۱۲ نکته در انتخاب نرم افزار حقوق دستمزد
تاریخ انتشار: ۱۳۹۹/۰۸/۲۵
۱۲ نکته در انتخاب نرم افزار حقوق دستمزد
آنچه در این مقاله می خوانید :
- سرعت نرمال محاسبات حقوق و مزایا
- توزیع فیش الکترونیکی تحت وب
- محاسبه دقیق مالیات بر درآمد پرسنل
- محاسبات معوقه احکام و کارکرد
- تاریخ دار بودن فرمولهای محاسباتی
- ابزار فرمول نویسی ساده و آموزش پذیر
- استفاده از گزارش ساز حرفه ای
- پشتیبانی از انواع فرمتهای ورودی و خروجی
- یکپارچگی اطلاعاتی با سایر نرم افزارهای منابع انسانی
- محاسبات مکانیزه برای تمام قسمت ها
- پوشش دادن نیازهای آتی شرکت
- سبد یکپارچه و کامل محصولات نرم افزاری
نرم افزار حقوق دستمزد یا جبران خدمت کارکنان، نرم افزاری مهم، کاربردی و حساس است که دقت و صحت محاسبات آن می تواند موجب اعتماد یا سلب اعتماد کارکنان از واحد مالی یا حتی شرکت شود.
سازمانهای مرتبط مانند سازمان بیمه تامین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی نظارت خاصی بر گزارشهای ارسالی از این سیستم دارند و جرائم بالایی هم برای خطاهای عمدی یا سهوی محاسباتی در این زمینه لحاظ می کنند.
با توجه به این موارد انتخاب یک نرم افزار شایسته و حرفه ای در این بخش بسیار مهم است و بهتر است،
در انتخاب سیستم حقوق دستمزد مناسب این نکات را مدنظر داشته باشید :
۱- سرعت نرمال محاسبات حقوق و مزایا
اگر تعداد پرسنل زیادی دارید از نرم افزاری استفاده کنید که سرعت پردازش و محاسبه بالایی داشته باشد. باید زمان کافی برای کنترل اطلاعات، گزارشها و یا اصلاح کارکردهای ناقص و محاسبه مجدد داشته باشید.
سرعت نرمال محاسبه حقوق برای حدود ۱۰۰۰ نفر پرسنل با حدود ۲۰ عامل مزایا و کسور در حدود یک تا دو دقیقه می باشد.
۲- توزیع فیش الکترونیکی تحت وب
دیگر زمان چاپ فیش حقوقی گذشته است، از نرم افزارهای پورتال پرسنلی برای توزیع فیش الکترونیک تحت وب استفاده کنید. مصرف کاغذ را کاهش دهید و توزیع فیش را در گستردگی کشوری به صورت لحظه ای انجام دهید.
۳- محاسبه دقیق مالیات بر درآمد پرسنل
نرم افزار حقوق دستمزد باید انواع پرداختهایی که به پرسنل دارید را بتواند پردازش کند. این محاسبات شامل انواع حقوق ، مزایا، حق الزحمه، پیمان و … می شود و مالیات مربوطه را به صورت تجمیعی محاسبه نماید. در صورت اشتباه محاسباتی به خاطر کسر اشتباه مالیات از کارکنان، سازمان امور مالیاتی ، شرکت شما را جریمه خواهد کرد.
۴- محاسبات معوقه احکام و کارکرد
نرم افزار حقوق و دستمزد باید توانایی محاسبات معوقه یا Back Pay را داشته باشد. در نظر داشته باشید، محاسبات معوقه می تواند در نتیجه صدور احکام یا قراردادهایی با تاریخ اجرای قبل از تاریخ روز یا دریافت کارکردهای مربوط به ماههای قبل باشد.
در محاسبات معوقه، کنترل چگونگی ارائه اطلاعات خروجی بیمه و مالیات بسیار مهم است تا مشمول جریمه نشود.
۵- تاریخ دار بودن فرمولهای محاسباتی
انواع فرمولها، کارکردها و قوانین در سیستم باید براساس تاریخ اجرا فعال شوند و در زمان اعلام قوانین و فرمولهای جدید نباید اطلاعات قبلی اصلاح شوند و باید قوانین جدید با تاریخ های اجرای جدید در سیستم تعریف شوند .
