تاثیر استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیک بر مدیریت اسناد سازمان

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

نویسنده : شیدا صحافیان

تاریخ انتشار: ۰۵ اردیبهشت ۱۴۰۲

تاثیر استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیک بر مدیریت اسناد سازمان

مقدمه

سازمان ها به طور معمول برای حفظ مدارک مهم خود از روش های گوناگونی بهره مند می شوند چرا که این اسناد و مدارک حاوی اطلاعات مهم سازمان می باشند، که متناسب با زمینه کاری سازمان این مدارک انواع و مشخصات متنوعی دارند .

در گذشته تمامی مدارک به صورت فیزیکی، بایگانی و در قسمتی از سازمان نگهداری میشد که این روش با مشکلاتی همچون آتش سوزی، کهنه و از دست دادن کیفیت شدن، امکان کپی برداری و سواستفاده افراد سودجو و به طور کلی مفقودی مدارک مواجه بود. امروزه با پیدایش آرشیو های الکترونیکی سازمان ها می توانند علاوه بر نسخه های فیزیکی، مدارک نسخه های الکترونیکی خود را نیز در محیطی امن نگهداری نمایند؛ البته نگهداری الکترونیک مدارک سازمانی هم با توجه به حجم و نوع مدارک در روند ثبت اطلاعات بسیار حائز اهمیت است.

یکی از ابزارهایی که می تواند با صرف وقت و هزینه مطلوب برای اینکار مورد استفاده قرار گیرد نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد الکترونیکی می باشد که می توان به واسطه آن اطلاعات و مدارک سازمان را براساس ساختارهای درختی متفاوت طبقه بندی کرد و نوع اسناد و ماهیت آنها را مشخص نمود.

اهداف

اهداف زیادی برای استفاده از آرشیو الکترونیکی در سازمان ها مطرح می باشد که می توان به مواردی همچون حذف یا کاهش نیاز به بایگانی‎ها و آرشیوهای سنتی و کاغذی و همچنین ایجاد ابزاری جهت حفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات متنی و تصویری مؤسسات و سازمان‎ها و افزایش سرعت دسترسی به آنها اشاره نمود. به همین منظور در این مقاله قصد داریم با اسناد الکترونیک و آرشیو الکترونیک آشنا شده و به مزایا و تاثیرات استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک در سازمانها بپردازیم.

اسناد الکترونیکی چیست؟

به همه مستنداتی که به واسطه رایانه تولید و نگهداری می شوند و امکان انتقال آنها به راحتی از طریق ارتباطات الکترونیکی مانند ایمیل و ECE و … وجود دارد اسناد الکترونیکی گفته می شود . البته لازم به ذکر است اسناد لزوما از ابتدا توسط رایانه ایجاد نمی شود ممکن است ابتدا به صورت فیزیکی باشند، به طور مثال نامه ها،  قراردادهای کاغذی، فاکتورها و غیره که توسط رایانه و ابزار های مربوطه اسکن می شوند و با فرمت های jpg، pdf، Tiff نگهداری می شوند اسناد دیجیتال گفته می شود.

اسناد الکترونیک انواع مختلفی دارند که برخی از انواع آنها عبارتند از:

▪️ پست الکترونیک (نامه یا یادداشت)

▪️ پرونده ها، قراردادها و … در قالب تصویر یا pdf

▪️ تارگاه یا وب سایتها به صورت گزارش یا آگهى یا انتشارات

▪️ پایگاه اطلاعاتى یا دیتابیسها بصورت صفحه یا موضوعى

▪️ اسناد به صورت فایل word و صفحه گسترده و غیره

اجزا و عناصر تشکیل دهنده سند الکترونیکی

اسناد الکترونیکی به صورت معمول دارای چند جز اصلی می باشند، که عبارتند از:

🔹 محتوا

تمامی اسناد الکترونیکی دارای اطلاعات واقعی سند می باشند که فعالیت انجام شده را ثبت نموده اند.

