نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار

کاربردهای فرم های الکترونیک و هوشمند :

💾 ذخیره‌سازی و مدیریت داده:

استفاده از فرم های الکترونیکی و هوشمند برای گردش اطلاعات، امکان مدیریت بهتر و دقیق‌تر داده‌ها را فراهم می‌کند. اطلاعات ورودی به صورت الکترونیکی ذخیره می‌شوند و به راحتی در پایگاه داده‌های سازمان جمع آوری، ثبت و مدیریت می‌شوند. این امر اطمینان از دسترسی سریع و آسان به اطلاعات را در پی دارد و همچنین از دست رفتن اطلاعات بر اثر خطا یا اشتباهات دستی جلوگیری می‌کند. ارتباط با پایگاه داده برای دریافت اطلاعات پایه از جداول و منابع مختلف، نمایش این اطلاعات و پردازش و اطلاعات به صورت مکانیزه و تکمیل دستی بخش های مختلف و درنهایت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات پردازش شده در پایگاه داده خواهد بود.

✍🏻 امضای الکترونیکی:

فرم های الکترونیکی از امکان امضای الکترونیکی بهره می‌برند که به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد و فرم‌ها را به صورت الکترونیکی امضا کنند. این روند، عملیات امضا را ساده‌تر، سریع‌تر و امن‌تر می‌کند و به دلیل امنیت بالا که امضای الکترونیکی ارائه می‌دهد، بهبود قابل توجهی در فرآیندهای اداری و قانونی ایجاد می‌کند. فرآیند امضای الکترونیکی می تواند با هوشمندی انجام شود و در زمان استفاده مدیر می تواند از امکاناتی مانند تفویض امضا یا مشخص کردن جانشین برای افزایش سرعت انجام کار در فرآیندهای خاص بهره برداری نماید.

🔄 پردازش خودکار:

فرم های الکترونیکی می‌توانند اطلاعات وارد شده را به صورت خودکار پردازش کرده و نتایج مورد نیاز را تولید کنند. این امر به کاهش نیاز به دخالت انسانی در فرآیندها، افزایش سرعت و دقت پردازش و از بین بردن خطاهای احتمالی کمک می‌کند. فرم های اداری الکترونیک می توانند انواع اطلاعات مورد نیاز برای تحلیل و تصمیم گیری خودکار را از منابع و بانک های اطلاعاتی دیگر دریافت نمایند. این فرم ها می توانند مسیر گردش در کارتابل مدیران و کارشناسان تصمیم ساز را براساس این اطلاعات به صورت خودکار تعیین نمایند.

📉 کاهش هزینه‌ها:

استفاده از فرم های الکترونیکی معمولاً باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با چاپ، نگهداری و توزیع فرم های کاغذی می‌شود. همچنین، با امکان پردازش خودکار داده‌ها، نیاز به استخدام نیروهای انسانی برای فرآیندهای تکراری کمتر می‌شود که نتیجه‌ آن کاهش هزینه‌های کاری خواهد بود. هزینه های جابجایی، لجستیک، نگهداری و طبقه بندی فرمهای کاغذی بخش بزرگی از هزینه های واحد اداری را در بر می گیرد که استفاده از فرم اداری الکترونیک جایگزین درست و کم هزینه تری برای آن خواهد بود.

❇️ سهولت دسترسی:

فرم های الکترونیکی به کاربران امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات فراهم می‌کنند. افراد می‌توانند در محیط وب و از هر مکان و هر زمان با استفاده از این فرم‌ها به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، که به افزایش انعطاف‌پذیری و کارایی کاربران کمک می‌کند. استفاده از موبایلهای هوشمند و تبلت ها می تواند در محیط های کاری شناور برای کاربران در گردش، بسیار سودمند باشد و محیط کاربری دردسترس تری برای کاربران در سازمان و شرکت ها فراهم نماید. این کاربرد به مفهوم افزایش امکان دورکاری برای کارکنان می باشد.

⏱ افزایش سرعت فرآیندها:

استفاده از فرم های الکترونیکی منجر به افزایش سرعت فرآیندهای کاری می‌شود. پردازش خودکار داده‌ها، امکانات امضای الکترونیکی و اتصال به سیستم‌های دیگر، فرآیندها را بهبود می‌بخشد و زمان لازم برای انجام آنها را کاهش می‌دهد. مدیران هم می توانند با افزایش سرعت در تصمیم گیری و توزیع فرم بین کارشناسان در افزایش سرعت اجرای فرآیندهای مختلف کاری موثر باشند تا شاهد افزایش سرعت انجام کار و بهره وری بالاتر در سازمان باشیم.

❌ کاهش خطاها:

استفاده از فرم های الکترونیکی باعث کاهش خطاهای احتمالی مرتبط با ورود دستی داده‌ها می‌شود. پردازش خودکار و قوانین اعمال شده در فرم های الکترونیکی، از ایجاد خطاهای دستی جلوگیری می‌کند که در نتیجه دقت و صحت اطلاعات بهبود می‌یابد. قوانین سازمانی اعمال شده در فرمها می توانند اجبار در ورود اطلاعات ضروری را به کاربران اعمال نمایند و همچنین با استفاده از امکان فراخوانی اطلاعات از پایگاه های داده می توان انتخاب بین پارامترهای مختلف را به کاربر داده شود تا خطای کاربری در ورود اطلاعات کاهش یابد.

