نرم افزار مالی

نرم افزار جامع مالی، سیستم دریافت کننده و ثبت کننده اطلاعات اسناد، اوراق و برگه های ارزشمند مالی است . این نرم افزار می تواند انواع اسناد فروش و درآمد، هزینه، دریافت و پرداخت و … را دریافت و ثبت نموده و سندهای مالی مرتبط با آنها را نگهداری یا تولید نماید. در این راستا و بنا بر نوع خریدار، برنامه جامع مالی می تواند از انواع سیستمها مانند نرم افزار مدیریت پروژه، قراردادها، بازرگانی داخلی یا خارجی، بهای تمام شده دریافت اطلاعات داشته باشد.
این نرم افزارها می توانند از مجموعه نرم افزارهای تولید شده در گروه نرم افزاری پیوست باشند یا براساس شیوه های ارسال و دریافت استاندارد از قبیل استفاده از وب سرویسها، استفاده از فرآیند ساز، ارسال و دریافت فایل از طریق اکسل با سیستم جامع مالی تبادل اطلاعات انجام دهند.

زمان  ارسال اطلاعات نیز می تواند به صورت لحظه ای و براساس انجام رخداد در سیستم اولیه، در دوره های زمانی روزانه، هفتگی، ماهانه یا به دلخواه سازمان باشد.

اتصال برنامه مالی به سیستمهای دیگر سازمان موجب خودکار شدن انتقال اطلاعات بین سیستمها، افزایش سرعت و دقت در صدور اسناد و کاهش خطای انسانی می شود و از الزامات نرم افزارهای به روز مالی می باشد.

در طراحی مجموعه نرم افزارهای تولید شده در گروه نرم افزاری پیوست، از تیم های تخصصی تحلیل و طراحی نرم افزار استفاده شده و در طول سالهای متمادی ، ویرایش های متعددی براساس رفع اشکالات ، توسعه قابلیتها و افزایش کیفیت محیط کار نرم افزار برای کاربران مختلف عرضه شده است. با توجه به نیازهای خاص خریداران مختلف، ابزارهای مختلفی برای سفارشی سازی و تغییر مطابق با نیازهای خریدار در نرم افزار جامع مالی قرار داده شده است تا با سفارشی شدن محیط کاربری، فرمهای چاپی و برنامه ها، در ویرایش نرم افزارها تغییری انجام نشود. در عین حال در موارد دیگر، توسعه و سفارشی سازی برای خریداران با تحلیل کامل کار و توافق بر زمان و هزینه انجام آن در دستور کار تیم های توسعه فنی نرم افزار قرار می گیرد.

در نرم افزار مالی پیوست ، امکان گردش اسناد مالی در کارتابل رسیدگی به اسناد مالی در اختیار سازمان قرار دارد، همچنین نرم افزار مالی پیوست می تواند با استفاده از فرآیندساز پیشرفته پیوست، گردش اطلاعات مالی در انواع فرآیندهای دلخواه سازمان در حوزه خرید و فروش کالا، دریافت یا پرداخت، تنخواه، قراردادها و … را مدیریت نموده و اطلاعات نهایی را در سیستم مالی ثبت نماید. این فرآیندها کاملا براساس نیاز سازمان خریدار تحلیل و مستند می شوند و پس از توافق تیمهای تحلیل و مدیر پروژه سازمان خریدار بر ظاهر و پارامترهای اطلاعاتی فرمها، پیوست ها، مسیر گردش، دسترسی افراد در بخشهای مختلف و تبادل مستند تحلیل شده، استقرار و پیاده سازی فرآیندهای سفارشی انجام می شود.

با استفاده از وب سرویسهای پیوست، امکان برقراری ارتباط بین نرم افزار بازرگانی پیوست و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به وجود می آید. وب سرویس مالی پیوست، قابلیت دریافت اطلاعات فاکتور، سند مالی، فرم دریافت وجه، حواله انبار را دارد و می تواند اطلاعاتی مانند مانده حساب، موجودی کالا، گردش حساب ، اعتبار خریدار و قیمت کالا را در اختیار نرم افزار CRM قرار دهد.
امکانات وب سرویس قابل توسعه می باشد و از آن برای ارتباط با انواع سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان ایرانی و خارجی استفاده شده است.

