۴ روش مختلف پیاده سازی نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد
روش های مختلف پیاده سازی نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوست :
پیاده سازی نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد در هر سازمان بنابر نیاز ، تعریف شده و امکانات سازمان و ارتباط با نرم افزار های مختلف از عوامل تاثیرگذار در پیاده سازی نرم افزار می باشد .
نرم افزار آرشیو اسناد پیوست را به شیوه های مختلف زیر می توان پیاده سازی نمود:
۱- پیاده سازی نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان نرم افزار اصلی و مستقل بایگانی اسناد:
در این حالت نرم افزار آرشیو ابزاری است که در آن به صورت مستقیم ذخیره سازی اطلاعات صورت می گیرد و در همان نرم افزار هم جستجوی اسناد ، برای پیدا کردن سند مورد نظر انجام می شود.
مانند : آرشیو قراردادها یا آرشیو نقشه های پروژه ها
۲- پیاده سازی نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان نرم افزار مرتبط :
در این حالت نرم افزار آرشیو ابزاری است که معمولا در آن ورود اطلاعات انبوه مستقیم انجام می شود ولی این اطلاعات با یک پارامتر به یک سند یا پرونده در نرم افزاری دیگر متصل بوده و جستجو در آن نرم افزار انجام شده و سند جستجو شده از نرم افزار بایگانی درخواست می شود.
مانند: آرشیو پرونده های پرسنلی لینک شده با نرم افزار کارگزینی پیوست
۳- پیاده سازی نرم افزار آرشیو اسناد به عنوان نرم افزار پشت صحنه و مخفی :
در این حالت نرم افزار آرشیو به عنوان سرویسی برای طبقه بندی و نگهداری مستندات استفاده می شود. در حالی که سرویس های مربوط به آرشیو اسناد در محیط نرم افزار اصلی پیاده سازی شده است ، اسکن ، ورود اطلاعات و یا نمایش در محیط نرم افزار اصلی دنبال می شود.
مانند: آرشیو اسناد مثبته مالی در نرم افزار حسابداری پیوست
۴- پیاده سازی نرم افزار آرشیو به عنوان نرم افزار مکمل حوزه گردش فرم و فرآیند :
در این حالت نرم افزار آرشیو در فرآیند تکمیل اسناد در کنار نرم افزار فرم ساز و مدیریت گردش کار ، نقش نگهداری نسخه های مختلف سند (Versioning) را ایفا می کند . همچنین برای کامل کردن اسناد مهندسی از نگهداری نسخه های مختلف یک سند مهندسی در کنار قابلیت (Check in / Check out) برای مدیریت کار تیمی استفاده می شود.
نکته ۱ : برای ارتباط نرم افزار مدیریت اسناد با سایر نرم افزارهای سازمان الکترونیک پیوست، استفاده از سرویس سازمان الکترونیک ضروری است.
نکته ۲ : در صورت ارتباط با نرم افزارهای غیر پیوست ، استفاده از وب سرویس ارتباطی مدیریت اسناد الزامی می باشد. همچنین شرکت مقابل نیز باید ارتباط با وب سرویس پیوست را برقرار و پیاده سازی نماید.
نکته ۳ : نرم افزار مدیریت اسناد دو محیط کاربری تحت ویندوز و تحت وب دارد و می تواند با نرم افزارهای تحت وب و ویندوز لینک شود.
نکته ۴ : در نرم افزار بایگانی و مدیریت اسناد پیوست می توان تعداد نامحدود نوع سند تعریف کرد و می توان از پیاده سازی های فوق به صورت ترکیبی (Hybrid) استفاده نمود.
