یک سند اداری از چه بخش هایی تشکیل می شود؟

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند...

بیشتر بخوانید

کاربرد دکمه “پوشه نامه ها” در نوار ابزار اتوماسیون چیست؟

درصورتیکه بخواهیم بجای مشاهده لیست عناوین نامه ها در کارتابل، محتوای نامه را یکی پس از دیگری مشاهده کنیم از ابزار "پوشه نامه ها" استفاده می کنیم. در واقع هنگامی استفاده از این قابلیت مفید خواهد بود که متن نامه ها برای ما اهمیتی بیش از اطلاعاتی نظیر موضوع، فرستنده، شماره و تاریخ نامه داشته باشد. امکانات موجود در این ابزار به ما اجازه می دهد علاوه بر مشاهده و مرور متن در صورت لزوم همان جا دستورات لازم را صادر کرده...

بیشتر بخوانید

هنگام ایجاد نامه داخلی ، گروه گیرنده ای را به عنوان گیرندگان انتخاب می کنم اما تنها تعداد محدودی از افراد گروه را نمایش می دهد، علت چیست ؟

هنگام تعریف گروه گیرنده ، بطور مثال ۵۰ نفر را در این گروه اضافه کردیم ولی در هنگام ایجاد نامه داخلی زمانیکه از این گروه به عنوان گیرنده استفاده می کنیم در لیست بازشو گیرندگان تنها ۲۰ نفر را نمایش می دهد، لازم به ذکر است با توجه به فرستنده نامه ، گیرنده نامه تغییر می کند. قطعا فرستنده نامه به ۲۰ نفر از لیست گیرنده ای که ما تعریف کردیم دسترسی دارد پس در نتیجه فقط ۲۰ نفر از...

بیشتر بخوانید

کارتابل خود را به چه کسانی می‌توانم تفویض کنم؟

تنها افرادی می‌توانند به عنوان در اختیار گیرنده کارهای شما به سیستم معرفی شوند که در چارت سازمانی هم‌ رده و هم‌ ارز شما محسوب شوند. به عبارت دیگر شما می‌توانید کارتابل خود را تنها در اختیار کسانی قرار دهید که در حیطه ارجاع شما به سیستم معرفی شده باشند....

بیشتر بخوانید

منظور از نوع سند چیست و چگونه می توان آن را تعریف کرد؟

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را...

بیشتر بخوانید

چگونه می توان داده های موجود در کارتابل را گروه بندی نمود؟

پس از مدتی استفاده از سیستم، شاهد حجم انبوهی از داده ها در کارتابل خود خواهیدبود . در چنین حالتی و جهت سهولت دسترسی به داده های مورد نظر سیستم میتوانید از امکان گروه بندی داده ها در کارتابل استفاده نمائید.  برای انجام اینکار از نوار بالای اتوماسیون اداری بر روی لیست بازشدنی " گروه بندی"  کلیک نمائید. در این لیست میتوانید داده های موجود در کارتابل را بر اساس ارجاع دهنده ،گیرنده ، ارجحیت ارجاع ، طبقه بندی (عادی ، محرمانه و...

بیشتر بخوانید