در سیستم های جامع، رویکرد نگهداری اسناد مثبته به صورت متمرکز و تحت کنترل یک نرم افزار حرفه ای مدیریت اسناد پیش بینی می شود. با اینکار نرم افزار مالی، مدیریت اسناد مثبته اسکن شده را به نرم افزار مدیریت اسناد می سپارد و در زمان نیاز آنها را از این نرم افزار فراخوانی می کند.

مزایای این کار عبارتند از :

• طبقه بندی و نگهداری اطلاعات در بانک اطلاعات مجزا و ارتباط با نرم افزار مالی بر مبنای سرویس
• عدم تاثیر حجم بالای اسناد بایگانی و ضمیمه شده در سرعت عملکرد و گزارش گیری در سیستم های مالی
• امکان گزارش گیری مستقل در حوزه بایگانی براساس انواع اطلاعات ثبت شده برای اسناد مثبته
• امکان نگهداری اسناد مثبته در بانک اطلاعاتی و در ساختار حفاظت شده امن
• امکان گزارش گیری از اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد براساس برنامه های تولید کننده اطلاعات
• استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد مرکزی برای کل سازمان

برنامه های حسابداری مختلفی در اینترنت وجود دارند که به نام برنامه رایگان حسابداری عرضه شده اند و برای امور مالی شخصی یا شرکتی می توانیم از آنها استفاده کنیم. رایگان بودن این نرم افزار ها موجب می شود تا برای استفاده کنندگان مختلف جذاب باشند. از طرف دیگر دغدغه های مختلفی در حوزه حسابداری وجود دارد که مسئولیت بزرگ مدیریت منابع اطلاعاتی، اسناد و گزارشهای مالی را برعهده مدیران مالی و حسابداران شرکتها قرار می دهد. با توجه به اینکه توسعه و نگهداری این نرم افزارها دارای هزینه بوده و عرضه رایگان آنها از دید مالی منطقی به نظر نمی رسد، برخی از دلایل عرضه این نرم افزارها را بررسی می کنیم :

■   نرم افزار مالی پروژه ای

برنامه های مختلفی توسط دانشجویان حوزه فناوری اطلاعات در قالب پروژه های دانشجویی توسعه داده شده اند، اگر این نرم افزارها در ادامه کار به شرکت های نرم افزاری با خدمات پشتیبانی مرتبط منتقل نشوند، انتخاب مناسبی نخواهند بود. این نرم افزارها معمولا از امکانات ساده ای برخوردار هستند و برنامه توسعه ای برای آنها پیش بینی نشده است. در صورت داشتن اشکال و باگ، مرکز مشخصی از آنها پشتیبانی نمی کند و در صورت ورود اطلاعات اسناد مالی در آنها بعد از مدتی به سادگی مجبور به تغییر نرم افزار و پرداخت هزینه انتقال اطلاعات یا ورود مجدد اطلاعات در سیستم حسابداری بعدی خواهید شد.

■   برنامه های حسابداری زماندار و محدود

برنامه های حسابداری با تعداد محدود سند یا مدت زمان محدود کاری برای امور آموزش حسابداری در بازار موجود هستند که توسط شرکتهای معتبر عرضه شده اند، استفاده تجاری از این نرم افزارها مشکل قانونی ندارد ولی در صورتی که در نظر داشته باشید در ادامه نسخه اصلی و کامل تر آن نرم افزار را از شرکت فروشنده خریداری نمایید.

■   برنامه حسابداری با اهداف تبلیغاتی

یکی از تبلیغات بسیار موثر عرضه نرم افزارهای رایگان کوچک برای تست کیفیت و سادگی کار با برنامه توسط خریداران و کاربران می باشد، در این حالت نرم افزاری با امکانات محدود برای حسابداری شخصی به صورت رایگان ارائه می شود و از آن برای معرفی شرکت نرم افزاری استفاده می گردد. این نرم افزارها برای استفاده تجاری مناسب نیستند و می توانند برای کاربری حسابداری شخصی یا آموزشی استفاده شوند.

