نرم افزار مدیریت اسناد DMS با ابزار بایگانی در اتوماسیون اداری چه تفاوتی دارد؟
نرم افزار مدیریت اسناد DMS یا (Document Management System)یک نرم افزار حرفه ای برای تعریف، نگهداری، طبقه بندی، اعمال سطح دسترسی و جستجو پذیر نمودن اسناد و مدارک سازمانی است. و می تواند برای یک یا چند نوع از اسناد سازمان پیاده سازی شود. این نرم افزار یک موتور جستجوی حرفه ای برای گردش در میان انواع اسناد سازمان در اختیار افراد مجاز می گذارد.
به عنوان مثال: پرونده های پرسنلی در یک سازمان می توانند هدفی برای پیاده سازی نرم افزار مدیریت اسناد باشند.
یک پرونده پرسنلی از یک زونکن که فیلدهای اطلاعاتی خاصی روی آن نوشته شده (کدپرسنلی، نام و نام خانوادگی، نوع استخدام و … )
و برگه های داخلی که توسط جداکننده ها (بخش مدارک شناسایی، پرونده پزشکی، مدارک تحصیلی و …) تفکیک شده اند تشکیل شده است. با نرم افزار مدیریت اسناد می توانید این اسناد کاغذی را اسکن کرده و با ساختار دلخواه دیجیتالی و تحت وب پیاده سازی و مدیریت نمایید. فیلدهای اطلاعاتی را تکمیل نمایید. و برای جستجوی پرونده ها از آنها استفاده نمایید.
برخی از امکانات نرم افزار مدیریت اسناد DMS عبارتند از :
- قابلیت تعریف سند (Document) ، تعریف ساختار بخشهای سند، تعریف فیلدهای اطلاعاتی مرتبط با سند (Metadata)
- قابلیت تعریف بایگانی های مجزا برای بخش های مختلف سازمان در یک ساختار مدیریتی متمرکز
- پیاده سازی موتور جستجوی حرفه ای Search Engine برای جستجوی روی اسناد و محتوای فایلها
- قابلیت Check in/Check out و امکان نگهداری نسخه های مختلف سند (Versioning)
- تعریف سطح دسترسی افراد به اسناد و حتی بخش های داخلی یک سند
- قابلیت نگهداری میلیونها سند و پیاده سازی آرشیو های عظیم اطلاعاتی
- استفاده از وب سرویس برای اتصال و تبادل سند با نرم افزارهای دیگر
ابزار بایگانی در اتوماسیون اداری یکی از امکانات و ابزارهای داخلی اتوماسیون اداری است. این ابزار به شما اجازه می دهد، اسناد درگردش در حوزه کارتابلها را (اسناد جاری مانند نامه ،گزارش، فرمهای سازمانی) در بخش بایگانی اتوماسیون اداری دسته بندی و طبقه بندی کنید. این بایگانی می تواند شخصی، مرتبط با پست سازمانی و یا بایگانی سازمانی به اشتراک گذاشته شده بین افراد مختلف در یک سازمان باشد .
تفاوت های اصلی نرم افزار مدیریت اسناد و ابزار بایگانی در اتوماسیون اداری عبارتند از:
- نرم افزار مدیریت اسناد برای نگهداری اسناد راکد سازمانی بکار می رود که از لحاظ تعداد می تواند دهها برابر اسناد در گردش در اتوماسیون اداری باشد. ابزار بایگانی در اتوماسیون اداری برای طبقه بندی اسناد جاری در گردش در کارتابل به کار می رود.
- نرم افزار مدیریت اسناد می تواند نگهداری اسنادی را انجام دهد که در کارتابلها به گردش نمی افتند. (مانند پرونده های پرسنلی، نقشه های فنی ، قراردادهای تجاری، اسناد مثبته مالی، اظهارنامه مالیاتی و … .)
- نرم افزار مدیریت اسناد می تواند برخی از اسناد نهایی شده را از کارتابلهای اتوماسیون اداری دریافت و در خود نگهداری نماید.
- نرم افزار مدیریت اسناد یک نرم افزار مستقل است و بدون اتوماسیون اداری قابلیت نصب، راه اندازی و پیاده سازی دارد. این نرم افزار بخشی از اتوماسیون اداری نیست، بلکه می تواند از اتوماسیون اداری برای گردش اسناد استفاده نماید.
گروه نرم افزاری پیوست، اتوماسیون اداری را به ابزار بایگانی مجهز نموده است. همچنین نرم افزار مستقلی به نام نرم افزار مدیریت اسناد را پیاده سازی کرده است . که در سازمانهای مختلفی به صورت مستقل یا در کنار یکدیگر به صورت عملیاتی در حال استفاده هستند.
