در سیستم خزانه داری، جهت تهیه گزارش مغایرت بانکی، نیاز است تا صورتحساب دریافتی از بانک با دفتر حساب بانک در سیستم مقایسه شده و مغایرت بین آنها بدست آورده شود. برای این منظور نیاز است اطلاعات صورتحساب بانک وارد سیستم شود. صورتحساب بانک را می توان به دو صورت دستی و انتقال از طریق فایل وارد سیستم نمود.برای انتقال اطلاعات بانک از طریق فایل،نیاز است که مراحل زیر انجام شود:
.
۱- وجود فایل متن یا اکسل شامل اطلاعات صورتحساب بانک (این فایل از شعبه بانک مورد نظر دریافت می شود)
۲- تعریف فرمت فایل صورتحساب بانک در سیستم:
۱-۲- برای تعریف فرمت فایل، از منوی امکانات — انتقال اطلاعات، فرم تعریف فرمت فایل را انتخاب نمایید
۲-۲- رکورد جدیدی ایجاد نموده و نوع اطلاعات را “صورتحساب بانک” و نوع فایل را “Excel Format” قرار دهید.
۳-۲- با کلیک برروی دگمه “اطلاعات مرتبط” فرم مربوط به تعریف فرمت باز می شود.در این فرم باید مشخصات فایل اکسل را تعریف نمایید
به این صورت که در مقابل هر یک از مشخصه های موجود، باید ستون مربوط به آن مشخصه را تعیین نمایید.
مشخصه های موجود در این فرم عبارتند از:
تاریخ،نوع تاریخ (فارسی، میلادی، متنی، عددی)،فرمت تاریخ،شماره سند، شرح سند، شماره اولین ردیف،بدهکار، بستانکار،
ستون کمکی،مقدار برای بدهکار (۲ مورد آخر مربوط به فایلهاییست که مبلغ را در یک ستون نمایش می دهند و ماهیت بدهکار و بستانکار را با یک
مشخصه جدا می نمایند)
۴-۲- پس از تکمیل اطلاعات وارد شده، فرم باید ذخیره گردد.
۳- فراخوانی اطلاعات فایل اکسل در سیستم:
۱-۳- درمنوی خزانه داری، فرم صورت مغایرت بانکی را باز نموده و حساب بانک را انتخاب نمایید.
۲-۳- برروی دگمه “انتقال صورتحساب بانک از طریق فایل” کلیک کنید.
۳-۳- در فرم انتقال اطلاعات، مسیر فایل اکسل، نوع فرمت مورد نظر و فرمت تعریف شده را انتخاب و برروی دگمه “انتقال اطلاعات” کلیک کنید.
نکته ۱: فایل بانک می تواند به صورت فایل متن نیز تهیه شود که در این صورت فرمت فایل را نیز باید از بانک دریافت نمایید.
در این حالت در تعریف فرمت، نوع فایل باید Fixed Width Text انتخاب شود.
نکته ۲: کلیه مشخصه های موجود در فرمت فایل به جز شرح سند، برای تهیه مغایرت صحیح باید در فایل بانک وجود داشته باشد
