نرم افزار مدیریت منابع انسانی

استقرار نرم افزار منابع انسانی مطابق با نیازهای خریدار، یک مرحله حیاتی در فرآیند پیاده‌سازی یک سامانه منابع انسانی موفق است. انتخاب و استقرار یک نرم افزار منابع انسانی که به طور کامل با نیازهای خریدار همخوانی داشته باشد، می‌تواند به شرکت کمک کند تا عملکرد و کارایی خود را بهبود بخشیده و به دستیابی به اهداف استراتژیک خود کمک کند. در صورتی که این نرم افزارها، پس از تحلیل سازمان خریدار و مطابق با نیازها و مشخصات آن سازمان پیاده سازی و اجرا شوند، می توانند اثرات ارزشمندی در بلندمدت داشته باشند.

در ادامه به توضیحات بیشتر در این زمینه می‌پردازیم:

■   افزایش بهره‌وری:

یک نرم افزار منابع انسانی کارآمد باعث افزایش بهره‌وری کارکنان و افزایش سطح رضایت آنها می‌شود. با فراهم کردن ابزارها و فرآیندهای مناسب برای مدیریت اطلاعات پرسنلی، این نرم افزارها می‌توانند به کارکنان کمک کنند تا بهترین عملکرد را داشته باشند. همچنین نرم افزارهای ارزیابی عملکرد در این حوزه امکان ارزیابی عملکرد کارکنان براساس انواع پارامترهای مدظتر مدیران را فراهم می کنند.

■   بهبود مدیریت داده‌ها:

نرم افزار منابع انسانی با فراهم کردن یک پایگاه داده متمرکز از اطلاعات پرسنلی، به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را جستجو و دسترسی پیدا کنند. این بهبود در مدیریت داده‌ها می‌تواند به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک شرکت کمک کند. یکپارچگی و یکدست بودن سیستمهای مدیریت منابع انسانی به استخراج گزارشهای ترکیبی کمک خواهد کرد.

■   افزایش رضایت کارکنان:

استقرار یک نرم افزار منابع انسانی مناسب باعث افزایش رضایت کارکنان می‌شود. با فراهم آوردن ابزارها و فرآیندهای ساده و قابل دسترس برای کارکنان، آن‌ها قادر خواهند بود تا به راحتی به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند و درخواست‌های خود را مدیریت کنند. همه نیازها در پورتال سازمانی و در قالب فرمهای الکترونیک پوشش داده می شود و امکانات به صورت عادلانه در سازمان توزیع می شود.

■   کاهش خطاها:

با استقرار یک نرم افزار منابع انسانی مناسب، خطاهای دستی و نیروی انسانی در فرآیندهای مختلف مدیریت پرسنل کاهش پیدا خواهد کرد. این نرم افزارها می‌توانند به صورت خودکار فرآیندهای مختلف را اجرا کنند و خطاهای احتمالی را به حداقل برسانند. سرعت انجام کار و گردش اطلاعات را افزایش دهند و دغدغه های کارکنان را کاهش دهند.

■   پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های استراتژیک:

یک سامانه منابع انسانی مناسب باعث پشتیبانی از تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در سطح سازمان می‌شود. با فراهم آوردن داده‌های دقیق و قابل اعتماد، مدیران می‌توانند تصمیم‌گیری‌های بهتر و هوشمندانه‌تر بگیرند. همچنین با استخراج گزارشهای مناسب، بهای تمام شده واحدهای مختلف را مقایسه نمایند تا برای افزایش کیفیت و کارایی منابع لازم را اختصاص دهند.

به طور کلی، استقرار نرم افزار جامع مدیریت منابع انسانی مطابق با نیازهای خریدار می‌تواند به شرکت در دستیابی به اهداف خود کمک کند و عملکرد آن را بهبود بخشد.

اجرای قوانین و فرمولهای محاسباتی و طراحی گزارشهای نرم افزار منابع انسانی توسط تیم حرفه ای پشتیبانی می تواند ارزش افزوده زیادی برای خریدار داشته باشد. این عوامل می‌توانند بهبود عملکرد و کارایی سامانه منابع انسانی شرکت را تضمین کنند و به دستیابی به اهداف سازمان در خرید نرم افزار جامع منابع انسانی کمک کنند. در ادامه به توضیحات بیشتر در این زمینه می‌پردازیم:

■   اجرای قوانین و فرمولهای محاسباتی:

تیم استقرار، مسئول اجرای قوانین و تبدیل آن به فرمولهای محاسباتی در نرم افزار منابع انسانی است. این اجرا می‌توانند به شرکت کمک کنند تا به راحتی پروسه‌ها و فرآیندهای مورد نظر در حوزه پرسنلی را مدیریت و پیاده سازی کند، اطلاعات دقیق و قابل اعتماد را فراهم کند و خطاهای محاسباتی را به حداقل برساند. با توجه به تجربه تیم استقرار در پروژه های مشابه، میزان خطای انجام کار کم بوده و با نظارت کارفرما و دریافت گزارشهای کنترلی به حداقل خواهد رسید.

