یک سند اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند...

بیشتر بخوانید

سرویس دورنگار (فکس) در سیستم دبیرخانه پیوست چه کاربردی دارد؟

یکی از ویژگی های بارز اتوماسیون اداری پیوست در بخش دبیرخانه امکان استفاده از ابزاری با عنوان "سرویس دورنگار (فکس)" می باشد. این ابزار به کاربر  امکان می دهد که همزمان چندین خط مخابراتی را به عنوان سرویس های گیرنده و فرستنده فکس تعریف نماید و طبیعتاً محدودیت برای استفاده از چندین خط فکس برای ارسال و دریافت مکاتبات بصورت اتوماتیک در دبیرخانه  از بین می رود. با وجود این ابزار، استفاده از دستگاههای متعدد فکس در سازمان با هزینه های بالای نگهداری، کارتریج...

بیشتر بخوانید

منظور از نوع سند چیست و چگونه می توان آن را تعریف کرد؟

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را...

بیشتر بخوانید

چگونه فیلد محدوده زمانی را در فرم های سیستم آرشیو تعریف کنیم ؟

منظور از محدوده زمانی، دوره های تاریخی مشخص و نامگذاری شده ای است که در تحلیل مستندات لازم داریم  مانند : عکس های متعلق به دوره های مختلف تاریخی را طبقه بندی می کنیم و تاریخ دقیق گرفتن عکس مشخص نیست برای این منظور می توانیم از کمبوباکس استفاده کنیم و محدوده های تاریخی را تعریف کنیم (عکس های قبل از مشروطه ، پهلوی، انقلاب، جنگ و ...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان نحوه نمایش ساختار پوشه ها را مرتب کرد؟

حین تنظیم ساختار پوشه های یک سازمان ممکن است ترتیب خاصی رعایت نشود و به طور عام حسب اهداف سازمانی این ساختار تعریف شود. ولی پس از تعریف نسبتا کامل ساختار پوشه ها می توان وفق سلیقه سازمان این ساختار را مرتب نمود. برای این کار مراحل ذیل انجام می شود: ۱-با کاربر مدیر سیستم وارد سیستم می شویم. ۲-وارد "مدیریت سازمان" شده و در قسمت مدیریت برنامه های کاربردی محصول بایگانی مستندات را انتخاب می کنیم. ۳-در پنجره سمت چپ آیتم ساختار بایگانی را دابل...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان محتویات اسناد را در سیستم آرشیو ویرایش نمود ؟

به منظور انجام عملیات ویرایشی نظیر چرخش و اصلاح رنگ بر روی اسناد در سیستم آرشیو، می توان از بخش محتوای سند، محتوای مورد نظر را انتخاب نموده سپس از نوار ابزار بخش محتوا، آیکن "تغییر محتوا" را انتخاب نمود و با استفاده از ابزار موجود نظیر چرخش، اصلاح رنگ، عملیات هندسی و بقیه اقدام به ویرایش محتوا کرد. نکته : این ابزار در صورتی برای کاربر فعال خواهد بود که وی مجوز تغییر محتوا را داشته باشد....

بیشتر بخوانید