🔹 زمیـنه

زمینه اسناد نمایش دهنده اطلاعاتی است که ارتباط سند را با دیگر اسناد مشخص می کند و همچنین نشان میدهد یک سند به چه صورت با فعالیت سازمان و همچنین با دیگر اسناد موجود در بایگانی مرتبط است.

🔹 ساخـتار

ساختار سند در واقع همان نویسه های فنی سند می باشد ؛ به عنوان مثال قالب فایل سازماندهی داده ها، نمایش ظاهری صفحه هایپرلینک ها ، سربرگ و پی نوشت ها همان ساختار سند می باشند.

آرشیو الکترونیک چیست؟

مراحل ثبت اسناد و مدیریت آنها در واقع دارای یک روند طولانی می باشد که این روند از سه اصل مهم پیروی می کند : ذخیره اسناد، محافظت از آنها، امکان دسترسی به اسناد. آرشیو الکترونیک فناوری در حال تغییر و پیشرفتی است که امروزه بهره مندی از آن در حفظ امنیت و ذخیره اطلاعات بسیار ضروریست، با افزایش حجم اطلاعات الکترونیکی نیاز به سیستم جامع برای مدیریت اطلاعات افزایش می یابد چرا که رایانه های شخصی بدون داشتن شبکه و کنترل مدیریت اسناد فقط قادر به تولید، پیگیری و حذف اطلاعات هستند. به طور مثال فرض کنید در سازمان خود لوح فشرده و حافظه های جانبی بسیاری دارید که اطلاعات ثبت شده در آنها به راحتی مشخص نمی باشد و این امر سبب می شود بازیابی و دسترسی به اطلاعات و امنیت اطلاعات همیشه با تهدیداتی مواجه باشد و می توان با بهره مندی از آرشیو های الکترونیک، مدیریت اسناد و اطلاعات ارزشمند سازمان را انجام داد.

نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد چیست؟

در گذشته بیشتر سازمان ها و شرکت ها به طور معمول برای نگهداری از اسناد و مدارک و سوابق افراد و بسیاری از اطلاعات دیگر، از روش های سنتی استفاده می نمودند که با توجه به اینکه ما در عصر ارتباطات به سر می بریم بنابراین لازم است برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات سازمانی یا ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به اطلاعات مختلف مانند اسناد، نقشه‌ها، عکس‌ها و تصاویر، فیلم‌ها و فایل‌های صوتی و … در ادارات و سازمان‌ها از نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد کمک گرفت تا از استهلاک و نابودی کامل اطلاعات جلوگیری کرده و به مدیران سازمان‌ها کمک نمود تا بتوانند اطلاعات و اسناد خود را به وسیله این سیستم طبق سلیقه سازمان، طبقه بندی و آرشیو نمایند. انجام خودکار و اتوماتیک عملیات بایگانی اسناد و مدیریت دسترسی‌های کاربران مختلف از دیگر ویژگی‌های این قبیل نرم افزارها می باشد.

📍 مزایای استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد در سازمان ها

سازمانهای رو به پیشرفت و چابک برای ثبت اطلاعات خود و حفظ و نگهداری آنها به بهترین نحو از نرم افزار آرشیو الکترونیکی مناسب با سلیقه سازمان استفاده می نمایند، استفاده از این نرم افزار ها مزایای بسیاری را برای مدیریت اسناد و مدارک و سوابق سازمان دارد، که عبارتند از:

🔹 سهولت دسترسی به اسناد

در سیستم های بایگانی به روش سنتی و یا حتی سیستمی یعنی درج در رایانه یا حافظه های جانبی بسته به میزان بزرگی و درصد نظمی که در ثبت اطلاعات لحاظ شده بود دسترسی به پرونده های ثبت شده بسیار زمانبر بود ولی در نرم افزارهای آرشیو الکترونیک به جای جستجوی اسناد در انبوهی از کاغذ با چند کلیک به سند دلخواه خود دست می یابیم.