■   طراحی گزارشهای مناسب:

تیم حرفه‌ای استقرار، مسئول طراحی گزارشهای مورد نظر خریدار در حوزه مدیریت منابع انسانی است که به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کند تا به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و گزارشهای موردنظر شرکت یا سازمانهای مرتبط را بر اساس داده‌های قابل اعتماد تهیه نمایند. طراحی گزارشهای مناسب می‌تواند به شرکت کمک کند تا عملکرد کارکنان را بهتر و دقیق تر بررسی کند و بهبود‌های لازم را اعمال کند.

■   بهبود فرآیندهای مدیریت پرسنل:

با اجرای قوانین و فرمولهای محاسباتی و طراحی گزارشهای مناسب، تیم حرفه‌ای استقرار می‌تواند به شرکت کمک کند تا فرآیندهای مختلف مدیریت پرسنل را اصلاح نماید و کیفیت اجرای آن را بهبود دهد و به روال صحیح و بهینه تبدیل کند. این بهبود فرآیندها می‌تواند به کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کلی شرکت کمک کند.

■   افزایش سرعت بهره برداری:

تیم استقرار نرم افزار براساس گانت چارت و برنامه زمانبندی هماهنگ شده با کارفرما، و براساس گزارش شناخت تایید شده توسط مدیریت سازمان، اقدام به اجرای قوانین و فرمولهای محاسباتی و طراحی گزارشها در مراحل مختلف می نماید. با برنامه ریزی مناسب این تیم می‌تواند سرعت انجام کار و پیاده سازی پروژه سیستم جامع مناسب انسانی را در فازهای مختلف به صورت بهینه مدیریت نموده و در زمان مناسب آن را در سازمان خریدار به بهره برداری برساند.

به طور خلاصه، پیشنهاد می شود تیم حرفه‌ای استقرار نرم افزار پیوست، مسئولیت اجرای قوانین و فرمولهای محاسباتی و طراحی گزارشهای منابع انسانی را انجام داده و تیم راهبری نرم افزار سازمان خریدار، تامین اطلاعات و دریافت گزارشهای کنترلی را برعهده گیرد. این تقسیم کار در پروژه مختلف به صورت کامل انجام شده است.

پورتال پرسنلی یا میز خدمت کارکنان یک محیط کاربری تحت وب و یک ابزار بسیار قدرتمند و کاربردی است که برای پوشش دادن تمام نیازهای کارکنان در محیط وب و براساس فرم‌های سفارشی طراحی شده است. این پورتال‌ عموماً توسط تیم‌های حرفه‌ای IT و HR طراحی و پیاده‌سازی می‌شوند تا برای کارکنان امکان دسترسی به اطلاعات موردنیاز و انجام فعالیت‌های مختلف را در محیط آنلاین فراهم کنند.

این پورتال‌ها امکانات بسیار گسترده‌ای را برای کارکنان فراهم می‌کنند، از جمله:

■   دسترسی به اطلاعات شخصی:

کارکنان می‌توانند از طریق پورتال به اطلاعات شخصی خود، از جمله حقوق و دستمزد، اطلاعات تردد روزانه، مانده مرخصی، گزارش‌های مالی و سایر اطلاعات مربوط به وضعیت پرسنلی خود دسترسی پیدا کنند.

■   درخواست مرخصی و ماموریت:

کارکنان می‌توانند از طریق پورتال درخواست‌های مرخصی یا ماموریت خود را ثبت کنند و وضعیت آن‌ها را پیگیری کنند. همچنین، مدیران می‌توانند درخواست‌های مرخصی را تأیید یا رد کنند.

■   ثبت ساعت کاری:

کارکنان می‌توانند ساعات کاری خود را در پورتال ثبت کنند و به تأیید مدیران برسانند. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی ساعات کاری و حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کنند.

