راهکارهایی برای دورکاری
در شرایط بحرانی شیوع ویروس کرونا

 

با شیوع ویروس کرونا، جامعه جهانی با شرایط جدید و پیش بینی نشده ای مواجه شده است. این بحران گریبان‌گیر شرکت‌ها و سازمان‌ها شده و برای مدیریت این بحران، بسیاری از کارمندان و مدیران، خانه نشین و ناگزیر به انجام کار در خارج از محیط سازمانی شده اند .

برای مدیریت بحران قرنطینه شهرها و رعایت فاصله ایمن توصیه شده است. ولی شرکت‌ها و سازمان‌هایی که ناگزیر هستند خدماتشان را ارائه دهند، با استفاده از فناوری اطلاعات درصدد پیاده سازی راهکارهایی ایمن، برای حفظ سلامت کارمندان و ارائه خدمات تعهد شده می‌باشند.

دورکاری نیاز سازمانها برای حفظ بقا

 

در این راستا توسط سازمان‌های مختلف در جهان، انجام کار به صورت غیر حضوری یا دور کاری پیشنهاد شده است تا بر مبنای دور شدن افراد از تجمعات، با حفظ قرنطینه و حضور کارمندان در منزل، کارها انجام شده و رعایت فاصله ایمن، موجبات کاهش زمینه گسترش بیماری را فراهم نماید.
برای دورکاری باید درنظر داشته باشیم که چه مشاغلی ظرفیت انجام دورکاری به صورت موفق را دارند. در نظر داشته باشید که با پیشرفت فناوری و در اختیار بودن اینترنت پرسرعت انجام دورکاری برای مشاغل دفتری به سرعت قابل پیاده سازی است ولی انجام دورکاری برای پرسنلی که با ماشین آلات و دستگاه‌ها سروکار دارند با تکیه بر اتوماسیون صنعتی قابل انجام با پیچیدگی و هزینه بالا خواهد بود.

بررسی و تحلیل نیازها :

برای دورکاری موثر، شبیه سازی امکانات محیط کار در منزل ضروری به نظر می‌رسد. برای این‌کار باید در نظر بگیریم که هر پست سازمانی چه وظایف و نیازهایی دارد و برای راه اندازی آن به صورت دورکار نیاز به پیاده سازی چه ابزارهایی داریم :

  • دسترسی به خطوط تلفن سازمانی برای ارتباطات داخلی و خارجی
  • ابزارهایی برای مدیریت جلسات از راه دور
  • دسترسی به نرم افزارها و ابزارهای تخصصی سازمانی
  • دسترسی به ابزارهای نظارت و مدیریت
  • دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمانی
  • در دسترس داشتن نرم افزارهایی برای گردش اطلاعات
  • در دسترس داشتن ابزارهای پاسخگویی آنلاین به ارباب رجوع

برای پاسخگویی به هر یک از این نیازها ، باید راهکارهای مختلف را بررسی و مناسب ترین راهکار را انتخاب کنیم:

دسترسی به خطوط تلفن سازمانی برای ارتباطات داخلی و خارجی

برای دسترسی به تلفن سازمانی در محلهای دیگر، برای دورکاری، نیاز به پیاده سازی  سرویس های VOIP داریم.

  • راهکار استفاده از مرکز تلفن و تلفنهای مبتنی بر آی پی (IP Phone)
  • راهکار استفاده از VOIP و تلفنهای اینترنتی و مجازی (SIP Phone)
دسترسی به ابزارهای نظارت و مدیریت

برای نظارت بر عملکرد کاربران نیاز به نرم افزارهای توزیع کار، ثبت پیگیری، نتیجه و … در حوزه کار تیمی می‌باشد. این ابزارهای نمایش دهنده کارهای انجام شده در هر حوزه، عدالت در تقسیم کار به همراه حجم کار ورودی می‌باشد .

پیاده سازی نرم افزار مدیریت کار برای موفقیت در این قسمت ضروری است. البته واحدهای مختلف برای انجام کار از نرم افزار‌های تخصصی نیز استفاده می‌کنند. (مانند استفاده واحد بازرگانی از نرم افزار مدیریت خریداران برای ثبت کارها و پیگیری‌های انجام شده)

معمولا مدیریت کار یکی از بخش های تکمیلی در حوزه اتوماسیون اداری می‌باشد.