🔹 نظارت و کنترل راحت اسناد

در نرم افزار های آرشیو الکترونیک مدیران ارشد به راحتی می توانند اسناد ثبت شده را بررسی و در صورت نیاز به افزودن توضیحات و یا پاراف نمودن و درج هامش اصلاحات را بر روی اسناد ثبت شده اعمال نمایند، همچنین امکان تعریف سطح دسترسی برای رده های مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص نیز وجود دارد.

🔹 امکان طبقه بندی و جستجو

یکی از مزایای نرم افزار های آرشیو الکترونیک طبقه بندی اسناد و پرونده ها در هنگام درج می باشد که در نتیجه امکان جستجوی سریع بر حسب متا دیتای تعریف شده از جمله نام ، نام خانوادگی، شماره پرونده اسناد و یا هر اطلاعات مورد نظری که هنگام آرشیو کردن اسناد مشخص شده باشد وجود دارد.

🔹 بازیابی و دسترسی سریع به اسناد

با توجه به این امر که تمامی اسناد به صورت منظم و طبقه بندی شده در نرم افزار های آرشیو الکترونیک درج می شوند و روش های جستجو در این نرم افزارها بسیار راحت و دقیق می باشد سبب افزایش سرعت دسترسی به پرونده ها و همچنین کاهش زمان پاسخگوئی به ارباب رجوع در راستای طرح تکریم ارباب رجوع می باشد.

🔹 انتقال راحت اطلاعات با در نظر گرفتن حفظ امنیت

در زمان انتقال اسناد وقتی که اسناد کاغذی هستند امکان گم شدن پرونده ها و دستکاری اسناد و در نتیجه عدم وجود امنیت اسناد وجود دارد اما در سیستم آرشیو الکترونیک امکان اینکه اسناد و مدارک بطور کامل گم شوند و یا دستخوش تغییر شوند وجود ندارد، چراکه در این سیستم ها امکان محدود سازی دسترسی ها و بازیابی اطلاعات فراهم می باشد.

🔹 حفظ محیط زیست و صرفه جویی در کاغذ و فضای فیزیکی

با توجه به اینکه در روش سنتی، بایگانی مدارک و اسناد به صورت کاغذی انجام می شود برای نگهداری آنها نیازمند فضای زیاد هستیم ولی با استفاده از سیستم های آرشیو الکترونیک نیازمند کاغذ نبوده و البته هزینه های نگهداری و همچنین هزینه سرمایه ای فضا را کاهش می دهد و در نتیجه عدم نیاز به توسعه فضای بایگانی را در بر داشته و کاهش مصرف کاعذ را در پی خواهد داشت.

🔹 آماده سازی گزارشات

در سیستم های آرشیو الکترونیک امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط وجود دارد و به راحتی می توان گزارشات مختلف را بنا به نیاز سازمان ایجاد نمود که البته نکته مهم این است که نرم افزار انتخابی شما قابلیت های ایجاد انواع گزارشات از حجم اطلاعات وارد شده تا دسترسی افراد مختلف به مستندات را داشته باشد.

---

✅ نتیجه گیری

همانطور که توضیح داده شد سازمان ها و موسسات برای حفظ و نگهداری مدارک و اسناد و البته سوابق افراد خود به سیستم های اطلاعاتی نیاز دارند که مدیریت اسناد تولید شده در طی فرآیندهای تجاری را در بستر دیجیتال آسان نماید، همچنین توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات امکان دیجیتالی سازی اسناد و انتقال امن آنها را به دیگر سازمان ها فراهم می نماید که در واقع همین امر هم سبب ایجاد نرم افزار های مدیریت اسناد الکترونیکی گردیده است.

بنابر بررسی های انجام شده ؛ استفاده از نرم افزار های آرشیو الکترونیک دارای مزایای بسیار برای سازمان می باشند به طوری که از اتلاف وقت و هزینه جلوگیری می نمایند و امنیت و سهولت انجام کار را برای کاربران فراهم می سازند به همین دلیل شناخت و انتخاب یک نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیکی متناسب با سازمان بسیار ضروری است.

👇🏻 در صورت تمایل میتوانید دمو نرم افزار مدیریت اسناد پیوست را مشاهده بفرمایید 👇🏻