■   امکانات رفاهی:

پورتال پرسنلی می تواند استفاده از امکانات رفاهی فراهم شده برای کارکنان را با استفاده انواع فرم و فرآیند مانند فرمهای درخواست وام، درخواست استفاده از اماکن رفاهی و موارد دیگر به صورت عادلانه فراهم نماید.

■   اطلاعات سازمانی:

پورتال پرسنلی شامل تابلوی اعلانات و اطلاعات سازمانی مختلف است، از جمله سیاست‌ها و روش‌های سازمانی، فرصت‌های شغلی، اخبار و رویدادهای سازمانی.

به طور خلاصه، پورتال پرسنلی یک ابزار بسیار کارآمد است که به کارکنان امکان دسترسی به اطلاعات و خدمات مختلف را در محیط وب فراهم می‌کند و به بهبود ارتباطات داخل سازمان، افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان کمک می‌کند.

انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی برای هر سازمان بسیار مهم است. ولی باید در نظر بگیریم که انتخاب بهترین نرم افزار تنها به همراه اجرای کامل و پیاده سازی دقیق و برنامه ریزی شده می تواند نتیجه مطلوب را برای هر شرکت و یا سازمان خریدار در پی داشته باشد.

عوامل زیر می تواند در کیفیت مطلوب استقرار و پیاده سازی نرم افزار پرسنلی تاثیرگذار بوده و در کاهش ریسک های آن موثر باشد:

■   مستند بودن قوانین و مقررات حوزه منابع انسانی

برای پیاده سازی جداول اطلاعاتی و فرمولهای محاسباتی نیاز به دریافت قوانین و جداول محاسباتی مرجع منابع انسانی مانند قوانین محاسباتی تردد در حوزه حضورو غیاب یا فرمولهای محاسبه حقوق و مزایا در شرکت داریم، کامل نبودن این اطلاعات و تحویل چند تکه و چندباره و اعمال تغییرات در آن موجب تاخیر در اجرای پروژه و احتمالا آزمون و خطا خواهد شد.

■   آماده بودن اطلاعات برای انتقال و کانورت

برای انتقال اطلاعات از نرم افزارهای قدیمی به نرم افزار منابع انسانی، یکدست بودن، در دسترس بودن کامل اطلاعات و عدم ورود اطلاعات در سیستم های قبلی در زمان کانورت ضروری است. تفاهم بر انتقال محدوده مورد نظر از اطلاعات، مخصوصا اگر از چند نرم افزار قبلا در این حوزه استفاده شده، مهم است.

■   همکاری کارشناسان متخصص منابع انسانی خریدار

اگر تیم متخصص منابع انسانی در سازمان خریدار با تیم استقرار و پیاده سازی همراه بوده و همکاری موثری داشته باشند می توان از این همکاری اثربخش، توزیع بهینه و انجام کار تیمی، پوشش فعالیتهای همسان و افزایش سرعت اجرای پروژه را انتظار داشت.

■   تجربه و دانش کافی تیم پیاده سازی

تیم پروژه و مدیر پروژه استقرار نرم افزار باید در حوزه منابع انسانی دانش و تجربه مناسبی داشته باشند، در صورت نداشتن تجربه در حوزه مشابه، این موضوع می تواند کیفیت کار و مدت زمان پیاده سازی و استقرار نرم افزار را تحت تاثیر قرار دهد.

■   آماده بودن بستر اجرای نرم افزار

بستر شبکه و سخت افزار و سرورهای مورد نیاز برای اجرای سیستم باید متناسب با نیاز سازمان مشخص شده و راه اندازی شده باشند، سرور با منابع کم می تواند سرعت اجرای کار را کاهش داده و زمانبندی پروژه را تحت تاثیر قرار دهد. برقراری ارتباط شبکه ای بین دستگاههای کنترل تردد و داشتن ارتباط آنلاین نیز همین درجه از اهمیت را دارد.

■   اجرای کار بر اساس برنامه زمان بندی توافقی

تامین کارشناسان اجرایی در پروژه، براساس زمانبندی و گانت چارت مورد توافق بین خریدار و فروشنده، به صورت حضوری یا آنلاین انجام می شود. ناهماهنگی در انجام هرگام و عدم انجام کار براساس برنامه زمانبندی مورد توافق، می تواند گامهای بعدی اجرای پروژه را مختل نماید.

