بایگانی

یک سند اداری از دو بخش عمده به شرح ذیل تشکیل می شود: ۱٫ اطلاعات شناسنامه ای : این بخش، ویژگی های سند را توصیف کرده و علاوه بر نگهداری بخشی از اطلاعات مربوط به سند برای دسته بندی، بایگانی، جستجو گزارش گیری اسناد کاربرد دارد. ۲٫ اطلاعات محتوایی : این بخش شامل بدنه محتوایی سند بوده و بخشی است که معمولا جنبه رسمی و قانونی داشته و در اغلب موارد علاوه بر نگهداری الکترونیکی نیاز به نگهداری فیزیکی آن نیز می باشد. محتوای یک سند خود می تواند دارای ساختاری از بخش های متعدد باشد. پرونده های اداری و یا فنی نمونه هایی از اسناد با محتوای ساختاری می باشند....

تفویض پست امکانی است که با استفاده از آن شما قادر خواهید بود که مدیریت کارتابل خود را تا تاریخ مشخص در اختیار شخص دیگری (جانشین) قرار دهید تا در نبود شما به امور مربوطه پرداخته و کارتابل شما را مدیریت نماید. برای انجام این کار، مراحل زیر باید دنبال شود: ۱- تب مربوط به "پست ها" را از طریق منوی "شروع"، فرم "مشخصات کاربر"، باز کنید. ۲- در صورتی که بیش از یک پست داشته باشید، پست مورد نظر خود را از فرم مذکور جهت تفویض، با کلیک بر روی آن انتخاب نمایید. ۳- از لیست باز شدنی "تفویض شده به" شخص مورد نظر خود را جهت واگذاری کارتابل انتخاب نمایید. ۴- تاریخ اتمام واگذاری را در لیست باز شدنی "تا تاریخ" مشخص نمایید. ۵- می توانید دلیل واگذاری خود را به اختصار در قسمت "توضیح" شرح دهید. ۶- دکمه "تایید" را بزنید. نکته: در صورت انصراف از واگذاری کارتابل...

درصورتیکه بخواهیم بجای مشاهده لیست عناوین نامه ها در کارتابل، محتوای نامه را یکی پس از دیگری مشاهده کنیم از ابزار "پوشه نامه ها" استفاده می کنیم. در واقع هنگامی استفاده از این قابلیت مفید خواهد بود که متن نامه ها برای ما اهمیتی بیش از اطلاعاتی نظیر موضوع، فرستنده، شماره و تاریخ نامه داشته باشد. امکانات موجود در این ابزار به ما اجازه می دهد علاوه بر مشاهده و مرور متن در صورت لزوم همان جا دستورات لازم را صادر کرده و پس از ارجاع سراغ نامه بعدی برویم....

هنگام تعریف گروه گیرنده ، بطور مثال ۵۰ نفر را در این گروه اضافه کردیم ولی در هنگام ایجاد نامه داخلی زمانیکه از این گروه به عنوان گیرنده استفاده می کنیم در لیست بازشو گیرندگان تنها ۲۰ نفر را نمایش می دهد، لازم به ذکر است با توجه به فرستنده نامه ، گیرنده نامه تغییر می کند. قطعا فرستنده نامه به ۲۰ نفر از لیست گیرنده ای که ما تعریف کردیم دسترسی دارد پس در نتیجه فقط ۲۰ نفر از این افراد را مشاهده می کند....

زمانیکه بخواهید میز کارتان را ترک نموده ولی از برنامه خارج نشوید می توانید برنامه را قفل نمایید، برای این منظور  روی صفحه اصلی برنامه راست کلیک کرده و گزینه "قفل کردن" را انتخاب نمایید؛ جهت ورود مجدد به برنامه باید در فرم ورود به برنامه  رمز عبور را وارد نمایید. در ضمن قفل کردن برنامه از طریق دکمه "شروع" نیز امکان پذیر می باشد....