این کار موجب دقت بالا در زمان محاسبه معوقه Back Pay نیز می شود .
۶- ابزار فرمول نویسی ساده و آموزش پذیر
تعریف انواع متغیرها و فرمولهای محاسباتی باید در اختیار راهبران خریدار قرار داشته باشد تا بتواند به سرعت برحسب شرایط و تغییر قوانین کشوری و داخلی واکنش نشان داده و به شرکت فروشنده وابستگی نداشته باشد.
آموزشهای کامل را در زمان راه اندازی سیستم از شرکت فروشنده بخواهید و منابع آموزشی مانند کتاب و فیلمها را دریافت کنید.
۷- استفاده از گزارش ساز حرفه ای
امکان طراحی گزارشهای دلخواه در سیستم به سادگی و سهولت باید در اختیار کاربران قرار گیرد تا بتوانند انواع گزارشهای متنوع و دلخواه را در کمترین زمان برای مدیران آماده کنند.
گزارش ساز نرم افزار را تست کنید و چند گزارش حتما با آن تهیه کنید . این بخش مهمترین خروجی ها را به شما خواهد داد.
۸- پشتیبانی از انواع فرمتهای ورودی و خروجی
نرم افزار حقوق و دستمزد باید امکان دریافت انواع ورودی و تولید انواع خروجی را داشته باشد تا بتواند کارکردها و وامها و مساعده های پرسنل مختلف را دریافت، در محاسبات دخالت داده و انواع فایل خروجی را تولید نماید.
مدیریت خواندن انواع فایلهای استاندارد یا دلخواه و داشتن خروجیهای متنوع برای کاربردهای مختلف، نشاندهنده سابقه و تجربه کاری یک نرم افزار حرفه ای است .
۹- یکپارچگی اطلاعاتی با سایر نرم افزارهای منابع انسانی
نرم افزار حقوق دستمزد یکی از اعضای مهم نرم افزار جامع منابع انسانی است و باید از تعاریف بانکهای اطلاعاتی پایه در حوزه منابع انسانی استفاده نماید تا فقط یکبار پرسنل، چارت سازمانی ، پستها و شغل ها و … تعریف شوند و با داشتن سیستمهای مختلف با بانکهای اطلاعاتی مستقل دچار اطلاعات موازی، متناقض و ناسازگار نشویم .
۱۰- محاسبات مکانیزه برای تمام قسمت ها
تنوع استخدام و گروههای پرسنلی و انواع استثنائات را مدنظر قرار دهید، محاسبات مالیاتی در مناطق محروم، استخدامهای پیمانی و قراردادی، تنوع ساعت کاری و روزهای کاری، محاسبات بیمه برای بازنشستگان، یک نرم افزار حرفه ای همه این محاسبات را انجام می دهد و محاسبه دستی توسط کاربر معنادار نمی باشد .
۱۱- پوشش دادن نیازهای آتی شرکت
نرم افزار حقوق و دستمزد حداقل باید تا ۱۰ سال پاسخگوی نیازهای شرکت شما باشد، پس نرم افزاری مناسب با خدمات پشتیبانی مطلوب تهیه کنید و بالاترین کیفیت پیاده سازی را طلب کنید، در نظر داشته باشید از شرکتهای نرم افزاری باتجربه خرید کنید و شرکتهای مشابه و بزرگتر از خود را لیست خریدارانشان بیابید.
۱۲- سبد یکپارچه و کامل محصولات نرم افزاری
نرم افزار حقوق دستمزد یکی از اعضای مهم نرم افزار جامع منابع انسانی است. پس نرم افزار مناسبی انتخاب کنید که بتوانید در ادامه انواع نرم افزارهای مکمل در حوزه مالی و منابع انسانی را به صورت یکپارچه به آن اضافه نمایید تا درگیر برقراری ارتباط بین محصولات نرم افزاری شرکتهای مختلف نشوید.
امیدواریم انتخابی شایسته داشته باشید