■   مشخص شدن چگونگی ارتباط با نرم افزارهای دیگر

در زمان تهیه گزارش شناخت و برنامه ریزی برای اجرای پروژه، نوع تعامل و ارتباط با نرم افزارهای دیگر باید مشخص شده و مورد توافق قرار گیرد. دریافت دیرهنگام این اطلاعات، موجب تغییر در شیوه اجرا و برنامه زمانبندی شده و اجرای پروژه را دشوار و دچار اختلال می نماید.

مدیریت منابع انسانی یکی از مهمترین وظایف مدیران در هر شرکت و سازمانی است. این فرایند شامل برنامه‌ریزی، جذب، انتخاب، آموزش، ارزیابی، پاداش‌دهی و ترک کار منابع انسانی است که هدف آن بهره‌وری بالا و رضایت کارکنان است. در این مستند به بررسی روش‌های بهبود مدیریت منابع انسانی پرداخته خواهد شد.

■  گام اول:

اولین گام در بهبود مدیریت منابع انسانی، تعیین استراتژی‌ها و اهداف منابع انسانی است. باید ابتدا نیازهای سازمان و همچنین نیازهای کارکنان شناسایی شود تا بتوان برنامه‌های مدیریت منابع انسانی را براساس آن‌ها طراحی کرد. همچنین باید اطمینان حاصل شود که استراتژی‌ها و اهداف مدیریت منابع انسانی با استراتژی‌های کلی سازمان همخوانی دارندو در یک راستا قرار گیرند.

■  گام دوم :

جذب و انتخاب منابع انسانی مناسب نقش دارد. برای جذب کارکنان متمایز، باید روش‌های استخدام و بازاریابی مناسب برای جذب نیروهای متمایز پیاده سازی شود. علاوه بر این، فرآیند انتخاب باید به گونه‌ای باشد که تضمین کند فرد مناسب با نگرش، مهارت‌ها و تجربه‌های لازم برای شغل مورد نظر انتخاب شود. ” در نظر داشته باشید که شخصیت را استخدام کنید و مهارت را آموزش دهید.”

■  گام سوم:

آموزش و توسعه کارکنان است. آموزش مستمر به کارکنان اجازه می‌دهد تا مهارت‌های لازم را کسب کرده و خود را به روز نگه دارند و با تغییرات صنعت و دانش روز آشنا شوند. همچنین، برنامه‌های توسعه حرفه‌ای به کارکنان اجازه می‌دهد تا به عنوان سرمایه های ارزشمند منابع انسانی با ارزش تر و قابل توجه شناخته شوند و سطح رضایت شغلی آن‌ها افزایش یابد.

■  گام چهارم :

ارزیابی عملکرد کارکنان است. سیستم ارزیابی عملکرد باید عادلانه، شفاف و قابل قبول باشد تا کارکنان تحت تاثیر آن بهبود عملکرد خود را تحقق دهند. همچنین، فیدبک مستمر و سازنده به کارکنان کمک می‌کند تا خودشان را بهبود دهند و به سمت اهداف سازمان حرکت کنند.

■  گام پنجم :

مدیریت پاداش‌دهی است. سیستم پاداش و پاداش‌دهی باید عادلانه و شفاف باشد تا کارکنان تحت تاثیر آن بهبود عملکرد خود را تحقق دهند. همچنین، پاداش‌دهی به عنوان یک ابزار تحریک‌کننده برای تشویق کارکنان به عملکرد بهتر عمل می‌کند. در نظر بگیرید که تعریف پاداش برای کارکنان مختلف می تواند پاداش نقدی، تشویق گروهی، ارتقا و سمت سازمانی، فرصت بیشتر برای تحقیق و غیره باشد.

■  گام ششم :

مدیریت اخلاق و رفتار سازمانی است. باید فضای کاری سالم و پویایی را فراهم کرد تا کارکنان با رضایت بیشتر و بهره‌وری بالاتر کار کنند. همچنین، باید از رفتار مناسب و اخلاقی در سازمان حفاظت شود تا هویت سازمان حفظ شود. در نظر داشته باشید که سازمان باید خط قرمزهای خود را مشخص کند و اصول اخلاقی خود را تعریف کرده و از آنها محافظت کند تا داشتن محیطی سالم از لحاظ اخلاقی را فراهم سازد.

به طور خلاصه، مدیران باید به همسو با استراتژی‌های سازمان، نیازهای کارکنان و تغییرات صنعت عمل کنند تا موفقیت در مدیریت منابع انسانی دست یابند. این فرآیند نقش حیاتی در بهبود عملکرد سازمان دارد و باعث افزایش رضایت و پاسخگوئی به نیازهای کارکنان خواهد شد.