■   نرم افزار مالی قفل شکسته

برنامه های قفل شکسته، برنامه های حسابداری عرضه شده توسط شرکتهای نرم افزاری هستند که دارای کپی های غیرقانونی و قابل استفاده می باشند، این نسخه ها به روزرسانی نمی شوند و هیچ گونه خدمات پشتیبانی معتبری ندارند، بنابراین بعد از چند سال با توجه به تغییر قوانین و نیازهای جدید مجبور به انتقال اطلاعات به نرم افزار جدید یا خرید نسخه معتبر از شرکت نرم افزاری اصلی خواهید شد. در هر صورت شرکت اصلی می تواند به خاطر استفاده از نسخه غیرقانونی هزینه بیشتری از شما مطالبه نماید یا به شما خدمات ارائه ننماید.

نکته :

در نظر داشته باشید که از لحاظ قوانین مالیاتی و حسابداری قانونی، نگهداری اطلاعات مالی تا ده سال برعهده مودی مالیاتی است و ممیز مالیاتی می تواند گزارشها، اسناد مالی،پرونده ها و مستندات ده سال گذشته را از مودی درخواست نماید. بنابراین اطلاعات مالی و نرم افزار حسابداری را تا حداقل ده سال باید نگهداری نموده و قابل ارائه داشته باشید و اگر نرم افزاری استفاده کنید که ده سال بعد به هر دلیلی کار نکند و شرکت عرضه کننده آن نتواند به شما خدمات پشتیبانی ارائه دهد از لحاظ مالی و مالیاتی شما را در ریسک بزرگی قرار داده است.

نکته :

یک سیستم حسابداری شرکتی باید دارای خدمات پشتیبانی مناسب باشد تا در زمان نیاز، به تیم مالی خدمات مناسب کاری، پشتیبانی  و آموزشی ارائه نماید، بدون این خدمات در زمان بروز مشکل، تنها خواهید بود.

نتیجه گیری :

اطلاعات و اسناد مالی شرکتها، داراییهای بسیار مهم و ارزشمندی هستند، از نرم افزارهای حسابداری رایگان برای آموزش عمومی حسابداری یا امور حسابداری شخصی می توانید استفاده کنید. ولی زمان ارزشمند و اسناد مالی شرکت خود را به نرم افزار رایگان نسپارید، زیرا احتمالا هزینه های بسیار بیشتری در ازای این صرفه جویی، در سالهای بعد خواهید پرداخت.

با توجه به اینکه برای نگهداری اسناد مثبته مالی از نرم افزار مدیریت اسناد پیوست استفاده می شود که یک نرم افزار حرفه ای بایگانی و مدیریت اسناد سازمانی است، خریدار می تواند دو نوع سند در سیستم تعریف نماید.

۱- اسناد مرتبط با زیرسیستمهای مالی

اسناد مرتبط با زیرسیستمهای مالی، اسناد مثبته مربوطه به هر نوع سند حسابداری یا عملیات مالی هستند، این نوع اسناد مثبته می توانند اسناد مثبته سند حسابداری، اسناد مثبته خزانه داری و دریافت و پرداخت، اسناد مثبته خرید و فروش، اسناد مثبته قراردادها و صورت وضعیت ها، اسناد مثبته اموال و داراییها، اسناد مثبته تنخواه یا اطلاعات مرتبط با طرف حسابهای مالی باشند.

