بایگانی

در سیستم آرشیو، می بایست قالب های از پیش تعریف شده وجود داشته باشد تا اسناد طبق هریک از آن قالب ها ایجاد شوند. به این قالب ها نوع سند گفته می شود. تعریف نوع سند فقط در اختیار مدیر آرشیو می باشد. برای تعریف نوع سند، مدیر می بایست مراحل زیر را انجام دهد : ۱- وارد محیط مدیریت اسناد شود. ۲- پانل مدیریت را انتخاب کند. ۳- نشانه نوع سند را از پانل انتخاب کند. ۴- در قسمت سمت چپ صفحه، دکمه جدید را بفشارد. ۵- در هریک از صفحات مشاهده شده، اطلاعات خواسته شده را درج نماید. ۶- با کلیک بر دکمه بعدی وارد هریک از صفحات گردد و در آخر بر دکمه اتمام کلیک کند....

در ویرایش ۷٫۳۵۰٫۰۰ با افزوده شدن امکان "نمایش پیغام ارسال موفق فرم" در تنظیمات شخصی می توانید نمایش یا عدم نمایش پیغام ارسال موفق فرم را تنظیم نمائید. برای این منظور در کارتابل اتوماسیون اداری، در منوی کارتابل، تنظیمات شخصی، مجددا آیتم تنظیمات شخصی را انتخاب نمائید، در قسمت کارتابل می توانید تنظیم "نمایش پیغام ارسال موفق فرم" را اعمال نمائید....

پس از مدتی استفاده از سیستم، شاهد حجم انبوهی از داده ها در کارتابل خود خواهیدبود . در چنین حالتی و جهت سهولت دسترسی به داده های مورد نظر سیستم میتوانید از امکان گروه بندی داده ها در کارتابل استفاده نمائید.  برای انجام اینکار از نوار بالای اتوماسیون اداری بر روی لیست بازشدنی " گروه بندی"  کلیک نمائید. در این لیست میتوانید داده های موجود در کارتابل را بر اساس ارجاع دهنده ،گیرنده ، ارجحیت ارجاع ، طبقه بندی (عادی ، محرمانه و ...

منظور از محدوده زمانی، دوره های تاریخی مشخص و نامگذاری شده ای است که در تحلیل مستندات لازم داریم  مانند : عکس های متعلق به دوره های مختلف تاریخی را طبقه بندی می کنیم و تاریخ دقیق گرفتن عکس مشخص نیست برای این منظور می توانیم از کمبوباکس استفاده کنیم و محدوده های تاریخی را تعریف کنیم (عکس های قبل از مشروطه ، پهلوی، انقلاب، جنگ و ...

کارتابل دردست اقدام بخشی از کارتابل جاری است که برای نگهداری کارهایی که موضوع مشخصی دارند و می بایست برای مدتی مورد رسیدگی واقع شوند در نظر گرفته شده است به همین منظور در این کارتابل امکان تعریف پوشه های جدید با موضوعات مورد نظر تعبیه شده است. توصیه می شود برای خلوت کردن کارتابل جاری و نیز منظم نمودن کارها از این کارتابل استفاده شود....