✅ هماهنگی و همکاری:

استفاده از فرم های الکترونیکی می‌تواند هماهنگی و همکاری بین افراد و واحدهای مختلف سازمان را تسهیل کند. اطلاعات به صورت آنلاین و به‌روز به اشتراک گذاشته می‌شود که ارتباطات بین اعضای سازمان را بهبود می‌بخشد. همچنین کارکنان می تواند از امکاناتی مانند تفویض کارتابل استفاده کنند و در زمانهای افزایش حجم کاری، تیم های کاری و کارکنان رسیدگی کنندگان به کارها و فرآیندها به تناسب نیاز افزایش یابند. توزیع فرم بین کارشناسان براساس حجم کار موجود در کارتابل می تواند در تقسیم فشار کاری روزانه نیز موثر باشد.

🔓 امنیت اطلاعات:

استفاده از فرم های الکترونیکی می‌تواند امنیت اطلاعات را افزایش دهد. امکاناتی نظیر رمزگذاری، دسترسی محدود و اعمال سیاست‌های امنیتی، از اطلاعات حساس محافظت می‌کنند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کنند. فرمها براساس طراحی خاص می توانند در زمان گردش اطلاعات مورد نیاز را نمایش دهند و اطلاعاتی که به حوزه کاری مورد نظر مربوط نمی باشد را نمایش ندهند، همچنین در زمان نمایش می توان امکان تغییر اطلاعات ثبت شده در مراحل قبلی را غیر فعال کرد تا توسط تیم های کاری دیگر، تغییری در آنها انجام نشود.

⚖️ انطباق با استانداردها و قوانین:

استفاده از فرم های الکترونیکی باید با استانداردها و قوانین مربوط به محافظت از حریم خصوصی، امنیت اطلاعات و دیگر مسائل قانونی مرتبط با محتوای الکترونیکی، انطباق داشته باشد. استانداردها و قوانین می توانند براساس استانداردهای ایزو جهانی ISO و قوانین کشوری اعمال شوند و یا قوانین و استانداردهای داخلی شرکتها و سازمانها باشند. نگهداری تاریخچه طراحی فرمها و نگهداری ویرایش ها و اعمال تغییرات براساس استانداردها و قوانین جدید، بدون از دست دادن سوابق و اطلاعات قبلی از قابلیت های فرمهای الکترونیک اداری می باشد.

🔍 نظارت بر اجرا :

پایش فرآیندهای اجرا شده در سازمان و نظارت مدیران بر اجرای فرآیندهای مختلف برای اصلاح و بهبود فرآیندها، آموزش کارکنان و افزایش بهره وری ضروری است. در زمان اجرای فرآیند نیاز به نظارت و گزارشگیری مستمر داریم تا بتوانیم فرم و فرآیند جدید اجرا شده را به صورت عملی در سازمان اجرا کرده و استفاده از آن را به یک عادت سازمانی جدید تبدیل کنیم. دریافت گزارش های زمانی و کنترل مسیر گردش فرمها می تواند در شناسایی گلوگاه های کاهنده سرعت یا متوقف کننده بسیار موثر باشد که نتیجه آن چابکی در واکنش های اصلاحی می باشد.

📂  کارتابل واحد سازمانی:

استفاده از کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت نامه ها به امری عمومی در سازمانها تبدیل شده است، استفاده از این کارتابلهای الکترونیک و اضافه شدن موجودیتی به نام فرم های الکترونیک در آن می تواند یک کارتابل واحد با امکاناتی بیشتر را در اختیار سازمان قرار دهد و هزینه های آموزش و نگهداری سیستمها را کاهش دهد، این کارتابل که امکان انجام الکترونیکی انواع کارها را در اختیار کارکنان سازمان قرار می دهد به نامهایی مانند میز خدمت یا پورتال کارکنان نیز شناخته می شود و نقش زیادی در جلب رضایت کارکنان سازمان در حوزه خدمات اداری دارد.

✔️ نتیجه‌گیری :

استفاده از فرم های الکترونیکی و هوشمند به عنوان ابزاری برای بهبود فرآیندهای اداری و کسب و کارها بسیار مفید است. این فرم‌ها امکانات زیادی از جمله ذخیره‌سازی و مدیریت داده، امضاء الکترونیکی، پردازش خودکار و امنیت اطلاعات را فراهم می‌کنند. با اینکه این فرم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملکرد خود را بهبود بخشند، اما نیاز به مراقبت و اجرای مناسب دارند تا از امنیت و حریم خصوصی داده‌ها اطمینان حاصل شود. به طور کلی، استفاده از فرم های الکترونیکی و هوشمند برای سازمان‌ها یک فرصت بزرگ برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری است.