی که مبلغ اقلام وارده به انبار ویرایش شده باشد.
۲- زمانی که قیمت تمام شده یک کالا در کاردکس بر اثر اشتباهات کاربری و تعداد منفی موجودی،منفی نمایش داده شده باشد.
۳- در صورت حذف یک عملیات ورود به انبار و یا ایجاد عملیات ورود کالا به انبار در تاریخ های گذشته و مابین عملیات قبلی.
۴- در صورت اصلاح مانده اولیه موجودی کالا در انبارها.
نکته ۱: به طور کلی قبل از تهیه گزارشات پایان سال یا تهیه گزارش سود و زیان لازم است بازسازی کاردکس به دلایل ذکر شده انجام پذیرد تا از محاسبه دقیق قیمت تمام شده اطمینان حاصل گردد.
نکته ۲: بازسازی کاردکس فقط جهت بازسازی قیمت تمام شده کالا می باشد و درصورتی که موجودی کالا منفی شده باشد (به دلیل حذف و یا ویرایش تعداد اقلام فاکتور خرید یا ورود) ابتدا باید این اشکالات توسط کاربر اصلاح شود.
عملیات بازسازی کاردکس می تواند با سه نوع تاثیر در حسابداری مالی همراه باشد :
۱- کلیه اسناد حسابداری مربوط به عملیات بازرگانی و انبار دوباره صادر شوند (تمامی ثبت ها اصلاح می گردد)
۲- ایجاد سند اصلاحیه (برای حسابهای بهای تمام شده و موجودی کالا)
۳- اصلاح کاردکس بدون تغییر اسناد حسابداری (فقط اسناد انبار و بازرگانی به روز می شوند)