۲- اسناد مستقل از زیرسیستمهای مالی

در بایگانی اسناد مالی می توانیم انواع گزارش ها و پرونده های مالی را ذخیره کنیم و براساس کلید واژه های مورد نظر در هر زمان با استفاده از امکان جستجو در نرم افزار، به آنها دسترسی پیدا کنیم. گزارشهایی مانند اظهارنامه مالیاتی سالانه، لیست بیمه و مالیات ماهانه پرسنل، گزارشها و اسناد ارائه شده برای مجامع یا بانکها، پرونده هر پروژه واردات یا صادرات، پرونده های حقوقی پیگیری مطالبات و انواع اسناد دیگر می توانند در سیستم مدیریت اسناد پیوست نگهداری شوند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد در حوزه مالی می توانیم تمام اسناد و پرونده های واحد مالی را در یک نرم افزار تخصصی بایگانی اسناد طبقه بندی کنیم و امکان استفاده از آن را براساس سطح دسترسی در اختیار کاربران مجاز قرار دهیم. این نرم افزار محدودیتی در نگهداری تعداد و حجم بالای اسناد ندارد و برای استفاده از آن لازم است پیش بینی برای تخصیص منابع سخت افزاری کافی برای نگهداری حجم انبوه اسناد انجام شود.

نرم افزار یکپارچه حسابداری، از مجموعه نرم افزار و سیستم های مکمل مالی تشکیل می شود و براساس گردش و تبادل اطلاعات بین ماژولها و بخش های مختلف طراحی شده است. زیرسیستمهای سازنده نرم افزار یکپارچه حسابداری، معمولا بنابر نیاز و نوع فعالیت شرکت انتخاب می شود و این برنامه ها، مدیریت اطلاعات در واحدهای عملیاتی یک شرکت را برعهده می گیرند. این زیرسیستم ها شامل زیرسیستم های اصلی، ماژولهای تکمیلی و همچنین ابزارهای برقراری ارتباط با سیستم های دیگر می باشد. برنامه مالی، قلب مرکزی و تجمیع کننده و دریافت کننده کلیه اطلاعات مالی در قالب سندهای حسابداری بوده و گزارشهای مختلف مالی از این بخش دریافت می شود.

■  مثال هایی از سیستمهای اصلی :

سیستم حسابداری و دفتر داری، سیستم خزانه داری، سیستم بازرگانی و خرید و فروش

■  مثال هایی از سیستم های فرعی :

زیر سیستم ارزی، زیر سیستم محاسبات پورسانت و حق العمل کاری، زیرسیستم تنخواه

■  مثال هایی از ابزارها :

ابزار انتقال اطلاعات از اکسل، وب سرویس ارتباط با فروشگاه آنلاین، ابزار ارسال اطلاعات به سامانه مودیان مالیاتی

در یک سیستم جامع و یکپارچه می توانید بنابر توسعه فعالیت های یک شرکت و تعریف نیازهای جدید، نرم افزارها و ماژولهای جدیدی به برنامه یکپارچه حسابداری خود اضافه کنید و یک سیستم کاملتر بوجود آورید.

مثال : اضافه شدن زیرسیستم تولید به شرکت بازرگانی که کارخانه ای را ایجاد کرده و فعالیت تولیدی را هم شروع نموده است.

امکانات گزارش‌دهی در نرم‌افزارهای حسابداری:

■  صورت های مالی اساسی:

این گزارش های شامل گزارش گردش وجوه نقد، ترازنامه و صورت سود و زیان می‌شوند که به مدیران کمک می‌کنند تا وضعیت مالی شرکت را در یک دوره زمانی مشخص بررسی کنند.

■  گزارش های مالیاتی:

این گزارش های به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا مطابق با قوانین مالیاتی کشور، اطلاعات مالی خود را گزارش دهند و با پرداخت مالیات را به صورت دقیق و به موقع از مشوق های مالیاتی استفاده کرده و از جریمه های مالیاتی پرهیز نمایند.

■  گزارش های تجزیه و تحلیل عملکرد :

این گزارش های بر اساس داده‌های مالی و عملکردی، عملکرد شرکت را تجزیه و تحلیل می‌کنند و به مدیران اطلاعاتی ارائه می‌دهند تا بتوانند برنامه‌های بهینه‌سازی را برای آینده ترسیم کنند.

