دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه(Journal/Book of Original Entry) دفتر ثبت اولیه تراکنش های مالی یک بنگاه تجاری است. این ثبت می تواند در یک دفتر یا چند دفتر(بسته به نوع تراکنش) ثبت شود. از منظر حسابداری سنتی دفتر روزنامه به صورت عمومی(کلیه تراکنشهای مالی/ تراکنش های عمومی) یا اختصاصی(عملیات خرید، عملیات فروش، پرداخت و …) دفتر/دفاتری بوده است که رویدادهای مالی به صورت روزانه در آنها ثبت می شده است.
با فراگیر شدن حسابداری رایانه ای، ثبت تراکنش های مالی در دفتر روزنامه عملا بلا محل شده و کاربر با ثبت روزانه اسناد مالی در هر لجظه می تواند دفتر روزنامه بنگاه را نیز تهیه نماید، در واقع دفتر روزنامه صرفا یک گزارش از کلیه تراکنشهای ثبت شده در اسناد مالی از تاریخ D1 تا تاریخ D2 می باشد که در بردارنده فیلدهای اطلاعاتی تاریخ، شماره سند کد حساب/نام حساب، شرح آرتیکل و مبلغ بدهکار/بستانکار است. گزارش دفتر روزنامه در برنامه های حسابداری رایانه ای علاوه بر اطلاعات یاد شده می تواند اطلاعات مرتبط با کدهای کنترلی مرتبط با آرتیکل(کدهای تفصیلی)، مبلغ، نرخ و نوع ارز مرتبط، نوع آرتیکل و..نیز باشد. به علاوه می توان View های مختلفی از دفتر روزنامه را داشت.
نکته ۱:
گروهبندی آرتیکلهای دفتر روزنامه بر حسب حساب کل، معین جهت نوشتن دفاتر رسمی کاربرد دارد.
نکته ۲:
از هر ردیف دفتر روزنامه می توان به سند حسابداری مرتبط و یا حتی(اسناد سایر سیستمهای مرتبط) دسترسی داشت.
برحسب ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت ایران، شرکتها مکلف به ثبت درخواست برای دریافت دفاتر کل و روزنامه به صورت پلمب شده (قبل از پایان هر دوره مالی دریافت دفاتر برای دوره مالی بعد باید انجام شود) از اداره ثبت شرکتها و ثبت اطلاعات عملیات تجاری روزانه خود در آنها می باشند.
زمانی که شما به سازمان امور مالیاتی اعلام می کنید که از نرم افزار حسابداری استاندارد و مورد تایید (نرم افزارهای حسابداری پیوست با توجه به رعایت ضوابط مورد تایید سازمان امور مالیاتی هستند)، برای ارائه گزارشها و دفاتر مالیاتی استفاده می کنید می توانید در دفتر روزنامه به جای ثبت ریز کلیه عملیات روزانه، خلاصه سندهای ماهانه در سطح کل را ثبت نمایید. بدین صورت ثبت اطلاعات دستی در دفتر روزنامه محدود به خلاصه سندهای افتتاحیه و اختتامیه و دوازده سند گردش ماهانه حسابها در سطح کل (خلاصه سندهای ماهانه) که در مجموع ۱۴ سند هستند، خواهند شد. این موضوع موجب کاهش دفتر نویسی می شود.
نکته ۳:
در نظر داشته باشید از تاریخی می توانید خلاصه نوشتن دفتر روزنامه و دفتر کل (به عنوان دفاتر رسمی که به سازمان امور مالیاتی ارائه می دهید) را انجام دهید که درخواست مکتوب شرکت شما در دبیرخانه اداره امور مالیاتی مربوطه ثبت شده و رسید دریافت کرده باشید.
نکته ۴:
دفاتر روزنامه و کل از مهمترین مدارکی هستند که وجود و صحت ثبت اطلاعات در آنها توسط ممیزین مالیاتی کنترل می شود و مخدوش بودن یا عدم وجود آنها از موارد رد دفاتر می باشد.