برای مدیریت بهتر منابع انسانی پیشنهاد می شود از نرم افزارهای جامع مدیریت منابع انسانی در کنار تیم های مدیریت و مشاوران منابع انسانی استفاده کنید تا بهترین نتیجه را بدست آورید.

مدیریت منابع انسانی به صورت هوشمند و براساس روشهای متناسب با ساختار و ترکیب نیروی انسانی، یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک سازمان است. در شرکتها و سازمانهای امروزی، ترکیبی از نیروی انسانی کار محور و دانش محور برای پست های مختلف جذب می شوند و روش‌های مختلفی برای مدیریت این منابع انسانی ارزشمند وجود دارد. یکی از روش های سنتی و رایج در سازمانها، کنترل تردد، کارکرد و سنجش میزان حضور افراد در محیط کار می باشد. سازمانهایی هم وجود دارند که در زمان ورود به آنها اثری از دستگاه حضور و غیاب دیده نمی شود و ارزیابی کارها می تواند مبنای محاسبات دستمزد و جبران خدمات کارکنان باشد.

دو روش اصلی برای محاسبه کارکرد و مدیریت منابع انسانی شامل مدیریت بر مبنای ساعت کار و مدیریت بر مبنای انجام کار هستند. هر یک از این روش‌ها دارای ویژگی‌ها، مزایا و معایب خاصی هستند که در زیر به تفصیل بررسی خواهیم کرد.

■  مدیریت بر مبنای ساعت کار:

در این روش مدیریت، تمرکز بر رصد و نظارت بر ساعات کاری کارکنان قرار دارد. کارکنان معمولاً باید حضور خود را در محل کار ثبت کنند و ساعات کاری خود را پیگیری کنند. پاداش‌ها و پنالتی‌ها بیشتر بر اساس تعداد ساعات کاری حضور یا غیبت تعیین می‌شوند. این روش ممکن است به کارکنان احساس فشار و نظارت بیشتری بر روی خودشان دهد و ممکن است به کاهش انگیزه و افزایش استرس آنها منجر شود. همچنین، این روش ممکن است به دلیل تمرکز بر ساعات کاری، به بهبود عملکرد و افزایش خلاقیت کارکنان کمک نکند و در مواردی منجر به حضور افراد یا ثبت کارکردهای اضافه کاری بدون بازده کاری منجر شود.

■  مدیریت بر مبنای انجام کار:

در این روش مدیریت، تمرکز بر عملکرد و ارزیابی عملکرد کارکنان است. در این روش، اهمیت بیشتری به نتایج و خروجی‌های کارکنان داده می‌شود تا تعداد ساعات کاری آن‌ها. پاداش‌ها و تشویق‌ها بر اساس عملکرد و نتایج کارکنان تعیین می‌شود. این روش ممکن است به افزایش انگیزه و خلاقیت کارکنان منجر شود و آن‌ها را به انجام کارهای بهتر و بهینه تر تشویق کند. از طرف دیگر، ممکن است برخی از کارکنان احساس نگرانی کنند که عملکرد آن‌ها قابل ارزیابی است و ممکن است به فشار و استرس منجر شود.

■  مدیریت به صورت ترکیبی از ساعت کار و انجام کار:

در سازمانها می توان به صورت ترکیبی از این دو روش برای کارکنان مختلف استفاده کرد، به عنوان مثال می توان حضور نگهبانها در سرکار را بر مبنای ساعت محاسبه و ارزیابی نمود و در حوزه تولید، از شاخص تعداد کار تولید شده برای محاسبات مربوط به کارکنان خط تولید استفاده کرد.

برخی کارکنان هم می توانند دارای کارکردهایی ترکیبی باشند، به عنوان مثال کارشناسان فروش می توانند حقوق بر مبنای ساعات حضور دریافت کنند و پاداش بر مبنای تعداد یا میزان فروش دریافت نمایند.

به طور کلی، هر یک از این دو روش مدیریت منابع انسانی مزایا و معایب خود را دارند و انتخاب بهترین روش از بین آن‌ها بستگی به نوع فعالیت، فضای سازمانی و نوع کارکنان و دیدگاه مدیریتی مدیران دارد. در هر صورت، توجه به نظرات و نیازهای کارکنان، توسعه مهارت‌های آن‌ها و افزایش رضایت آن‌ها از شغل مهم است تا بهبود عملکرد کارکنان و سازمان را تضمین کند.