■  گزارش های موجودی و فروش:

این گزارش های اطلاعاتی کاملی در مورد موجودی‌ها، فروش‌ها، سود و زیان عملیات بازرگانی و درآمدهای هر حوزه را فراهم می‌کنند که به مدیران کمک می‌کنند تا استراتژی‌های بهتری برای مدیریت موجودی و فروش انجام دهند.

■  گزارش های پرداخت و دریافت:

این گزارش های شامل اطلاعاتی درباره پرداخت‌ها و دریافت‌ها، بدهی‌ها، تسویه حسابها و موجودی حسابهای بانکی و شرایط نقدینگی سازمان می‌شوند که به مدیران کمک می‌کنند تا مدیریت مالی را بهبود بخشند.

■  گزارش های بودجه‌بندی و پیش‌بینی:

این گزارش های به مدیران کمک می‌کنند تا بودجه‌بندی را برای دوره‌های آینده انجام دهند و با استفاده از اطلاعات مالی، پیش‌بینی‌هایی در مورد عملکرد آینده شرکت داشته باشند.

گزارش‌دهی در نرم‌افزارهای حسابداری یکی از جوانب حیاتی مدیریت شرکت‌ها است. با امکانات متنوع و جامعی که این نرم‌افزارها در زمینه گزارش‌دهی ارائه می‌دهند، مدیران می‌توانند تصمیمات بهتری بگیرند، کنترل و نظارت بهتری داشته باشند و عملکرد شرکت را بهبود بخشند. به طور کلی، گزارش‌دهی در نرم‌افزارهای حسابداری به عنوان یک ابزار برای ارتقاء مدیریت و توسعه کسب و کارها بسیار ارزشمند و حیاتی است.

بهترین ابزار تصمیم گیری برای مدیران، نرم افزار مالی حرفه ای است تا به ارزش افزوده های زیر دست یابند:

■  تصمیم‌گیری بهینه:

گزارش‌دهی دقیق و به موقع به مدیران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های بهینه‌تری در مورد موارد مختلفی از جمله مدیریت مالی، سرمایه‌گذاری و استراتژی‌های بازاریابی داشته باشند.

■  نظارت و کنترل:

گزارش‌های حسابداری به مدیران امکان می‌دهد تا فعالیت‌ها و عملکرد شرکت را نظارت و کنترل کنند و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهند.

■  انطباق با قوانین و مقررات:

با استفاده از گزارش‌های حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که عملکردهای مالی و مالیاتی آن‌ها با قوانین و مقررات مربوطه هماهنگ است.

■  شفافیت و اعتماد:

ارائه گزارش‌های دقیق و شفاف به مشتریان، سهامداران و سایر ذینفعان، اعتماد به شرکت را افزایش می‌دهد و ارتباطات را بهبود می‌بخشد.

■  بهبود عملکرد:

تحلیل گزارش‌های حسابداری به مدیران این امکان را می‌دهد که نقاط ضعف و قوت عملکرد شرکت را شناسایی کرده و برنامه‌های بهبودی را اجرا کنند.

استفاده از نرم افزار مالی در هر شرکت برای مدیریت منابع مالی، درآمدها و هزینه ها ضروری است. نرم افزارهای مالی و حسابداری می توانند با جمع آوری و ثبت اسناد، منبع اطلاعاتی قابل اعتمادی برای اندازه گیری بهای تمام شده فعالیت ها باشند تا با پیاده سازی مناسب، در مسیر کاهش بهای تمام شده فعالیت ها، گزارشهای مرتبط را ارائه نمایند.

برای نمایش افزایش بهره وری در فعالیت های مختلف یک شرکت می توانیم به صورت نمونه حوزه های مدیریت هزینه، مدیریت درآمد و مدیریت منابع مالی را بررسی کنیم.

