18
فروردین
سیستم آرشیو الکترونیک اسناد باید داری چه ویژگی ها و امکاناتی باشد؟
در
نظرات
زمان مطالعه: < 1 دقیقه
وظیفه اصلی یک نرم افزار آرشیو اسناد نگهداری، دسته بندی و در اختیار قراردهی کلیه اسناد موجود در یک سازمان می باشد. منظور از سند هر اطلاعات ذیقیمتی است که به هر شکل فیزیکی ممکن است در اختیار سازمان قرار گرفته باشد. البته باید توجه داشت که اطلاعات و اسناد می بایست بر اساس مجوزهای رسمی سازمان در اختیار افراد ذینفع قرار گیرد بدین جهت رعایت اصول محرمانگی در واگذاری اطلاعات و اسناد به افراد از دیگر محورهای کلیدی یک سیستم آرشیو اسناد می باشد.
برخی از امکانات و ویژگی های الزامی یک نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد عبارتند از:
۱٫ پشتیبانی از انواع فایل های الکترونیکی( متنی، تصویری، برداری، صوتی تصویری و .. ) و قالب های متنوع هر نوع.
برخی از امکانات و ویژگی های الزامی یک نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد عبارتند از:
۱٫ پشتیبانی از انواع فایل های الکترونیکی( متنی، تصویری، برداری، صوتی تصویری و .. ) و قالب های متنوع هر نوع.
۲٫ امکان تعریف انواع سند به همراه ویژگی های آن در قالب فیلدهای اطلاعاتی
۳٫ امکان تعریف ساختار محتوایی اسناد
۴٫ برخورداری از فرم ساز به عنوان ابزار طراحی قالب نمایشی اسناد
۵٫ امکان تعریف سطح دسترسی براساس مشخصات انواع سند و تخصیص مجوز کار باسند
۶٫ امکان جستجو بر اساس همه ویژگی های سند و نیز براساس محتوا ( برای اسناد متنی )
۷٫ امکان ارسال الکترونیکی سند برای دیگران
۸٫ امکان دریافت گزارش های دلخواه از اسناد در شرایط مختلف.
۹٫ امکان ثبت، رسیدگی و ممیزی عملیات انجام گرفته روی اسناد.
در کنار این امکانات اصلی، ویژگی های ممتاز زیر می توانند شاخص مناسبی برای سنجش برتری یک سیستم آرشیو باشند:
۱٫ وجود مکانیزم کنترل دسترسی همزمان (Check-in / Check-out)
۲٫ امکان نگهداری تاریخچه تغییرات محتوایی اسناد
۳٫ امکان تعریف و اجرای فرایند ورود اسناد انبوه
۴٫ امکان اتوماتیک سازی ورود اسناد
۵٫ امکان برقراری ارتباط سیستمی با سایر نرم افزارها به منظور ارائه سرویس های بایگانی اسناد به آن سیستم ها.
[کل: ۰ میانگین: ۰]
فروردین ۱۸, ۱۴۰۳ 1485
Total ۲ Votes:
۰
۲
