چگونه می توان از انجام تراکنش منجر به منفی شدن موجودی کالا جلوگیری نمود؟
در سیستم بازرگانی و انبار پیوست، امکان ویرایش و حذف اسناد بازرگانی و انبار ثبت شده(جهت اصلاح اشتباهات کاربری) وجود دارد و این نوع عملیات باعث مخدوش شدن قیمت تمام شده محاسبه شده تاریخی و درمواردی منفی شدن موجودی کالا در کاردکس کالا خواهد شد. امکان حذف و ویرایش اسناد انبار از ویژگی های مثبت پیوست جهت سازمانهایی است که بی نظمی در ثبت تراکنش ها و یا ورود و خروج کالا به انبار دارند و این بی نظمی بعضا از اقتضائات شرایط کاری این سازمانها است. با این وصف اگر سازمانی به جهت نظم عملیاتی موجود و یا کنترلهای داخلی بخواهد از انجام عملیات جرح و تعدیل اسناد بازرگانی و انبار توسط کاربران جلوگیری نماید می باید در بخش تنطیمات اسناد بازرگانی(خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش) و اسناد انبار(رسید حواله، ورود و خروج، انتقال بین انبارها) آیتم “جلوگیری از انجام تراکنش منجر به منفی شدن موجودی”را مارک کند.
مثلا برای اعمال این تنظیم در فرم فروش کالا و خدمات کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:
۱-از پانل امکانات وارد منوی مدیریت کاربران شده و بر روی زیر منوی” مدیریت گروههای کاری ” کلیک کنید.
۲-نام گروه کاری مورد نظر خود را از داخل لیست انتخاب کنید و بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید.
۳-از داخل لیست فرم های زیر سیستم مربوط به بازرگانی ، “فروش کالا و خدمات“ را انتخاب کنید.
۴-در بخش تنظیمات مرتبط با فرم تیک مربوط گزینه “جلوگیری از انجام تراکنش منجر به منفی شدن موجودی” را فعال کنید.
پس از اعمال این تنظیم درصورت ایجاد هرگونه تغییر درفرم فروش، در صورتیکه این تغییر منجر به منفی شدن موجودی باشد سیستم از ادامه عملیات جلوگیری می نماید.
نکته ۱: اگر قرار باشد به هیچ وجه موجودی منفی برای کالاها در سیستم رخ ندهد باید برای تمامی اسناد بازرگانی و انبار تنظیم مربوط را مارک نمایید به علاوه در فرم موجودی اولیه کالا نیز تنظیم “جلوگیری از تغییر موجودی اولیه منجر به منفی شدن موجودی” مارک شود.
نکته ۲: در صورتی که کاربر اجازه انجام تراکنش منجر به موجودی منفی را داشته باشد و یا قیمت کالای وارده به انبار را ویرایش نماید برای داشتن اطلاعات معتبر در کاردکس کالا باید عملیات بازسازی کاردکس انجام شود.
نکته ۳: در صورت ویرایش قیمت کالای وارده به انبار از طریق اسناد(خرید، ورود کالا و …) الزاما باید بازسازی کاردکس(جهت محاسبه مجدد قیمت تمام شده) در محدوده زمانی مناسب انجام شود.
