گاهی اوقات ممکن است برخی اسناد مالی در فایل اکسل تهیه شده و یا مورد ویرایش و تغییرات قرار بگیرند و یا تعدادی سندمالی در فایل اکسل وجود داشته باشد که نیاز به ارسال آنها به سیستم حسابداری باشد. سیستم حسابداری پیوست، توانایی فراخوانی این نوع اسناد را در قالب سند مالی دارد.
برای انتقال سند مالی از طریق فایل،نیاز است که مراحل زیر انجام شود:
۱- وجود فایل اکسل شامل کلیه اطلاعات مورد نیاز سند مالی
۲- تعریف فرمت فایل سند مالی در سیستم
۱-۲- برای تعریف فرمت فایل، از منوی امکانات — انتقال اطلاعات، فرم تعریف فرمت فایل را انتخاب نمایید
۲-۲- رکورد جدیدی ایجاد نموده و نوع اطلاعات را “سند مالی” و نوع فایل را “Excel Format” قرار دهید.
۳-۲- با کلیک برروی دگمه “اطلاعات مرتبط” فرم مربوط به تعریف فرمت باز می شود.در این فرم باید مشخصات فایل اکسل را تعریف نمایید
به این صورت که در مقابل هر یک از مشخصه های موجود، باید ستون مربوط به آن مشخصه را تعیین نمایید.
همچنین اگر مبلغ بدهکار و بستانکار در یک ستون نشان داده شده باشند برای این منظور چک باکسی در نظر گرفته شده است
۴-۲- پس از تکمیل اطلاعات وارد شده، فرم باید ذخیره گردد.
۳- فراخوانی اطلاعات فایل اکسل در سیستم
۱-۳- درمنوی امکانات، انتقال اطلاعات، فرم انتقال اطلاعات از طریق فایل را بازنمایید.
۲-۳- در این فرم باید مسیر فایل، نوع فایل (سندمالی) و فرمت تعریف شده را انتخاب نمایید.
۳-۳- شماره سند و تاریخ سند نیز باید مشخص شوند.
نکته ۱ :
توجه داشته باشید شماره ای که برای سند تعیین می شود نباید تکراری باشد.
نکته ۲:
این عملیات برای فراخوانی یک سند مالی می باشد. درصورتیکه نیاز است لیستی از اسناد مالی به سیستم منتقل شوند،هنگام تعریف فرمت فایل، نوع اطلاعات باید “اسناد مالی”انتخاب شود.
نکته ۳:
در صورت انتخاب نوع اسناد مالی، مشخصه های موجود در فرمت تغییر کرده و موارد زیر به آنها اضافه می شود: تاریخ، نوع تاریخ، فرمت تاریخ، شرح سند، شماره، شماره عطف
