تجربه دورکاری در گروه نرم افزاری پیوست در دوران شیوع کورونا

گروه نرم افزاری پیوست > درباره ما > تجربه دورکاری در گروه نرم افزاری پیوست در دوران شیوع کورونا

تجربه دورکاری در گروه نرم افزاری پیوست در دوران شیوع کورونا

 

در پایان سال 1398 با تجربه دردناک و جهانی شیوع ویروس کورونا مواجه شدیم. شرایطی که کسب و کارهای بسیاری را مختل کرد و بسیاری دیگر را به تعطیلی کشاند. در ابتدا به نظر می رسید که این شرایط جدید، کوتاه مدت بوده و به زودی به شرایط قبلی بازخواهیم گشت. ولی اطلاعات جدید به ما نشان می دهد که حداقل زمستان 1399 هم با این شرایط مواجه بوده و تا یکسال آینده باید با همین شرایط به همزیستی مسالمت آمیز برسیم. بنابراین تصمیم گرفتیم برای تبدیل تهدید به فرصت، فکر و برنامه ریزی کنیم .

 

در گروه نرم افزاری پیوست، مدیران شرکت جلساتی تشکیل داده و برای ادامه کار در شرایط اضطراری پیش آمده و طبق اصول زیر برنامه ریزی کردند.

  • حفظ کیفیت خدمات پشتیبانی و بهبود آن با رعایت شرایط ایمنی برای پرسنل و خریداران
  • انجام توسعه های فنی طبق تعهدات انجام شده
  • فروش نرم افزار با برگزاری حداکثری جلسات آنلاین و جلسات حضوری با فاصله گذاری اجتماعی

اقدامات و نتایج اولیه :

  • اطلاع رسانی شیوه های جدید ارائه خدمات به مشتریان پیوست
  • برگزاری کلاسهای آموزشی با استفاده از مدرسان آنلاین و Adobe Connect
  • ضبط کلاسهای آموزشی و گذاشتن آنها در اختیار مشتریان پیوست

مرحله اول، واکنش سریع :

 

این مرحله به سرعت در اسفندماه 1398 برنامه ریزی و اجرا شد.

  • تهیه تجهیزات و اقلام بهداشتی انجام شد و کنترلهای مربوط استریل کردن تجهیزات و ضدعفونی کردن مرتب مکانهای مورد استفاده انجام و نظارت بر انجام مرتب و صحیح آنها به واحدهای مختلف تفویض شد.
  • به ماموریت واحدهای اداری، آموزش، شبکه و روابط عمومی برای آماده سازی زیرساخت و امکانات مورد نیاز برای پرسنل و خریداران ماموریت ویژه داده شد.
  • استفاده از ابزارها و نرم افزارهای موردنیاز برای دور کاری در دستور کار قرار گرفت و کلیه همکارانی که می توانستند کارهایشان را از خارج از محیط کار انجام دهند ، برای دورکاری به منزل فرستاده شدند.
  • ابزارها و نرم افزارهای مناسب برای کنترل کیفیت کار پرسنل در زمان دورکاری بررسی شده ، پرسنل و مدیران میانی در این حوزه آموزش های لازم را دریافت کردند.

مرحله دوم، دریافت اطلاعات و بهینه سازی : 

بهینه سازی و استفاده حداکثری از تجهیزات : 

 

  • استفاده از تلفن های مبتنی بر VOIP و توزیع امکان استفاده از سانترال دفتر مرکزی در منازل
  • استفاده از نرم افزار آموزش از راه دور و توسعه منابع آموزشی آنلاین
  • افزایش پهنای باند اینترنت شرکت
  • پیاده سازی سرورهای جدید مجازی برای استفاده پرسنل آنلاین


” نتایج تحقیقات به عمل آمده در کشورهای مختلف نشان می دهد که دورکاری باعث کاهش استرس کارکنان شده و با توجه به کاهش تردد و رفت آمدها وقت گیر و استرسهای ناشی از ترافیک و تصادف و … راندمان کاری افراد را هم افزایش می دهد. “

به اشتراک گذاری تجربه واحدهای مختلف در حوزه دورکاری

واحدهای نرم افزار و توسعه فنی پیوست از شیوه کانبان برای توزیع و کنترل کارها در جلسات کوتاه اول وقت استفاده می کردند. این تجربه کاری موفق به واحدهای دیگر شرکت منتقل شد که نتایج بسیار مفیدی در برداشت.