📊  نرم افزار مالی برای مدیریت کنترل هزینه ها

به عنوان مثال در صورتی که در حوزه اداری بخواهیم افزایش بهره وری را بر مبنای شاخص مکانیزاسیون و جایگزین کردن روش سنتی نامه نگاری و استفاده از اتوماسیون اداری برای ارسال نامه ها اندازه گیری کنیم، باید هزینه های مرتبط با این فرآیند را در محدوده زمانی مشابه اندازه گیری کرده و با شاخص هایی مانند (هزینه کاغذ و سربرگ مصرفی، هزینه پیک و پست و ارسال مراسلات،  هزینه نگهداری نرم افزار، کاهش هزینه نیروی انسانی و …) رسیدن به اهداف مورد نظر را کنترل کرده و میزان موفقیت در افزایش بهره وری بر اساس شاخص های مورد نظر را نمایش دهیم. البته شاخص های دیگری مانند افزایش سرعت انجام کار یا رضایت بیشتر مشتریان هم شاخص های دیگری هستند که در نرم افزار های حسابداری ثبت سند مالی ندارند.

🧮  نرم افزار بازرگانی برای مدیریت درآمدها

افزایش بهره وری در بسیاری از موارد به کاهش هزینه ها تعبیر می شود، در حالی که در فعالیت های درآمدی و فروش شرکتها، اگر بتوانیم با هزینه کرد بیشتر، درآمد به نسبت بیشتری بدست آوریم، ارزش آوری بالاتری را در حوزه درآمد و فروش خواهیم دید. نرم افزار جامع مالی و بازرگانی در این حوزه می تواند با مقایسه فروش گروه محصولات، نمایندگان یا واحد های فروش، اطلاعاتی جامع برای مقایسه عملکرد این ارائه کند و براساس شاخص هزینه، درآمد و زمان و حتی حقوق پرداختی، گزارشهای راهبردی به مدیریت ارائه کند تا بتوانند واحدهای مختلف را به رویکردهای موثرتر مجهز نمایند.

📈  نرم افزار کنترل بودجه برای مدیریت منابع مالی

افزایش بهره وری در حوزه ها و فعالیتهای مختلف می تواند با سرمایه گذاری انجام شود، بودجه بندی منابع برای فعالیت های مختلف، تخصیص منابع مالی و برنامه ریزی برای تامین منابع در زمانهای مقتضی از گزارشها و خروجی های مورد نظر مدیریت در یک سازمان است. استفاده از یک دستگاه یا روبات خودکار در این شرکت تولیدی می تواند با پایش میزان تولید، هزینه های مرتبط با آن دستگاه و هزینه های مشابه برای کار دستی توسط نیروی انسانی مقایسه شود و ممکن است هر مکانیزاسیون و خودکارسازی به اندازه ای که ما انتظار داریم ارزش افزوده در سازمان ایجاد نکند.

📦  نرم افزار انبار برای مدیریت کالا

افزایش بهره وری در در حوزه انبار می تواند در مصرف بهینه کالاهای موجود، کاهش ضایعات، کنترل کیفی کالاها و افزایش سرعت تحویل و تخصیص کالای مورد نیاز مطرح شود. ثبت اطلاعاتی مانند تاریخ تولید و تاریخ انقضا می تواند موجب کاهش مواد اولیه فاسد شده در انبار شود، مقایسه، ثبت و کنترل میزان ضایعات کالاهای تولیدی در بخش های مختلف خط تولید می تواند کالیبراسیون دستگاهها یا آموزش کارکنان را برای افزایش کارایی در پی داشته باشد و افزایش سرعت تحویل کالا می تواند نتیجه ای مانند سرعت بالاتر تولید، کاهش زمان از کار افتادن دستگاهها و افزایش رضایت کارکنان داشته باشد.

در نظر داشته باشید که نرم افزار حسابداری مالی به صورت مستقیم ابزاری طراحی شده برای مدیریت کار و کنترل شاخص های بهره وری در سازمان نیست، ولی استفاده از یک سیستم مالی حرفه ای برای پایش و کنترل فعالیتهای منجر به ثبت مالی در حوزه های مختلف برای تصمیم گیری مدیریت بسیار لازم و موثر است. افزایش بهره وری در واحد حسابداری هم با استفاده از نرم افزارهای فرم ساز و فرآیند ساز پیشرفته ای که بتوانند گردش اطلاعات مالی را در سازمان به صورت هوشمند پیاده سازی نمایند امکان پذیر است.