ابزارهایی برای مدیریت جلسات از راه دور

برای برگزاری جلسات آنلاین می توان از  نرم افزارها و راهکارهای متفاوتی استفاده نمود:

  • راهکارهای حرفه ای تله کنفرانس بر مبنای سخت افزار و نرم افزار اختصاصی
  • استفاده از نرم افزارهای در دسترس عادی و رایگان مانند Whatsapp یا Skype
  • استفاده از سایتهای میزبان جلسات آنلاین مانند itshello.co یا meet.jit.si
  • استفاده از نرم افزارهای مدیریت جلسات برای ثبت تصمیمات، صورتجلسات، نتایج و پیگیری کارهای بعدی
دسترسی به منابع اطلاعاتی سازمانی

برای ارائه امکان دسترسی به پرونده‌ها، نقشه‌ها، گزارش‌ها و منابع اطلاعاتی سازمانی نیاز به بروز رسانی و تبدیل اطلاعات کاغذی به اطلاعات دیجیتال (اسکن اسناد)، طبقه بندی و مشخص شدن سطح دسترسی افراد به پرونده‌ها و مستندات و استفاده از یک نرم افزار حرفه ای مدیریت اسناد DMS (Document Management System) برای مدیریت متمرکز اطلاعات داریم.

دسترسی به نرم افزارها و ابزارهای تخصصی سازمانی

استفاده از نرم افزارهای تخصصی مانند حسابداری، نرم افزارهای طراحی ، گزارش سازی و … نیاز به در دسترس بودن آن‌ها را در خارج از شرکت نمایان می‌کند. برای این منظور می‌توان از نرم افزارهای تحت وب استفاده نمود و یا از سرویس های ارتباط آنلاین بر اساس راهکار های Microsoft Remote App یا Citrix Xen App یا 2X و … ( با انجام مقاوم سازی خاص و حرفه ای برای بالا بردن امنیت اطلاعات ) استفاده نمود.

در دسترس داشتن ابزارهای پاسخگویی آنلاین به ارباب رجوع

برای پاسخ دهی به ارباب رجوع، داشتن درگاه و ابزارهای آنلاین برای ثبت درخواست و همچنین دادن پاسخ متناسب و قابل رهگیری ضروری به نظر می رسد در این راستا بنا برحوزه کاری شرکت یا سازمان از نرم افزار پیشخوان خدمت تا نرم افزارهای مدیریت خریداران، سیستمهای تیکتینگ یا باشگاه مشتریان می تواند راهگشای مسئله باشد .

در دسترس داشتن نرم افزارهایی برای گردش اطلاعات

در شرکت‌های سنتی که گردش مستندات و فرم‌ها بصورت دستی و کاغذی انجام می‌شود، در فرآیند گردش کار توزیع شده دچار کندی گردش اطلاعات و از دست دادن فرصت‌ها و زمان کار هستیم. در این راستا پیاده سازی یک نرم افزار فرم ساز به همراه موتور گردش کار برای بهینه سازی عملکرد گردش اطلاعات و فرم‌ها پیشنهاد می‌گردد. با پیاده سازی فرم‌های الکترونیک و روال گردش هوشمند سازمانی، سازمانی چابک‌تر و با مدیریت توزیع شده، خواهید داشت .

برای پیاده سازی فرآیندهای دورکاری به صورت مستقل نیاز به بررسی، تحلیل ، اصلاح فرآیند و تطبیق با شرایط توزیع شدگی منابع و کاربران دارند. در این راستا منابع در دو بخش پرسنل و سازمان باید فراهم شود:

null

به عنوان اشتراک گذارنده منابع به صورت آنلاین

اینترنت پرسرعت متناسب با تعداد پرسنل دورکار و منابع

داشتن روتر و فایروال برای حفظ امنیت ارتباطات

برخورداری از منابع و سرورهای متناسب و قدرتمند

null

به عنوان استفاده کننده از منابع سازمان

اینترنت پرسرعت خانگی به همراه روتر و مودم

دستگاه لپ تاپ (مجهز به دوربین)

دستگاه تلفن خاص (IP Phone)

شرایط جدید تسریع کننده تحول سازمانی

 

دورکاری ، پیاده سازی دولت الکترونیک، انجام کارها به صورت آنلاین و کاهش تردد شهری از دغدغه هایی بوده است که با شیوع بیماری به ضرروت تبدیل شده اند. در نظر داشته باشید که سرمایه گزاری در این حوزه تنها برای شرایط شیوع بیماری نیست و از مواردی است که شرکتهای پیشرو ، منعطف و چابک را متمایز و برجسته نشان خواهد داد.