  • اطلاع اعضای تیم از کارهای دردست اقدام
  • پیشنهادهای مثبت اصلاح و انتقال تجربه
  • نظارت مدیران بر حجم کار و کیفیت کاری افراد
  • برنامه ریزی پرسنل برای آمادگی کامل قبل از جلسات
  • درخواست کمک برای حل مسائل و برطرف مشکلات در زمانهای کوتاه
  • بالاتر رفتن روحیه کار تیمی و رقابت سالم برای بالابردن حجم و کیفیت انجام کارها
  • برگزاری جلسات منظم روزانه تیمها با استفاده از Skype , WhatsApp ، Microsoft Teams

نتایج کلاسهای آموزشی آنلاین

 

  • حضور کارشناسان شرکتهای خریدار به صورت آنلاین از شرکت یا منزل(دورکار)
  • برگزاری کلاسهای عمومی برای خریداران به صورت گروهی
  • ضبط شدن کلاسها به عنوان مستند آموزشی و نظارت آنلاین بر کیفیت آموزش توسط مدیران
  • امکان برگزاری کلاس توسط چند مدرس و ارائه راهکارهای ترکیبی
  • برگزاری کلاسهای آموزشی آنلاین از منازل مدرسان
  • نظرسنجی مرتب از تمامی جلسات آموزشی و استفاده از بازخوردها برای اصلاح آنها

نتایج نهایی بدست آمده در گروه نرم افزاری پیوست :

70

دور کاری 70 درصدی پرسنل

و فاصـــله گـــذاری اجتماعـــی مناســـب در محیـــط کار شـــرکت

80

برگزاری 80 درصدی

جلســـات دمـــو به صـــورت آنـلایــن

30

افزایش 30 درصدی

توان تیم های فنی برای توسعه نرم افزارها

50

بالاتر رفتن 50 درصدی

توان تیم پشتیبانی و انجام تعداد جلسات بیشتــــر، سریعتــر و با کیفیــت بهتـــر

استفاده از نظرات کارشناسان بخشهای مختلف برای رسیدگی به مشکلات به صورت آنلاین

استفاده از مدت زمان تلف شده قبلی برای رفت آمد، در جهت ارائه خدمات بیشتر به خریداران

توجیه و جلب رضایت خریداران با توجه به تغییر نوع خدمات و افزایش سطح رضایتمندی آنها

افزایش کیفیت خدمات آنلاین با نظارت مستمر مدیران بر خدمات و آموزشهای انجام شده

افزایش کیفیت همکاری پرسنل و بالا رفتن رقابت تیمی در راستای خدمت رسانی به خریداران

اقدامات در دست انجام :

 

  • ساخت و بهینه سازی کیفی مطالب، فیلمها و منابع آموزشی آنلاین
  • توسعه سطح آموزش برای اجرای کلاسهای کارگاهی آنلاین
  • افزایش کمی و کیفی و تنوع کلاسهای آموزشی در سطوح مختلف
  • نظارت مستمر و برنامه ریزی شده بر کیفیت پروژه های انجام شده و اصلاح فرآیندهای کاری
  • توسعه ابزارهای توزیع کار و مدیریت بر انجام کارها

ما برآنیم که با همکاری خریدارانمان ، از تهدید ویروس کورونا یک فرصت جدید برای افزایش بهره وری و کارایی بسازیم.

با هم می توانیم #کورونا را شکست دهیم.