بایگانی

جهت اطلاع از ورودی های جدید به ۳ روش می توان عمل کرد: ۱- هنگام ورود به سیستم و در صفحه خوش آمدگویی جدیدترین ورودی ها به همراه تعداد ، نمایش داده می شود که با کلیک بر روی آن ورودی مورد نظر در کارتابل قابل رویت خواهد بود. ۲- به وسیله سیگنالهای ارسالی و دریافتی توسط سیستم ، که در این روش هر گاه ورودی ای در کارتابل شما دریافت شود، سیگنالی همراه با آلارم، شما را از وجود آن آگاه می سازد. ۳- در این روش شما با توجه به ظاهر ورودی مورد نظر در کارتابل به ماهیت آن پی خواهید برد. در صورتی که هر یک از ورودی ها به کارتابل شما ارسال شود، برای اولین بار در کارتابل جاری، با آیکون پاکت در بسته و خط ضخیم نمایش داده خواهد شد....

برای این منظور می توان از دو مسیر اقدام نمود: ۱- مدیریت سازمان --> مدیریت برنامه های کاربردی --> اتوماسیون اداری --> دبیرخانه ها --> دبیرخانه مرکزی --> آیتم "کلاسه های بایگانی " ، در این قسمت  کلاسه مورد نظر را انتخاب نموده و با راست کلیک روی آن آیتم "امنیت" را انتخاب نمائید ، در پنجره باز شده با کلیک روی دکمه"انتخاب از چارت" می توانید پست یا پست های مورد نظر را انتخاب نمائید و با کلیک روی دکمه "اضافه از گروه" می توانید از گروه های دسترسی ) با قرار دادن افراد در یک گروه مشخص بمنظور داشتن دسترسی های مشترک ) تعریف شده در سیستم استفاده نمائید. ۲- دبیرخانه --> پانل مدیریت --> آیتم بایگانی --> از آیتم های فعال شده از بالای صفحه گزینه "کلاسه بایگانی" را انتخاب نمائید ، در پنجره باز شده روی کلاسه مورد نظر...

برای تغییر کلمه عبور، بعد از ورود به سیستم، روی صفحه اصلی سازمان الکترونیک پیوست کلیک راست کرده و گزینه "تغییر کلمه عبور" را انتخاب کنید. در این صفحه با وارد کردن کلمه عبور قبلی و تعریف کلمه عبور جدید و تکرار مجدد آن، اقدام به تغییر کلمه عبور نمائید. نکته: اگر کاربری رمز عبور خود را فراموش کرده باشد باید به مدیر سیستم اتوماسیون اداری اطلاع دهد تا مدیر سیستم  از قسمت "مدیریت سازمان"،" منوی کاربران" ، روی نام کاربری فرد مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه تغییر کلمه عبور را انتخاب و اقدام به تغییر کلمه عبور کاربر نماید....

پیش فرض سیستم در بخش نظارت بر کارتابل, عدم امکان نمایش محتوای ورودهای کارتابل است ولی برای نمایش فرم نامه های موجود در کارتابل کاربران به هنگام نظارت کارتابل توسط مدیر، می بایست در قسمت تنظیمات مدیریتی اتوماسیون ، تنظیم "امکان نمایش ورودی ها در کارتابل کاربران توسط مدیر" را اعمال نماید. برای این منظور مدیر سیستم می بایست از قسمت اتوماسیون اداری --> تب منوی مدیریت --> آیتم تنظیمات سازمانی را انتخاب نماید و تنظیم  "امکان نمایش ورودی ها در کارتابل کاربران توسط مدیر" را اعمال نماید. با اعمال این تنظیم آیتم نمایش فرم نامه در قسمت نظارت کارتابل کاربران فعال شده و با انتخاب نامه و کلیک روی این دکمه می تواند فرم نامه را مشاهده کنید....

برای این منظور کافیست در محیط کارتابل، در تب منوی کارتابل آیتم تنظیمات شخصی و مجددا تنظیمات شخصی را انتخاب نموده و در قسمت نامه، تصویر سازی اتوماتیک را انتخاب کنید. با اعمال این تنظیم در مرحله تصویر سازی نامه ، عملیات تصویر سازی در صورت نصب بودن Document imaging ( یکی از Tools های آفیس) بصورت اتوماتیک انجام می شود. تصویر سازی نامه: برای جلوگیری از تغییرات در محتوای متنی نامه ها پس از به گردش درآمدن نامه ، بایستی بعد از ثبت نامه ، نامه را توسط ابزار Document imaging به تصویر تبدیل نموده تا نامه مذکور به صورت محتوای تصویری در کارتابل به گردش دربیاید....